Besprechungen in Microsoft Teams gehören heutzutage bei vielen zum Alltag. Selbstverständlich entwickelt Microsoft Teams sich regelmäßig weiter und es gibt nahezu jede Woche neue Funktionen. Die Funktionsupdates stellen wir Ihnen monatlich hier im Blog unter „Neues in Teams“ vor. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie ihre Besprechungen aufzeichnen, ansehen und teilen können. So gehen: Microsoft Teams Aufzeichnungen!
Wann sollte ich eine Microsoft Teams Besprechung aufzeichnen?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, eine Besprechung aufzuzeichnen. Dazu zählen unter anderem:
- Projektmeetings mit Kunden
- Interne Besprechungen
- Marketingveranstaltungen
- Abstimmungen mit Partnern
Häufig kommt es vor, dass große Besprechungen nicht von allen wahrgenommen werden können. Kurzfristige Ausfälle, parallele Termine oder Probleme mit dem Internet sind nur einige Gründe, die eine Teilnahme verhindern können. Wenn es dennoch wichtig ist, dass alle eingeladenen Teilnehmer die besprochenen Informationen erhalten, kann überlegt werden die gesamte Besprechung aufzuzeichnen. Anschließend kann die Aufzeichnung an die verhinderten Personen geschickt werden. Diese können sich bei Bedarf die Aufzeichnung ansehen und sind somit wieder auf dem aktuellen Stand.
Wer darf die Aufzeichnung starten und was muss ich beachten?
Grundsätzlich können alle Mitglieder Ihrer Organisation Aufzeichnungen beginnen, sofern sie über eine Office 365 Enterprise E1-, E3-, oder E5-Lizenz verfügen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie die Besprechung organisiert haben oder eingeladen wurden. Zusätzlich müssen Ihre IT-Administratoren die Aufzeichnung aktiviert haben. Gäste oder Personen aus einer anderen Organisation können Ihre Besprechungen hingegen nicht aufzeichnen.
Ein wichtiger Punkt beim Aufzeichnen von Besprechungen ist der Datenschutz. Sobald eine Aufzeichnung gestartet wird, erhalten sämtliche Teilnehmer der Besprechung eine Benachrichtigung, dass die Besprechung aufgezeichnet wird. Dies gilt für Teilnehmer, die über die Desktop-, Mobile-, und Web-App sowie per Telefon der Besprechung beigetreten sind. Um sicherzugehen, dass Sie den Datenschutzanforderungen entsprechen, empfehlen wir zusätzlich, dass Sie vor dem Beginn der Aufzeichnung alle Teilnehmer darauf hinweisen, dass Sie die Besprechung aufzeichnen und die angegebenen Namen und ggf. ihre Gesichter bei eingeschalteter Kamera aufgezeichnet werden.
Wie kann ich eine Besprechung aufzeichnen?
Wenn Sie alle Bedingungen erfüllen und die Teilnehmer Ihrer Besprechung über die Aufzeichnung informiert haben, ist es an der Zeit die Aufnahme zu starten:
- Nehmen Sie an der Besprechung teil.
- Um die Aufzeichnung zu starten, wählen Sie die 3 Punkte „Weitere Aktionen“ in Ihrer Menüleiste aus.
- Unter diesem Punkt finden Sie den Punkt „Aufzeichnung beginnen“.
- Sobald Sie die Aufzeichnung begonnen haben, erscheint folgende Benachrichtigung bei allen Teilnehmern.
- Nachdem Sie ihre Besprechung erfolgreich durchgeführt haben, wählen Sie wieder unter „Weitere Aktionen“ den Punkt „Aufzeichnung beenden“ aus.
- Anschließend erhalten Sie folgende Benachrichtigung.
- Nach wenigen Minuten ist Ihre Aufzeichnung verfügbar und Sie können diese über den Chat der Besprechung einsehen.
- Bei Bedarf können Sie nun auf die „3 Punkte“ bei der Aufzeichnung klicken und die Aufzeichnung bei Microsoft Stream einsehen, teilen oder den Link an Personen aus Ihrer Organisation versenden.
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