Mein Blogbeitrag soll die zahlreichen Vorteile verdeutlichen, die das Arbeiten mit Microsoft 365 mit sich bringt. Um mich daran zu erinnern, wie es eigentlich ohne dieses Werkzeug-Set ging, musste ich allerdings ordentlich in den hintersten Ecken meines Gehirns wühlen, nutzen wir es doch schon seit 2015.
Feature Fucking langweilt, genauso wie mich Buzz Words abstoßen. Daher erstelle ich keine ellenlange Liste der Vorteile, sondern grabe tief in meinem Langzeitgedächtnis und schildere, wie mein erster Tag nach einem Urlaub vor der Nutzung von Microsoft 365 aussah und wie eine Wiederkehr ins Office heute vonstattengeht. Das Ganze ist nicht frei erfunden.
Vor Microsoft 365:
Der erste Tag im Office nach 3 Wochen frei:
Ich starte den Rechner unter meinem Schreibtisch, der fängt an zu surren und der Bildschirm meldet sich mit der Meldung „no signal“, bevor ihn die ersten Signale erreichen und Windows 7 anfängt hochzufahren. Ich gebe meinem Rechner ein wenig Zeit und hole mir einen Kaffee. Als ich wieder komme, darf ich mich anmelden. Mein Benutzername ist einfach, den habe ich schnell eingegeben. Jetzt das Kennwort. Hatte ich zuletzt 3 oder 4 Ausrufezeichen am Ende? Der Sommerurlaub war gründlich und hat meinem Office Gedächtnis geschadet – mir fällt es nicht mehr ein. Also ausprobieren. Nach dem dritten Versuch klappt es (es waren 3 Ausrufezeichen). Bevor ich meinen Desktop erblicke, bekomme ich den Hinweis, dass ich mein Passwort ändern muss. Also schnell einmal das bisherige eintippen, beim neuen ein Ausrufezeichen hinzufügen, absenden und schon bin ich drin. Outlook starten – und warten. Neue E-Mails fast im vierstelligen Bereich, also erst einmal alle dringenden Nachrichten von Nachlassverwaltern aus Afrika, die mir gegen eine geringe Gebühr ein Erbe versprechen, aussortieren. Da kann ich mich auch später noch zurückmelden. Ein Elektronik-Versandhaus aus Buggingen vermisst mich und verspricht mir bei einer Rückmeldung einen Hochglanzkatalog, auch das kann weg. Am Ende bleiben ca. 200 Nachrichten übrig, die fange ich an zu lesen, beantworte einige, mache mir Notizen in meinem College-Block zu anderen. In meinem Postkorb auf meinem Schreibtisch liegen Eingangsrechnungen in Umlauf-Umschlägen, die prüfe ich, mache mein Kürzel drauf, stecke sie zurück in die Umschläge, adressiere sie an die Buchhaltung und lege sie in den Ausgangkorb.
Mein Kalender meldet sich, mein erster Termin steht an. Statusmeeting in großer Runde im Meetingraum im Obergeschoss. Wo war nochmal die PowerPoint dazu? Meine Kolleg*innen sollten sie doch fertigstellen. Also rein ins Netzlaufwerk. Oh nein, wieder mal war ein „schlauer Kopf“ auf die Idee gekommen, die Ordner umzubenennen und sie dieses Mal zu nummerieren. Zumindest ein wenig sinnhafter als Triple A, oder eine Raute voranzustellen, um einen persönlich präferierten Ordner an oberster Stelle zu haben. Also ist der Abteilungsordner (jetzt „015 Abteilungsordner“) weiter unten als gewohnt, aber egal, ein Doppelklick darauf, den Unterordner Präsentationen geöffnet, und schon sehe ich die letzten Versionen der gesuchten Powerpoint: V1, V2, V2.5, V2.8, V3 final…
Ah, das muss sie sein! Ich öffne sie und es kommt die Meldung: Das Dokument ist durch einen anderen Benutzer gesperrt. Na super. Ein kurzer Blick in die Runde im Büro und ein Ruf dazu: „Wer hat die Datei geöffnet?“ Egal, ich ziehe eine Kopie der Datei auf einen USB-Stick, damit ich sie auf dem Rechner im Meeting-Raum verwenden kann, und los. Beim Termin ein kurzer Moment der Verwirrung, als ich mich mit den Kolleg*innen bespreche, wer nun die aktuelle Version auf seinem USB-Stick dabeihat. Aber Mut zur Lücke, wir nehmen meine Version. Die Fernbedienung für den Beamer müssen wir dieses Mal nicht suchen und die Batterien darin sind auch noch gut. Auch der Adapter für den Beamer ist verhältnismäßig schnell gefunden. Das eineinhalbstündige Meeting lief gut, ein Kollege war so nett, sich Notizen zu machen. Somit haben wir sogar ein Protokoll. Ich mache dann später eine Zusammenfassung für alle.
