Wenn Sie Ihren neuen Office 365 Account in Ihrem Unternehmen zur Nutzung durch Ihre Mitarbeiter einrichten möchten, und Ihre bestehenden E-Mails migriert werden sollen, müssen Sie die folgenden Setup-Schritte durchführen.

1. Eine eigene Domäne hinzufügen
2. Benutzer einzeln hinzufügen
3. Benutzer Massenweise hinzufügen
4. E-Mail Migration per POP3
5. E-Mail Migration per IMAP
6. E-Mail Migration per .pst File
7. Software auf den Clients installieren

Mit diesen Setup-Schritten beschäftigen wir uns in dieser Artikelserie.  Heute geht es in Teil 3 darum, Ihre Benutzer massenweise einzurichten.

Wenn sie viele Mitarbeiter haben welche mit Ihrem neuen Office 365 Paket arbeiten sollen, ist es empfehlenswert, nicht jeden Benutzer einzeln anzulegen, sondern alle Benutzer auf einmal mit dem Assistenten zum massenhinzufügen von Benutzern. Um zu beginnen melden Sie sich zunächst mit Ihrem Office 365 Administrator Konto unter https://portal.office.com an und öffnen Sie den Administrationsbereich durch einen Klick auf die Administrator Kachel.

Klicken Sie hier nun auf Benutzer –> aktive Benutzer –> und hier auf das kleine Symbol zum Massenhinzufügen von Benutzern um zu beginnen. Auf der nun folgenden Seite können Sie sich eine CSV Beispieldatei herunterladen, mit welcher sie auf einfache Art und Weise beginnen können. Speichern Sie sich diese auf Ihrem Desktop oder dem Downloadverzeichnis Ihres Computers ab.

Achtung: Die heruntergeladene Datei ist im Kommagetrennten CSV Format und Ihr Office 365 Portal erwartet von Ihnen auch wieder eine Kommagetrennte CSV Datei beim importieren. Was Sie hierbei beachten müssen, finden Sie in unserem Kurztipp: Trennzeichengetrennte CSV Datei mit Komma statt mit Semikolon.

In dieser Beispieldatei sind bereits einige Beispielbenutzer enthalten. Fügen Sie nun Ihre Benutzer nach dem gleichen Muster hinzu. Wenn Felder leer bleiben sollen, geben Sie im jeweiligen Feld ein Leerzeichen gefolgt von einem Trennzeichen (Komma) ein, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt wird. Speichern Sie diese Datei anschließend unter neuem Namen als CSV (Trennzeichen getrennt) ab.

Wählen Sie nun Ihre neu erstellte CSV Datei mit einem Klick auf „Durchsuchen…“ aus und laden diese durch klicken auf „Weiter“ hoch.

Tipp: Bevor Sie Office 365 viele Benutzer hinzufügen, ist es möglicherweise sinnvoll, diesen Vorgang mithilfe der Beispieltabelle zu üben. Bearbeiten Sie die Beispieltabelle mit Daten für nur ein paar Benutzer (z. B. 5 oder 10), und speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen. Führen Sie die in diesem Verfahren beschriebenen Schritte aus, überprüfen Sie die Ergebnisse, löschen Sie dann die neuen Konten, und beginnen Sie erneut. Auf diese Weise können Sie üben, wie Sie sämtliche Daten für die jeweilige Situation bereitstellen.

Auf der folgenden Seite sehen Sie das Ergebnis der ersten Prüfung Ihrer CSV Tabelle. Sofern keine Fehler gefunden wurden, können Sie die Benutzer durch einen Klick auf Weiter hinzufügen. Sofern Fehler in Ihrer CSV Datei gefunden wurden, können Sie diese durch Ansehen der Protokolldatei herausfinden und in Ihrer Tabelle korrigieren. Starten Sie dann den Vorgang erneut. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob sich Ihre neuen Benutzer am Portal einloggen dürfen (Zulässig) oder noch gesperrt sind (Blockiert) wenn Sie diesen Benutzern den Zugang für Ihre Mitarbeiter später freischalten möchten. Außerdem müssen Sie hier den Standort Ihrer Mitarbeiter (z.B.: Deutschland) angeben. Sofern Sie Mitarbeiter in  unterschiedlichen Ländern beschäftigen, müssen Sie für jedes Land eine eigene Liste erstellen und hochladen.

Im nächsten Schritt weisen Sie Ihren Benutzern Ihre Lizenzen zu und lassen sich das Ergebnis per E-Mail zusenden und beenden das hinzufügen mit einem Klick auf Schließen.

Das Massenweise Hinzufügen von Benutzern ist damit abgeschlossen. Sie haben nun die Möglichkeit, diese Benutzerkonten anzupassen.

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