Für viele Unternehmen ist das Microsoft Dataverse eine zentrale Informationsquelle. Häufig werden der frühere „Common Data Service“ für ein CRM in Microsoft Dynamics 365 Sales, oder andere Anwendungen genutzt. Um diese Informationen auswertbar zu machen, und Dashboards mit interaktiven Visualisierungen zu erstellen, eignet sich Microsoft Power BI.

 

Erstellen der Verbindung zum Dataverse 

In Power BI gibt es seit 2021 einen Connector, der direkt auf die Daten im Dataverse zugreifen kann. Der Connector wurde als eigener neuer Button in die Menüleiste aufgenommen.

 

 

 

 

Es öffnet sich ein Pop-Up für die Microsoft Anmeldedaten. Anschließend werden alle Umgebungen angezeigt, welche dem Benutzenden zur Verfügung stehen. Hier werden sowohl Produktiv- als auch Sandboxumgebungen angezeigt. Wählt der oder die Benutzende eine Umgebung aus, können die Tabellen ausgewählt werden, die für die Auswertung nötig sind. Wichtig ist zu beachten, dass bei den Tabellen und Spalten die Systemnamen verwendet werden, und nicht die Anzeigenamen. Zum Beispiel findet sich die Tabelle „Firma“ unter dem Namen „account“.  

 

Optionsätze und Lookup-Felder 

Der neue Connector bietet einige Vorteile beim Zugriff auf die Dataverse Daten gegenüber dem alten Microsoft Dynamics 365 Connector. 

So wurden zum Beispiel bei Optionssätzen in der Vergangenheit nur die Datenbankwerte angezeigt, also Zahlenwerte. Für diese musste dann ein Mapping erstellt werden, um die eindeutigen Namen im Bericht nutzen zu können. 

Mit dem Dataverse Connector gibt es für alle Optionssätze zwei Spalten. Einmal den Datenbankwert und zusätzlich den Anzeigenamen. Dadurch wird kein Mapping mehr benötigt. 

Als Beispiel die Ansicht des Status bei Angeboten: 

 

 

 

 

 

 

Ähnlich sieht es auch bei Lookup-Feldern aus, also bei N:1 Beziehungen. Hier gab es in der Vergangenheit nur die GUID, mit der die andere Tabelle verknüpft werden kann, und auch die Tabelle selber, die erweitert werden kann. 

Wenn allerdings nur eine Info erwünscht ist, zum Beispiel wie der Name des verknüpften Datensatzes lautet, wird dieser jetzt auch gleich in der Tabelle mitgeliefert. Dies kann genutzt werden, wenn der Name des Kunden eines Angebotes herausgefunden werden soll. Dafür muss nun nicht mehr die gesamte „Account“ oder „Contact“ Tabelle ins BI geladen werden, der Name wird direkt als eigene Spalte angezeigt. Im Folgenden das Beispiel customerid und customerid_name: 

 

 

Weitere Vorteile des neuen Dataverse Connectors 

Der neue Connector unterstützt neben der Möglichkeit des Imports der Daten auch Direct Query. Hier ist der Vorteil, dass die Daten in Echtzeit abgerufen werden. 

 

 

 

 

 

 

 

Ein weiterer Vorteil des neuen Connectors ist die Unterstützung des Sicherheitsmodells aus dem Dataverse. 

 

Power BI Bericht in Dynamics App einbinden 

Wie auch schon vorher kann am Ende das erstellte Power BI Dashboard direkt in Dynamics angezeigt werden. So ist die Eingabe der Daten mit der Auswertung an einem Ort. 

Hierfür muss der Bericht in den Online Bereich veröffentlicht, und aus den Reportseiten ein Dashboard erstellt werden. Dieses kann dann in der entsprechenden App in Dynamics unter dem Bereich „Dashboards“ – „Neu“ – „Power BI-Dashboard“ ausgewählt werden. 

 

 

 

 

 

 

Im Anschluss kann es auch als Standard festgelegt, oder mit weiteren Mitarbeitenden geteilt werden. 

 

 

 

Wenn Sie weitere Fragen zu Microsoft Dynamics 365 oder Microsoft Power BI haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.