Microsoft hat Anfang des Jahres den lang ersehnten Copilot endlich freigeschaltet.  
Seitdem ist das zukunftsweisende KI-Tool in aller Munde und ist seit Kurzem nun auch von kleineren Organisationen buchbar. Das angeblich bahnbrechende KI-Tool gibt in all euren Office– Anwendungen revolutionäre Hilfestellung und soll so eure Produktivität aufs nächste Level bringen. 

Wie hilft Copilot im Arbeitsalltag?

Egal ob E-Mails schreiben, Texte zusammenfassen, Bilder generieren, Power Points zaubern oder Excel–Tabellen auswerten: All das ist mit dem neuen Tool kein Problem. Dafür nutzt Copilot große Sprachmodelle (Large Language Models – LLM) in Kombination mit Microsoft Graph-Daten, um eure Produktivität und Kreativität zu steigern. 
 
So bewirbt Microsoft Copilot selbst: Microsoft Copilot

Copilot gibt es doch auch kostenlos – oder nicht?

Aktuell gibt es zwei Möglichkeiten, Copilot zu nutzen: 

• Die erste Variante ist in den meisten Microsoft-Lizenzen bereits enthalten und verursacht daher keine zusätzlichen Kosten. Mit ihr habt ihr Zugriff auf den Copilot Chat im Webbrowser. Grundvoraussetzung dafür ist die Nutzung des Microsoft Edge Browsers und der Bing-Suche. Hier lässt sich (ähnlich wie bei ChatGPT) mit der KI chatten und Ergebnisse erzielen. Bilder generieren, Texte schreiben und zusammenfassen sind nur einige der Funktionen. Der Vorteil im Vergleich zu ChatGPT: Die von euch eingegebenen Daten sind hier sicher und die Nutzung daher auch im Unternehmenskontext unbedenklich.
   
• Die andere Variante ist sowas wie der ganz große Bruder der Inklusiv-Version (und die Anwendung, über die aktuell alle reden). Denn Copilot ist hier direkt in eure Microsoft-Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, Teams und Co. integriert. Diese Variante ist deutlich umfangreicher, analysiert komplette Dateien und spuckt euch Ergebnisse nicht nur in Bild- oder Textform aus, sondern erstellt auch neue Dateien auf euren Befehl. Lizenzen kosten 30 $ pro User und müssen direkt für ein komplettes Jahr gebucht und bezahlt werden.  

Extreme Produktivitätssteigerung dank der neuen KI-Anwendung? Wo ist da der Haken? 

Unsere Einschätzung? Copilot hält aktuell noch nicht, was er verspricht. So magisch die Werbeclips von Microsoft auch wirken, so stolpernd ist die Anwendung aktuell noch in der realen Nutzung. Der versprochene Mehrwert bleibt aktuell noch oft aus.  
Da Microsoft laufend an Verbesserungen arbeitet, kann sich dies natürlich auch sehr kurzfristig ändern. Ob sich die 360 $ Jahreslizenz pro User aktuell wirklich schon lohnen, bleibt im Einzelfall abzuwägen.  

Was spricht gegen eine sofortige Einführung von Copilot? 

Willkürlich die neuesten Tools freischalten, aber nicht in eine umfassende Einführung und Einarbeitung investieren? Vielleicht nicht die beste Idee. Denn was auf den ersten Blick nach einem leichten, schnellen Schritt aussieht, um den Arbeitsalltag zu revolutionieren, sollte unbedingt vorab gut durchdacht und vorbereitet sein. Themen wie Datenschutz, Mitarbeitendenbefähigung, Rechte- und Lizenzkonzept oder gar eine Neustrukturierung der Zuständigkeiten und Aufgaben müssen sinnvoll erarbeitet und umgesetzt werden. Erst dann steht dem Produktivitätsboost dank KI nichts mehr im Wege. 

Wie also vorgehen?

1. 1. Ziele definieren
      Zunächst solltet ihr klare Geschäftsziele definieren, die ihr mit Microsoft Copilot erreichen möchtet. Das kann zum Beispiel die Beschleunigung der Antwortrate in Kundenchats sein, die Steigerung der Präsentationsqualität oder die Reduktion von Flüchtigkeitsfehlern in Texten. Diese Ziele sollten messbar und realistisch sein, um den Erfolg von Microsoft Copilot zu bewerten.
       
   2. Infrastruktur schaffen
      Eine solide technische Infrastruktur ist entscheidend, um den reibungslosen Betrieb von Microsoft Copilot zu ermöglichen. Dies bedeutet, dass ihr ausreichende Rechenleistung, Speicherplatz und eine stabile Internetverbindung bereitstellen müsst. Zudem kommt natürlich die Kompatibilität der Lizenzen und die Vergabe von Rechten und Rollen. Mehr zur technischen Einführung.
       
   3. Mitarbeitende mitnehmen
      Technische Grundlagen – check! Jetzt geht es an den vielleicht entscheidenden Erfolgsfaktor: Die Menschen. Veränderungen wie ein so weitreichendes KI-Tool machen manchen Mitarbeitenden Sorge oder rufen mindestens ein Gefühl von Unsicherheit hervor, welches ernstgenommen werden und abgebaut werden sollte. Das Zauberwort? Transparenz! Denn nur, wenn ich weiß, dass sich mein bisheriger Job durch die neue KI nicht in Luft auflöst, kann ich der Technologie neugierig und wohlwollend begegnen und bin bereit, dazuzulernen und den Fokus meiner Aufgaben perspektivisch vielleicht sogar zu verlagern. Gutes Changemanagement, beispielsweise bewusst durch eine externe Beratung, kann hier den entscheidenden Unterscheid machen und sollte unbedingt bedacht werden. Mehr zur kulturellen Einführung.

Mithilfe organisatorischer und technischer Workshops können Zielbilder und Einführungspläne erstellt und umgesetzt werden, die alle Aspekte konsequent berücksichtigen und eine rundum erfolgreiche Nutzung von Copilot garantieren, indem sie unter anderem Antworten auf folgende Fragen finden: 

• Wo liegen Chancen und Risiken von Copilot, auch in Bezug auf unsere Organisation? 
• Welche Grundlagen müssen bekannt sein?  
• Welche Ziele, Wünsche und Bedürfnisse haben wir als Organisation? 
• Welche möglichen Einsatzgebiete sehen wir? 
• Welche Rolle spielt die Vermittlung von Wissen hierbei? 
• Wie groß ist der zu erwartende Produktivitätsgewinn? 

Übrigens: Euer Pioniergeist ist förderbar.
Wer KI-Werkzeugen gegenüber offen ist und sich bewusst mit ihrer Einführung auseinandersetzt, kann darin von verschiedenen Förderprogrammen unterstützt werden und spart so beispielsweise 40 Prozent der Kosten. Unternehmen, die für go-digital-Beratungen autorisiert sind, können euch bei der Antragsstellung besonders gut unterstützen. Auf der Beraterlandkarte findet ihr passende autorisierte Firmen in eurer Nähe. 

Fazit

Die Einführung von Microsoft Copilot bei euch im Unternehmen sollte nicht überstürzt werden und fordert eine ganzheitliche Herangehensweise, die technische, organisatorische und kulturelle Aspekte berücksichtigt. Durch die Erfüllung der erforderlichen Voraussetzungen und die aktive Beteiligung von Mitarbeitenden, begleitet von einer effektiven Change-Management-Strategie, könnt ihr den vollen Nutzen aus dieser innovativen Technologie ziehen, dank Copilot perspektivisch dann deutlich produktiver werden und eure Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.