Wie gelingt es, auf der Arbeit den Fokus zu finden?

Fokussiertes Arbeiten wird in der modernen Arbeitswelt zunehmend zu einer Herausforderung. In den letzten Jahren sind Großraumbüros, offene Türen und eine ständige Verfügbarkeit zur Normalität geworden. Das bringt einerseits große Vorteile mit sich: Kommunikation wird schneller und unkomplizierter und Wege sind damit kürzer geworden.

Aber jeder kennt es: eine anspruchsvolle Aufgabe ist zu erledigen und aufgrund der omnipräsenten Ablenkung ist es nahezu unmöglich, sich zu fokussieren. Wieder und wieder versuchst Du, Dich zur Konzentration zu zwingen, aber die Arbeit zieht sich hin und nimmt viel mehr Zeit in Anspruch als sie eigentlich sollte.

Jede Unterbrechung in einer konzentrierten Arbeitsphase kostet viel Zeit. Man spricht von einer Spanne von 12 bis 18 Minuten, die man braucht, um sich wieder einzuarbeiten.

In der Realität gelingt uns fokussiertes Arbeiten nur selten. Welche Gründe kann es haben, sich nicht fokussieren zu können?

Multitasking

Aufgrund der Fülle an Aufgaben wird oft versucht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Multitasking erweckt vielleicht zunächst den Eindruck von Produktivität, in Wahrheit ist es aber nur ein reines Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Aufgaben, ohne wirklich etwas zu schaffen.

Multitasking führt dazu, dass das Gehirn blitzschnell zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her schaltet, allerdings bei keiner Aufgabe absolut bei der Sache ist. Am Ende schaffen wir beim Multitasking deswegen weniger und machen aufgrund der fehlenden Konzentration mehr Fehler.

Lösung: Plane Zeit für fokussiertes Arbeiten ein

Es hat sich bewährt, statt ständig zwischen Aufgaben hin und her zu springen, lieber feste Zeiträume einzuplanen, in denen Du Dich auf jeweils eine Aufgabe fokussierst. Dazu kannst Du in Deinem Terminkalender feste Zeiträume blocken, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise kannst Du Dir einen Zeitblock dafür einrichten, E-Mails zu beantworten.

• Blocken Zeit in Deinem Kalender. Richte für alle Apps, die Du verwendest „Nicht stören“ oder „Fokuszeit“ ein, damit auch Deine Kolleginnen und Kollegen wissen, dass Du zurzeit nicht gestört werden möchtest.
• Schalte alle Benachrichtigungen aus. Schließe sämtliche Anwendungen, die Du für die aktuelle Arbeit nicht nutzt. Auch das Mobiltelefon solltest Du zur Seite legen, damit Du dort nicht gestört wirst und der Fokus bei der Arbeit bleibt.
• Lege nach erledigten Aufgaben Pausen ein. Gehe dazu von Deinem Computer weg und bewege Dich, beispielsweise mit einem kurzen Spaziergang.

Ständige Erreichbarkeit per Mail

Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Ihr Postfach durchgängig geöffnet. Wenn Nachrichten eingehen, verspüren sie automatisch den Druck, unmittelbar antworten zu müssen und verlieren den Fokus auf Ihre Arbeit. Das kann extrem viel Zeit rauben und je nach Menge der Mails dazu führen, dass D8 nicht tief in Ihre Arbeit eintauchen kannst.

Lösung: Beantworte Nachrichten und Mails gebündelt

Personen, die ihre Nachrichten in einem festen Zeitfenster beantworten sind produktiver als jene, die sofort auf alle eingehenden Nachrichten reagieren.

