Microsoft Teams: Besprechung, Webinar, Liveereignis – Was ist was?

Wer in seinem Microsoft Teams Kalender eine neue Besprechung planen möchte, findet dort im Pull-Down Menü die Auswahl zwischen „Besprechung planen“, „Webinar“, und „Liveereignis“. Doch was genau versteckt sich hier den einzelnen Begriffen?

Wir werden in letzter Zeit häufig gefragt, wo genau die Unterschiede zwischen den verschiedenen Möglichkeiten sind und wann welche Möglichkeit genutzt werden sollte. Diese Frage möchten wir im Folgenden gerne beantworten:

Allgemein

Bei der Erstellung eines solchen Termins sollte sich der Erstellende zunächst einige Fragen stellen:

  • Wie viele Teilnehmende werden anwesend sein?
  • Wie ist die Abgrenzung zwischen ReferentIn und TeilnehmerIn?
  • Wie soll die Kommunikation mit den Teilnehmenden aussehen?
  • Wie soll die Anmeldung ablaufen?
  • Welche Informationen möchte man von den Teilnehmenden erhalten?
  • Wie ist es um die Ressourcen zur Verwaltung des Events bestellt?

Je nach Beantwortung dieser sechs Fragen, kann entschieden werden, welche Ausrichtungsform für den Termin gewählt wird. In den meisten Fällen ist eine normale Teams-Besprechung vollkommen ausreichend. Für alle anderen Fälle gibt es die Möglichkeit des Webinars oder auch des Liveereignisses.

Die Teams-Besprechung

Microsoft Teams Webinare

Die normale Besprechung in Microsoft Teams sollte jedem Teams-Nutzer ausführlich bekannt sein. Die Teilnahme an einer Teams-Besprechung erfolgt über einen Link, der in Form einer E-Mail Einladung versandt wird. Nutzer, die bisher noch nicht im Tenant des Organisators bekannt waren, können bei der Einwahl einmalig einen Namen vergeben, der für die folgenden Besprechungen in diesem Tenant verwendet wird.

Die Dauer der Teams-Besprechung kann maximal 30 Stunden betragen. Die Einstellungen obliegen dem Organisator.

An einer Teams-Besprechung können bis zu 10.000 Personen teilnehmen. Bis zu 1.000 Personen haben hierbei die Möglichkeit jederzeit miteinander zu sprechen oder auch Nachrichten im Chat austauschen. Das beinhaltet auch, dass die Teilnehmenden sich und ihre Nachrichten im Besprechungschat gegenseitig sehen können. Ab dem 1.001 Teilnehmenden gibt es einen View-Only Modus, sodass die Teilnehmenden 1.001-10.000 das Gezeigte verfolgen, aber nicht interagieren können.

Das Ziel einer Teams-Besprechung ist der Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden. Auch einfache Präsentationen sind in Teams-Besprechungen natürlich möglich und werden durch den Präsentationsmodus für PowerPoint Präsentationen unterstützt.

Das Webinar

Das Webinar ist eine Variante der Teams-Besprechung. Die möglichen Teilnehmerzahlen sind hierbei identisch. Der große Unterschied zu einer normalen Teams-Besprechung liegt in der Anmeldung der Teilnehmenden. Während Teilnehmende in der Teams-Besprechung einen Teilnahmelink erhalten, müssen sie sich für ein Webinar über ein integriertes Registrierungsformular anmelden, woraus eine Teilnehmerliste erstellt wird. Die abgefragten Daten können vom Organisator bestimmt werden.

Nach der Registrierung erhalten die Teilnehmenden eine E-Mail mit einer ics. Datei. Durch das Öffnen dieser Datei wird ein Kalendereintrag erzeugt.

Das Layout des Webinars unterscheidet sich nicht von dem einer Teams-Besprechung. Somit kann auch das Webinar von einer Person verwaltet werden. Jedoch gibt es hier eine Abgrenzung zwischen Referenten und Teilnehmenden. Während die Referenten präsentieren können, können die Teilnehmenden lediglich Wortmeldungen abgeben oder in den Chat schreiben. Allerdings können Teilnehmende während des Webinars zu Referenten gemacht werden.

Das Ziel des Webinars ist die Präsentation von Inhalten mit der Möglichkeit Fragen zu stellen oder zu diskutieren. Die Teilnehmenden können sich gegenseitig sehen, miteinander sprechen und auch Nachrichten im Chat posten.

Das Liveereignis

Inhalte Liveereignis

Das Liveereignis unterscheidet sich deutlich von der Teams-Besprechung und dem Webinar. Die Teilnahme an einem Liveereignis erfolgt über einen Link, der verteilt wird und über den die Teilnehmenden sich zu der vorgegebene Zeit einwählen können.

Die Dauer des Liveereignisses kann maximal 16 Stunden betragen. Zudem können je Tenant 15 Liveereignisse zeitgleich veranstaltet werden. Insgesamt können an einem Liveereignis 10.000 Personen gleichberechtigt teilnehmen. Bis zum 31.12.2021 hat Microsoft diese Grenze auf 20.000 erhöht.

Der Verwaltung eines Liveereignisses ist komplizierter als bei einer Teams-Besprechung oder einem Webinar. Daher gibt es neben dem Referenten hier auch einen Produzenten, der für die Auswahl des übertragenen Bildschirms zuständig ist.

Die Übertragung des Liveereignisses gestaltet sich für die Teilnehmenden ähnlich wie eine Videoübertragung. Die Zuhörenden können sich nicht gegenseitig sehen. Die einzige Kommunikationsmöglichkeit für die Teilnehmenden ist ein Chat, um Fragen zu stellen. Diese Option muss allerdings bei der Erstellung des Liveereignisses freigeschaltet werden. Sofern dies geschehen ist, werden Fragen zunächst nicht-öffentlich an den Referenten gesandt und können ebenso nicht-öffentlich beantwortet werden. Allerdings können die Fragen durch die Präsentierenden veröffentlicht werden und sind somit für alle Teilnehmenden sichtbar. In diesem Fall ist auch der Name sichtbar, welchen der Zuhörende beim Einreichen der Frage eingetragen hat.

Somit ist das Ziel des Liveereignisses die Präsentation von Inhalten vor einem großen Publikum. Im Unterschied zur Teams-Besprechung oder auch zum Webinar soll hierbei die Anonymität der Zuhörenden erhalten bleiben.

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