OneNote im täglichen Einsatz

Viele von Ihnen kennen garantiert das typische Notizbuch. Es kommt in verschiedenen Farben, Größen und Ausprägungen daher. Ob in Din A5 oder Din A4 ob in Schwarz oder bunt mit Stifthalter oder ohne. Eines haben sie alle gemeinsam. Nach einer Weile sind sie irgendwie nicht mehr ansehnlich.

Sucht man nach einer bestimmten Notiz, muss man oft lange blättern. Und man kann froh sein, wenn man die eigene Schrift später noch lesen kann. Kaffeeflecken können gerade diese eine Information verdecken und Eselsohren lassen jedes Notizbuch irgendwann alt aussehen. Das größte Problem jedoch ist, dass alle Notizen nur für den Ersteller selbst erreichbar sind. Es ist eine Menge Arbeit, wenn man Infos anschließend weitergeben muss, z.B wenn Sie für das Team oder einen Partner bestimmt sind.

Sitzt man an seinem Arbeitsplatz sieht es ggf. noch schlimmer aus, da man der Einfachheit halber statt dem Notizbuch schnell ein kleines Klebezettelchen, den Zettelblock oder die Schreibtischunterlage verwendet. Im Zweifel kleben ganz schnell mal rund um den Monitor mehr als eine Handvoll dieser schönen, gelben oder pinken Klebezettel.

Wer bisher noch nicht mit OneNote gearbeitet hat, dem empfehle ich sich dieses Tool einmal anzusehen und es auszuprobieren. OneNote ist Bestandteil von Microsoft Office 2016 und bereits in Office 365 enthalten. Sie haben damit die Möglichkeit all Ihre Klebezettel, Notizbücher, Lesezeichen und ähnliches in einer Anwendung zu organisieren. Sie haben die Möglichkeit, diese wenn nötig für Dritte frei zu geben, und das Ganze auch noch von jedem der von Ihnen genutzten Geräte aus synchron zu halten. OneNote macht dies ganz von selbst, ohne ihr Zutun.

Sie organisieren Ihre Notizen einfach wie bisher auch, in verschiedenen Notizbüchern, mit mehreren Abschnitten und so vielen Seiten pro Abschnitt, wie sie benötigen. Der Clou ist, dass Sie Ihre Notizen nun aber mit zusätzlichen Funktionen ausstatten können. Oder durch die erweiterten Funktionen, ganz neue Nutzungsmöglichkeiten auftreten, welche Ihre tägliche Arbeit einfacher und produktiver gestaltet.

OneNote im täglichen Einsatz – ein Beispiel:

Lucas, Tim und Nina haben heute ein Meeting mit einem wichtigen Kunden um 15:00 Uhr in Ihrer Geschäftsstelle in Hamburg. Der Kunde Herr Lüdenscheidt trifft pünktlich zum Termin ein. Leider hat sich Ninas Zug aus München etwas verspätet und wird so erst gegen 16:00 Uhr im Büro sein können.

Das Meeting könnte nun verschoben werden bis die Kollegin eintrifft, was für den Kunden natürlich höchst unschön wäre oder sie könnten ohne Nina beginnen. Dann müssten die Teilnehmer Nina jedoch nach dem Meeting auf den aktuellen Stand bringen.

Einfacher und flexibler geht es per OneNote: Lucas und Tim beginnen das Meeting mit mit Herrn Lüdenscheidt wie geplant und entschuldigen die Kollegin. Sie informieren Herrn Lüdenscheidt, dass sie das  Meeting live einfach in OneNote protokollieren,  statt auf einem Zettel oder im Notizbuch. Mit einem Microsoft Surface oder Surface Pro klappt dies auch handschriftlich inklusive Texterkennung.

Das Notizbuch in OneNote ist über SharePoint Online für Nina freigegeben und wird so automatisch im Hintergrund direkt synchronisiert. Dieses Notizbuch öffnet Nina nun einfach auf ihrem Smartphone und kann so, obwohl sie nicht vor Ort ist und auch nicht telefonisch teilnehmen kann, dennoch das Meeting verfolgen und bei Bedarf sogar im OneNote Notizbuch kommentieren. So geht gemeinsam, mobil und flexibel Heute.

Der besondere Aha Effekt entsteht beim Kunden, da Nina, wie zu Beginn des Meetings angekündigt, eine Stunde später hinzukommt und über jeden Punkt der Besprechung bereits bestens informiert ist. Sie kann direkt in die Verhandlungen einsteigen.

Da das Meeting bereits fertig protokolliert ist, wenn der Kunde das Gebäude verlässt, erhält Herr Lüdenscheidt das Meetingprotokoll und die geschlossenen Vereinbarungen bereits, wenn er das nächste Mal seine E-Mails abruft. Denn das fertige Protokoll kann direkt aus dem OneNote per Mail versendet werden.

 

Bildquelle: pixabay

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