• Plane Zeitfenster für Nachrichten ein. Lege Zeitfenster fest, zu denen Du Deine Nachrichten überprüfst. Die Häufigkeit hängt dabei von Deinem Job ab – versuche es beispielsweise mit zwei 30-Minuten-Blöcken, einem am Morgen und einem nach der Mittagspause. So wirst Du während Deiner Fokuszeit nicht von eingehenden Mails unterbrochen.
• Informiere Dein Team. Sprich mit Deinem Team darüber, wann Du Deine Nachrichten beantwortest. Wenn die Zeiten klar kommuniziert werden, entsteht gar nicht erst eine Erwartungshaltung über unmittelbare Rückmeldung.

Dein Arbeitstag besteht aus einem langen Meeting nach dem anderen

Ein Arbeitstag besteht oftmals aus einer Aneinanderreihung von (virtuellen) Meetings, zwischen denen gerade mal 15 bis 30 Minuten Pause bestehen. Außerdem schweifen die Meetings immer wieder aus und treffen nicht mehr den Kern des ursprünglichen Anliegens. So geht zum einen wertvolle Arbeitszeit verloren, zum anderen nimmt die Konzentration in langen Meetings über die Zeit ab.

Lösung: Plane Deine (virtuellen) Meetings genau

Führe nur Meetings durch, die höchstens 30 Minuten dauern. Dadurch vermeidest Du Erschöpfungszustände und kannst den Fokus mehr auf Deine Arbeit legen.

• Überlege im Voraus, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. Vor allem wenn es um die Weitergabe von Informationen geht, benötigt es dies oftmals kein extra Meeting und kann auch per Mail oder Bericht erfolgen.
• Teile vorab die Agenda. Dies gibt dem Meeting zum einen eine Struktur, zum anderen sind die Teilnehmenden besser auf die Themen vorbereitet, was wertvolle Zeit einspart.
• Beziehe Dein Team mit ein. Berücksichtige, wann Deine Teammitglieder gerne Meetings abhalten und wann sie lieber ihre Fokuszeit einplanen.
• Beende Meetings rechtzeitig. Solltet Ihr mit Ihren Themen soweit durch sein, zieht das Meeting nicht unnötig in die Länge. Pausen zwischen den Meetings sind wichtig und lassen die Energievorräte wieder auffüllen.

Weitere hilfreiche Tipps

Den eigenen Biorhythmus berücksichtigen

Ob Frühaufsteher*in oder Nachteule – jeder Mensch hat einen eigenen Biorhythmus. Dieser beeinflusst, zu welchen Zeiten jemand besonders produktiv ist. Das kannst Du herausfinden, indem Du Dich eine Zeit lang beobachtest und dokumentierst, wann Deine produktivsten Zeiten an dem jeweiligen Tag waren. Großen Einfluss auf Deinen Biorhythmus hast Du jedoch kaum. Man kann ihn sich zwar ein wenig antrainieren, sinnvoller ist es jedoch, seinen Tagesablauf individuell daran anzupassen.

Schlafzeiten

Unsere Konzentrationsfähigkeit ist in großem Maße davon abhängig, wie ausgeruht wir sind. Im Schlaf finden wichtige Prozesse statt, der Körper und das Gehirn erholen sich von den Erlebnissen des Tages. Dabei unterscheidet sich die benötigte Schlafdauer zwischen den Personen – die meisten Menschen brauchen jedoch etwa sieben bis acht Stunden Schlaf. Achte auf Deinen Körper und halte Dich an ausreichende Schlafenszeiten, wenn Du andauernde Müdigkeit bemerkst. Dann fällt es dem Körper auf der Arbeit auch wieder leichter, den Fokus zu bewahren.

Mit diesen Tipps möchten wir Dich dabei unterstützen, Deine Arbeit fokussierter zu erledigen und Ablenkung zu vermeiden. Hinterfrage regelmäßig Deine persönlichen Gewohnheiten und richte Deine Verhaltensweisen stetig neu aus, um Deine Arbeitszeit optimal zu nutzen.

Wir stehen Dir gerne als Wissenspartner zur Verfügung. Für weitere Informationen zum Thema Modern Work und Digitalisierung besuche gerne unsere Website und kontaktiere uns unter http://www.dicide.de.