Zurück am Platz warte ich auf das Word-Dokument, in das mein Kollege seine Notizen übertragen hat. Kaum einen Kaffee und einen Toilettengang später kommt die E-Mail mit dem angehängten Protokoll. Ich ziehe die doc-Datei auf meinen Desktop, öffne sie, um sie zu ergänzen, speichere sie unter einem etwas anderem Namen ab. Öffne die E-Mail an alle Teilnehmenden aus der Runde des Meetings und ziehe die Datei mit der Maus hinein, drücke auf Senden, fertig. Ein großer Teil meines ersten Tages nach dem Urlaub ist geschafft. Feierabend ist nicht mehr fern, auch wenn es sich ein bisschen so anfühlt, als wäre ich schon fast wieder urlaubsreif.
Mit Microsoft 365:
Der erste Tag im Office nach 3 Wochen frei:
Ich stöpsele mein Surface Laptop an die Dockingstation eines unserer Arbeitstische und schalte es ein, schaue in die Kamera, der Desktop ist da und ich starte Outlook. Ca. 200 neue echte Nachrichten. Während ich sie lese, kennzeichne ich einige, beantworte andere und sende wieder andere an mein OneNote zur gründlichen Beantwortung für später. Die Prüfung der eingescannten Eingangsrechnungen erledige ich auch gleich hier im Outlook und sende sie in den Power-Automate-Work-Flow. Das ist in wenigen Minuten erledigt.
Gleich findet das Statusmeeting in großer Runde statt. Also einen Kaffee holen, nochmal in die Kamera sehen, um den Bildschirm wieder zu entsperren, das Headset aufsetzen und los geht die Teams-Besprechung. Die Moderierende teilt den Bildschirm über Teams für alle. Die im Planner offenen Punkte, bei denen es Herausforderungen gibt, werden besprochen. Alle anderen Punkte sind durch die Umsetzenden oder die Projektleiter*innen schon während der Umsetzung der Aufgaben aktualisiert worden, sodass alle sich jederzeit über den aktuellen Status informieren können. Der für diesen Termin verantwortliche Transparenzbeauftragte trägt für alle sichtbar Notizen und ToDos im Loop ein. Nach einer angemessen kurzen Zeit sind wir mit dem Statusmeeting durch. Alle sind auf demselben Informationsstand und verlassen die Teams-Besprechung. Das Protokoll ist mit dem Augenblick des Endes des Termins ebenfalls fertig und für alle in Loop verfügbar.
Ich setze das Headset ab, ändere meinen Status auf „nicht stören“ und widme mich bis zum Mittag der Abarbeitung meiner To Dos. Bis hierhin ein guter und entspannter Start.
Mein erster Tag nach dem Urlaub mit Microsoft 365 wird freundlicherweise unterstützt von:
Windows 11
Windows Defender
Windows Hello Gesichtserkennung
Microsoft Intune
Microsoft Entra ID
Microsoft Security
OneDrive
SharePoint
Microsoft To Do
Microsoft OneNote
Outlook
Loop
Teams
Microsoft PowerAutomate
Microsoft Planner
…
Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Diese Werkzeuge von Microsoft 365 und dessen Umfeld versetzen meine Kolleg*Innen und mich in die Lage sehr effektiv miteinander an denselben Dingen zu arbeiten und Informationen schnell und nachhaltig auszutauschen. Selbst nach einem Urlaub ist man schnell wieder abgeholt und kann produktiv mithelfen.
NO OWN SERVER WAS USED DURING THIS WORK DAY!
