5 Vorteile, die für den Einsatz von Office 365 in Ihrem Unternehmen sprechen

Die Märkte verändern sich immer rasanter und dynamischer. Entsprechend müssen sich Unternehmer den sich wandelnden Gegebenheiten anpassen. Produkte müssen möglichst schnell am Markt platziert werden können. Kundenwünsche müssen schnell und flexibel ungesetzt werden. Gut, wenn ein Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern schnell genutzt werden kann. Doch wie sollen sich gerade klein- und mittelständische Unternehmer, diesen Herausforderungen mit oftmals stark begrenzten Mitteln stellen?

 

Managed Cloud Services bieten gerade den klein- und mittelständischen Unternehmen und im Besonderen Start-Ups große Wachstumschancen. Mit Office 365 lässt sich sehr schnell und ohne großen finanziellen Aufwand eine leistungsfähige und flexible IT- und Bürolösung einsetzen. Es werden nur die Ressourcen und Lizenzen gezahlt, die sie tatsächlich nutzen.

Der Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur und Bürolösung mit eigener Hardware, Servern, Storage, Netzwerk und Software ist sehr kostspielig. Es wird sogar noch teurer, wenn sehr kurzfristig zu Stoßzeiten, wie zum Beispiel im Saisongeschäft, zusätzliche Kapazitäten benötigt werden.

Office 365 ist eine Cloud-Lösung, die darauf basiert, dass alle Ressourcen, wie Server, Storage und Netzwerkkomponenten als Service über das Internet bereitgestellt werden. Nutzer benötigen so außer ihren PCs, Laptops, einer Internet-Anbindung und Strom, weiter keine Infrastruktur. Das spart Geld für Hardware und Service. Die Flexibilität wird erhöht, ebenso Ihre Schnelligkeit und zudem die Mobilität.

Wer den großen Schritt in die Cloud noch scheut, kann auch einen Zwischenschritt einschieben. Office 365 bietet die Möglichkeit, die noch verfügbaren eigenen Server übergangsweise in einer hybriden Umgebung mit Office 365 gemeinsam zu betreiben.

 

Konkret: 5 Vorteile, die für den Einsatz von Office 365 sprechen

 

1. Schnell und einfach verfügbar:

Office 365 ist als Cloudlösung umgehend verfügbar und innerhalb von wenigen Stunden sofort voll einsatzfähig. Nicht nur die Plattform selbst ist schnell aufgesetzt, auch die jeweiligen Mitarbeiter-Accounts sind schnell eingerichtet. Sie können direkt mit ihrer Arbeit beginnen. Dabei ist besonders von Vorteil, dass die bereits aus der bisherigen Office-Welt bekannten Programme und Tools, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Office 365 ebenso zur Verfügung stehen. Der Anwender muss sich nicht neu eingewöhnen. Alles ist da, wo es vorher auch war. Zudem stehen immer die aktuellsten Versionen zur Verfügung. Es müssen keine Updates mehr nachgekauft werden. Das System wird regelmäßig und kostenlos von Microsoft aktualisiert.

 

2. Flexibel skalierbar

Wächst ihr Unternehmen? Office 365 wächst einfach mit. Benötigen Sie für neue Mitarbeiter weitere Arbeitsplätze, dann stehen diese innerhalb von Minuten zur Verfügung. Der neue Mitarbeiter kann sofort mit seiner Arbeit beginnen. Office 365 ist so skalierbar, wie die Anforderungen Ihres Unternehmenswachstums es erfordern.

