Wie gelingt der Übergang in der Umsetzung?

Unternehmen und Arbeitnehmende müssen weiter flexibel sein

Viele Unternehmen haben es gerade erst geschafft, ihre Home-Office Regelungen zu etablieren, Arbeitnehmende in mobilen Arbeitsformen zu befähigen und Heimarbeitsplätze ausreichend auszustatten­ – da steht bereits die Rückkehr in das Büro vor der Tür.

Die ernüchternde Erkenntnis auf viele solcher Fragen lautet: Aufgrund fehlender Erfahrungen und individueller Arbeitsweisen gibt es keine Blaupause, um diese Problemstellung von einem auf den anderen Tag zu bewältigen.

Hier gilt es einmal mehr: Veränderung braucht einen Plan!

Oder bleibt es doch dabei, dass Arbeitnehmende weiter von Zuhause aus Arbeiten und sich nur zu besonderen Anlässen in Präsenz einfinden? Und was ist, wenn beispielsweise vier von sechs Teammitgliedern im gleichen Besprechungsraum sitzen und die anderen beiden sich von anderen Arbeitsorten zuschalten – also hybrid arbeiten? Klar ist: Die Arbeitsformen, sowie die Art und Weise, wie und in welchem Umfeld wir arbeiten, ändert sich erneut.

Mit neuen Trends kommen neue Herausforderungen

Unternehmen stehen gerade nicht nur durch die Corona-Krise, sondern auch durch sich schnell ändernde Umweltbedingungen vor immer neuen dynamischen Herausforderungen. So mussten Unternehmen in den letzten zwei Jahren schnell Regeln fürs Home-Office oder das mobile Arbeiten finden, neue technische Ausstattung kaufen und alles in der Praxis umsetzen.

Eine ortsunabhängige Arbeitsweise bringt viele Vorteile – das haben auch die Arbeitnehmenden erkannt. Aber es entsteht eine neue Herausforderung in Form hybrider Arbeitsorte, die den Arbeitnehmenden weitreichende Optionen bietet und neue Ansprüche an den Arbeitgeber stellt.

So müssen Unternehmen Konzepte entwickeln, die sowohl die Arbeitsplätze vor Ort als auch das ortsunabhängige Arbeiten berücksichtigen und gleichzeitig die organisatorischen Anforderungen erfüllen.

Hier rücken unter anderem überholte Bürokonzepte in den Fokus, die den Arbeitnehmenden eine Rückkehr an den ursprünglichen Arbeitsplatz erschweren. Dabei gibt es Prozesse und Situationen, in denen es Sinn macht, sich wieder gemeinsam vor Ort zusammenzufinden. Doch oftmals passen die Gegebenheiten in bestehenden Büros nicht zu der Art und Weise, wie heutzutage gearbeitet wird.

Die meisten Unternehmen sind noch nicht auf die erforderlichen hybriden Arbeitsweisen ausgerichtet und können dadurch nicht flexibel auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen. Darin liegt jedoch ein ausschlaggebender Faktor für effiziente und produktive Ergebnisse. Die Möglichkeit, den Arbeitsalltag situationsabhängig gestalten zu können, sorgt für psychologisches Empowerment und somit für den gewünschten Unternehmenserfolg.

Darüber hinaus steigt die Relevanz, sich über den Arbeitsort und die gewünschte Flexibilität als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Verschläft man den Trend, hybride Arbeitsformen zu integrieren, schauen sich zukünftige Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt anderweitig um.

Hybride Arbeitskonzepte müssen gut durchdacht sein

Die beschriebenen Herausforderungen und das Bewusstsein, sich an die erneuten Veränderungen im Arbeitsumfeld anzupassen, sind den meisten Unternehmen selbstverständlich bekannt. In vielen Fällen fehlen jedoch die geeigneten Ideen und Maßnahmen, sich der Situation hybrider Arbeitsformen zu stellen.

Das führt dazu, dass Unternehmen viele Konzepte schnell entwickeln und einsetzen, ohne sich zunächst ein umfangreiches Bild über die Bedürfnisse und Anforderungen zu machen. So gilt es beispielsweise, dass von nun an in 50 Prozent Home-Office und 50 Prozent Vor-Ort-Arbeit stattfinden soll. Wie genau dies umgesetzt werden soll, bleibt dem Arbeitnehmenden häufig selbst überlassen: „Heißt das für mich, ich soll Mittwoch ab Mittag ins Home-Office wechseln?“, „Darf ich auch vier Tage vor Ort arbeiten, wenn es für meine Arbeit produktiv erscheint?“ oder ähnliche Aussagen sind nicht selten.

Eine weitere „Schnellschuss-Ausprägung“ lässt sich zum Beispiel in den Räumlichkeiten entdecken. So findet sich mancherorts ein „moderner“ Kreativraum, der den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird. Dieser ist meistens jedoch so ausgestattet, dass er sich nicht an der Arbeitsweise und den arbeitsorganisatorischen Anforderungen des Unternehmens ausrichtet. Der Nutzungsgrad solch eines Raumes ist dann absehbar. Dazu kommt, dass die Unternehmen ihre Mitarbeitenden häufig nicht befähigen, wie sie solche Räumlichkeiten nutzen und somit den Mehrwert für sich nicht erkennen können.

Rahmen setzen und Mitarbeitende befähigen

Wie bereits betont, können Unternehmen sich den Herausforderungen hybrider Arbeitsformen nur mit Hilfe eines Plans stellen. Hierzu bedarf es einem sinnvollen Vorgehensmodell, welches den notwendigen Rahmen definiert, und Mitarbeitenden den Nutzen und Mehrwert klar aufzeigt. Nur so können Firmen gewährleisten, mit hybriden Arbeitsformen Produktivität und Effizienz zu steigern.

Elementar sind dabei zwei Punkte: Zum einen müssen Unternehmen einen nachvollziehbaren Rahmen schaffen, an dem die Mitarbeitenden sich orientieren können und in dem sie sich ausreichend flexibel bewegen können. Zum anderen müssen Unternehmen die Mitarbeitenden für den Umgang mit hybriden Arbeitsformen befähigen, sodass diese beispielsweise verstehen, wie sie Räume oder auch Technologie sinnvoll einsetzen können.

Damit steht nicht nur die Unternehmensführung vor großen Veränderungen, auch die Mitarbeitenden kommen in eine Situation, der sie sich bestmöglich stellen müssen, um von neuen Arbeitsformen profitieren zu können. Nicht durchdachte und übereilte Konzepte sorgen schnell für Unmut und wirken sich am Ende negativ auf den Unternehmenserfolg aus, gerade wenn der Faktor „Mensch“ im Veränderungsprozess nicht bedacht wird.

Ergreife die Initiative

Nutze Deine Chance und bereite Dein Unternehmen rechtzeitig für moderne Arbeitsformen vor, indem Du individuelle Lösungen aus arbeitsorganisatorischer Sicht entwickeln, um flexibel auf die Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden eingehen zu können und diese zu befähigen.

Wenn Du dabei Hilfe brauchst, kannst Du Dich gerne an die Expert*innen von Dicide wenden.