Zeitdruck kann viele Emotionen in uns auslösen. Ohnmacht und Druck sind nur zwei von ihnen. Im Hintergrund steht häufig die Angst, andere und sich selbst zu enttäuschen oder nicht ausreichend zu sein. Ergebnis ist das unangenehme Gefühl, die Kontrolle über die eigene Zeit zu verlieren und fremdbestimmt zu leben.
Während wir an drei Endgeräten gleichzeitig versuchen unsere Effizienz zu steigern, wird uns kurz vor Weihnachten der Zeitdruck noch mit ein paar Deadlines erhöht. Alle offenen Projekte aus dem Jahr 2021 müssen noch eben fertiggestellt werden.
Unsere Grenzen und Frustrationen
Unser Körper und unsere Psyche haben ein Limit dafür, was sie leisten können. Dennoch scheint nichts schwerer zu sein, als ein „Nein“ zu formulieren und Grenzen aufzuzeigen.
Ein wichtiger Punkt am Arbeitsplatz ist hierbei die Fremdkontrolle von Kollegen und Kolleginnen über den eigenen Kalender. Nach einem langen Tag das Gefühl zu haben, von einem Meeting ins nächste gehetzt worden zu sein ohne etwas erreicht zu haben, ist frustrierend.
Kontrolle in 6 Schritten zurück gewinnen:
Schritt 1: Fokuszeiten und Selbstfürsorge einplanen
„Legen Sie zunächst sich selber die Sauerstoffmaske an, bevor Sie anderen helfen“ ist vielen ein gängiger Satz. Auch im Zeitmanagement hat er hohe Relevanz. Sorgen Sie für sich selber und blockieren Sie Zeiten im Kalender, um die eigenen Aufgaben in Ruhe lösen zu können. Wenn Sie sich ausgeglichen und strukturiert fühlen, verlieren falsche Prioritäten automatisch an Bedeutung und Sie behalten einen besseren Überblick.
Schritt 2: Relevanz abwägen
Ist ein Meeting wirklich angemessen? Klärt ein kurzes Telefonat oder eine Chat-Nachricht das Problem ebenso? Könnte statt einer Agenda auch einfach ein kurzes Statement zu der anliegenden Aufgabe geschickt werden? Solange etwas ohne Angabe genauer Informationen „besprochen“ werden soll, ist davon auszugehen, dass es mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen wird. Ist hingegen von „entscheiden“, „finalisieren“ oder einer „Planung der nächsten Schritte“ die Rede, kann die Relevanz höher eingestuft werden.
Schritt 3: Meetings und Aufgaben ablehnen
Unser Ego redet uns stets ein, dass wir etwas verpassen könnten. Überlegen Sie, ob Ihre Meinung und Ihr Wissen zum Meeting oder der Aufgabe beitragen kann, oder Sie nur nicht absagen, weil Sie sich sonst ausgeschlossen fühlen. Im Mittelpunkt sollte stets die Frage stehen, ob Ihre Ziele, die Ziele Ihres Teams oder die Ihrer Kunden mit einer Teilnahme Ihrerseits vorangetrieben werden.
Schritt 4: Personenzahl reduzieren
Meetings mit 20+ Teilnehmenden tragen selten Früchte. Begrenzen Sie die Einladung auf möglichst wenig Personen, bei größeren Entscheidungen auf fünf bis acht. Alle weiteren Schlüsselpersonen können im Nachhinein informiert werden. Falls Sie Sorge haben, das sich jemand ausgegrenzt fühlen könnte, vermitteln Sie empathisch, dass es nicht persönlich gemeint, sondern für alle Beteiligten zeitsparend ist.
Schritt 5: Länge von Meetings und Aufgaben
Für die eigenen Aufgaben wird meist zu wenig Zeit einkalkuliert, während Meetings sich ewig in die Länge ziehen. Planen sie maximal 45 Minuten für ein Meeting ein. Rechnen Sie für die eigenen Aufgaben anfangs mit einem doppelten oder dreifachen Faktor – mit der Zeit wird Ihnen das Einschätzen leichter fallen.
Schritt : Hilfe anfragen und annehmen
Gleichgültig ob Sie sich schwer tun Aufgaben abzugeben oder sich nicht trauen nach Hilfe zu fragen: Gemeinsam sind wir stärker. Die Kollegen und Kolleginnen erhalten keinen Vorteil, wenn Sie am Ende ausgebrannt und nicht mehr einsatzfähig sind. Haben Sie den Mut, Angebote anzunehmen. Wägen Sie dabei immer ab: Würde es länger dauern, die Aufgabe zu erklären als sie selbst zu lösen? Und wenn das Erklären länger dauert: Wäre es möglich, die Aufgabe auf lange Sicht abzugeben?
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