 

3. Hohe Sicherheit

Klassische unternehmen zögern heute beim Wechsel in die Cloud. Die Angst vor Verlust der Unternehmensdaten ist hoch. Diese Angst ist jedoch unbegründet. Gründer von Start-Ups haben bereits erkannt, welche Sicherheitsstandards Cloud-Lösungen heute bieten. Die Rechenzentren von Microsoft, in denen Office 365 und Azure gehostet werden, sind nach den Anforderungen der SAS70, ISO 27001, ISO 27002 zertifiziert und werden regelmäßig überprüft. In einer 6-fach gesicherten virtuellen Instanz, sind Ihre Unternehmensdaten bei weitem sicherer, als auf den eigenen, lokalen Servern. Die gesamte Datenkommunikation ist intern sowie extern über mehreren Ebenen verschlüsselt. E-Mail-Inhalte werden beispielsweise unter Office 365 auf Festplatten abgelegt, die mit der 256-Bit AES-Verschlüsselung von Bitlocker arbeiten. Als Administrator Ihres Unternehmens verfügen Sie zudem über umfassende Kontrollmechanismen für Privatsphäre und Datenschutz. Und für alle Unternehmen aus dem europäischen Raum gilt, dass alle Daten und Accounts vertragsgemäß ausschließlich innerhalb der EU gehostet werden. In wenigen Monaten kann auf Wunsch sogar direkt in Deutschland gehostet werden. Im Microsoft Office 365 Trustcenter können Sie sich zudem jederzeit über die Sicherheits- und Datenschutzfunktionen informieren und entsprechende Reports einsehen.

 

4. Einfachste IT-Administration und 24/7 Support

Office 365 entlastet Ihre IT-Admins. Der technische Support wird rund um die Uhr von Microsoft als Anbieter der Cloud-Plattform übernommen. Zudem steht Ihnen Dicide als Ihr direkter Ansprechpartner und Vertragspartner mit einem professionell geschulten Kundenservice zur Seite.

 

5. Geringe Kosten

Wer Office 365 mit Serverlösungen, die im eigenen Rechenzentrum stehen vergleicht, der lässt sich zunächst von den monatlichen Gebühren abschrecken. Für die Lizensierung der On-Premise Dienste sind in der Regel ja nur einmalige Investitionskosten nötig. Doch halt! So ganz richtig ist das nicht. Auch die On-Premise Lösungen müssen gemanaged werden. Die regelmäßigen Anpassungen der Sicherheitsstandards, das Einspielen von Updates die tägliche Erstellung von Backups – dies alles muss auch bei On-Premise Lösungen beachtet werden. In der Regel entstehen genau hier die weitaus höheren Kosten. Die Tätigkeiten müssen von geschultem Personal ausgeführt werden. In den meisten klein- und mittelständischen Betrieben ist die Personal aber nicht verfügbar und wäre auch viel zu kostspielig. Entweder macht das „jemand, der sich damit auskennt“ nebenbei und entsprechend hakt es dann meist auch, oder die Leistung wird extern eingekauft. Im Ergebnis sind die Kosten bei weitem höher. Schließlich darf nicht vergessen werden, dass in der heutigen Zeit die angeschafften Server in der Regel spätestens alle drei bis fünf Jahre auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Dies bedeutet dann oftmals von Neuem zu beginnen. Und die Kosten steigen weiter.
All diese Aufgaben werden beim Einsatz von Office 365 durch Microsoft übernommen. Möglich wird dies, weil in den riesigen Datenzentren von Microsoft wesentlich kostenoptimierter gearbeitet werden kann: Mit neuester Hardware, höchsten Sicherheitsstandards und erfahrenem Personal.

 

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Der Artikel erschien zuerst im Blog der Digitalen Wirtschaft Schleswig-Holstein „Praxiswissen 4.0“

 

Über DiWiSH:

Das Clustermanagement Digitale Wirtschaft Schleswig-Holstein (DiWiSH) ist das Netzwerk für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen der IT- und Medienbranche sowie der Designwirtschaft aus der Region zwischen Nord- und Ostsee. Angesiedelt bei der Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Schleswig-Holstein GmbH (WTSH) unterstreicht es seit 2006 die erfolgreiche öffentlich-private Zusammenarbeit zwischen DiWiSH e.V. und der WTSH.

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