Die Diako Thüringen gem. GmbH ist die Muttergesellschaft einer Unternehmensgruppe mit Sitz in Eisenach. Als Komplexträger der Sozialwirtschaft hilft und unterstützt Sie mit Ihren Einrichtungen, Diensten und Häusern Menschen jeden Alters in allen Lebenslagen. Das Unternehmen hat ca. 2500 Mitarbeiter.

Um Prozesse zu optimieren, braucht die Diako Thüringen eine zentrale Drehscheibe für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement.

Im Rahmen unseres gemeinsamen Projekts sollen im Jahr 2021 vordergründig Fach- und Führungskräfte aller Ebenen in 3-tägigen Workshops unter anderem auch zu Grundlagen im Umgang mit MS Teams qualifiziert werden.

Die Ausgangslage

Die Diako Thüringen gem. GmbH führt seit 01.08.2020 ein auf zwei Jahre angelegtes, ESF-gefördertes Rückenwind+ Veränderungsprojekt mit dem Titel: „Zusammenarbeiten und Führen im digitalen Zeitalter – Implementieren und Erproben agiler und digitaler Führungs- und Netzwerkstrukturen“ durch.

Das Unternehmen ist ein Thüringer Träger der Sozialwirtschaft und bildet das Dach über verschiedene Gesellschaften und Fachbereiche, aus denen heraus insgesamt 135 Projektteilnehmende involviert sind.

Im Rahmen des Projekts sollen im Jahr 2021 vordergründig Fach- und Führungskräfte aller Ebenen in 3-tägigen Workshops unter anderem auch zu Grundlagen im Umgang mit MS Teams qualifiziert werden. Zudem soll im weiteren Verlauf eine Art „Sprechstunden für Fragen und Antworten“ sowie zusätzlich konkrete Prozessbegleitung für Projektteilnehmende mit besonderer Prozessverantwortung angeboten werden. Um Prozesse zu optimieren, braucht die Diako Thüringen eine zentrale Drehscheibe für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement.

Insbesondere wenn es darum geht, Informationen schnell und einfach zu suchen und zu finden, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und erforderliche rechtegesteuerte Workflows über die gesamte Organisation einzusetzen, bietet sich eine Plattformlösung an. Diese sollte modular den sich verändernden Bedürfnissen angepasst werden können und dem dynamischen technischen Wandel dauerhaft gerecht werden. Eine Office Umgebung ist vorhanden, wird aber bis dato nicht voll ausgeschöpft.

Unser Vorgehen

Wenn wir bei Dicide Organisationen bei der Einführung moderner Arbeitsformen begleiten, ist es besonders wichtig, alle relevanten Faktoren, die Einfluss darauf haben, wo, wann, wie und mit wem wir arbeiten, zu analysieren und in einem Vorgehensmodell zusammenzufügen.

In einem Anforderungsworkshop aus unserem zertifizierten Adoption & Change-Programm konnten wir das Vorgehen bei der Diako Thüringen im Detail definieren. Im Rahmen dieser Analyse leiteten wir gemeinsam mit der Diako die Schwerpunkte für ein passendes Vorgehensmodell sowie den Aktivitätenplan ab, um eine sinnvolle Verzahnung von technischem und menschlichem Wandel für eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen. Aus der Analyse haben sich die folgenden Bausteine ergeben:

Die Befähigung der Mitarbeiter für produktive Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

• Alle Projektteilnehmer haben zu Beginn eine Grundlagenschulung für Microsoft Teams erhalten.
• Hierbei wurden die wichtigsten Funktionalitäten von Teams in einer Liveumgebung präsentiert und Tipps und Tricks für die tägliche Nutzung gegeben. Im Fokus stand die Zusammenarbeit, welche mit mehreren Accounts erlebbar gemacht wurde.
• Für Fragen und Austausch gab es sowohl Zeit in der Schulung als auch in den Sprechstunden, welche für einen weiteren Austausch und Support, nach ersten Tests von den Mitarbeitern, angeboten wurden.
• In den Sprechstunden wurde zusätzlich der Microsoft Planner im Zusammenspiel mit Teams vorgestellt. Der Planner soll im ersten Schritt den Projektteams, die im Kontext des „ZuFüDiako“-Projektes Teilaufgaben übernehmen, das Aufgabenmanagement erleichtern.
  

Zusammenarbeit an Dateien mit Microsoft SharePoint

• Es hat sich angeboten, den in Microsoft 365 enthaltenen SharePoint online als gemeinsame Drehscheibe zu nutzen. Der SharePoint dient für einen integrierten Aufbau des Datei- und Dokumentenmanagements, als zentrale Informationsplattform, für die Abbildung von digitalen Prozessen und als komfortable, firmeninterne Suchmaschine. Vorhandene „Arbeitsdokumente“ in Form von z. B. Word, Excel, PowerPoint und PDF-Dateien etc., die in der täglichen Arbeit von den Nutzern verwendet und bearbeitet werden, sollen zukünftig im Einklang mit datenschutzrechtlichen Anforderungen in SharePoint-Online-Bibliotheken gespeichert werden.
• Der SharePoint soll den größten Teil zum „Modernen Arbeiten“ bei der Diakonie Thüringen beitragen.
  

Die menschliche Seite des Wandels mit dem Adoption and Change Management

• Im Rahmen der Modernisierung des Arbeitsplatzes spielt neben einer technischen Komponente auch die Betrachtung der Arbeits- und Geschäftsprozesse eine grundlegende Rolle. Auch hier gilt es, die Mitarbeiter/innen im Wandel zu berücksichtigen und ein bestmögliches Zusammenspiel von Prozessen und Tools für einen erfolgreichen Wandel zu ermöglichen.
• Hierzu wird ein halbtägiger Workshop zum Thema Prozessbegleitung durchgeführt, in dem wir gemeinsam mit der Diako einen ausgewählten konkreten Geschäftsprozess betrachten und bearbeiten. Hierfür entwickelt die Diako Thüringen einen Vorschlag für den zu optimierenden Geschäftsprozess und stellt uns diesen Prozess in einem Vorgespräch vor.
• Das Dicide Team bereitet dann auf Basis dieses Prozesses die Inhalte und das Vorgehen des gemeinsamen Workshops vor. Ziel und Inhalt des Workshops ist die Optimierung des gewählten Prozessbeispiels und die Überführung in einen lösungsorientierten Ablauf mithilfe von geeigneten Methoden und Tools. In diesem Rahmen steht auch ein zukünftiger Einsatz der Microsoft Produktivitätstools zur Prozessoptimierung im Fokus. Mit Abschluss des Workshops erhält die Diako Thüringen die Dokumentation des neu entwickelten Geschäftsprozesses.

Das Ergebnis

Durch unsere interaktiven Anwender-Trainings konnten die Mitarbeitenden Ihr Basiswissen in Microsoft Teams ausbauen. Die Mitarbeiter/innen haben einen tiefen Einblick in die Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Teams erhalten und somit gelernt, wie sie durch praktische Anwendung, künftig flexibler, direkter und zielgerichteter in Teams zusammenarbeiten können.

In einem Workshop zum SharePoint wurden die Vorarbeiten und Anforderungen der Diako mit den Möglichkeiten des SharePoints abgeglichen und erste Arbeitspakete definiert.

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