Automatisierung durch Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist ein Tool zur Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen. Bis November 2019 war das Tool als Microsoft Flow bekannt. Es wird genutzt, um einfache oder komplexe Geschäftsprozesse des Alltags automatisiert abzubilden und den Nutzern das Leben zu erleichtern. Gemeinsam mit Power Apps und Power BI bilden diese Werkzeuge die Microsoft Power Plattform. Wie Automatisierungen durch Microsoft Power Automate funktionieren, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Kennen Sie die Probleme? 

  1. Wiederkehrende Routinearbeit, die Zeit und Nerven kostet
  2. Hoher Personalaufwand
  3. Ineffiziente langwierige Prozesse

Lösung:

Mit Microsoft Power Automate können Sie automatisierte Workflows erstellen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Flow ermöglicht es Unternehmen, komplexe Workflows inklusive einfacher Bedienoberflächen digital abzubilden. Lästige Routine Aufgaben werden ausgelagert. Somit können Sie sich auf weniger, aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben. Langwierige analoge Prozesse können im Unternehmen digitalisiert und damit schneller und einfacher gemacht werden. 

Microsoft Power Automate ermöglicht die Zusendung automatisierter Benachrichtigung, die Automatisierung von Daten und die Synchronisation mit anderen Bibliotheken. Daten können an bestimmten Orten gespeichert oder Genehmigungsprozesse automatisiert werden. Für jede Art der wiederkehrenden Prozesse, wie zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, Bestellgenehmigungen, oder Raumbuchungen. 

Die Vorteile von Automatisierungen durch Microsoft Power Automate

  • Produktivitätssteigerung durch Zeiteinsparung mit automatisierten Workflows
  • Der cloudbasierte Dienst verhindert Datenverluste
  • Niedrigere Fehlerquote durch Automation
  • Einfache Erstellung für jeden Mitarbeiter auch ohne Programmierkenntnisse

Automatisierung durch Microsoft Power Automate Vorlagen

Mithilfe von Hunderten von vordefinierten Vorlagen können Sie direkt mit der Automatisierung gängiger Geschäftsprozesse beginnen. Die Vorlagen sind frei und ohne Aufpreis verfügbar. Hierzu zählt beispielsweise eine Vorlage, die einen Prozess abbildet, der empfangene E-Mail-Anlagen automatisiert in einem freiwählbaren OneDrive-Ordner speichert. Ein weiteres Beispiel sind Prozesse, die individuelle Erinnerungen schicken, falls beispielsweise eine Kundenanfrage oder eine E-Mail vom Vorgesetzten nach 24 h noch nicht beantwortet wurde. 

Flow Vorlagen
Flow Vorlagen

Die Vorlagen des Cloud-Services von Microsoft können ohne großen Aufwand und ohne Programmierkenntnisse angepasst und verwendet werden. In einigen Microsoft Lizenzpaketen ist Power Automate bereits enthalten – wenn Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich gerne an unsere Experten. Besitzen Sie bereits die Microsoft 365 Suite, können Sie Microsoft Power Automate ganz einfach in Ihrem Webbrowser nutzen. Öffnen Sie hierfür die Seite www.portal.office.com, loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto ein und wählen Sie Power Automate aus.

Power Automate
Übersicht der Office 365 Programme inklusive Power Automate

Microsoft Power Automate stellt eine Vielzahl von Schnittstellen bereit. Neben den Microsoft-Diensten wie Office365, SharePoint Online, OneDrive und Dynamics CRM sind auch Drittanbieter Dienste wie Twitter, Dropbox, Salesforce und Google Drive verfügbar. Dies ermöglicht die Automatisierung von individuellen Prozessen aus Ihrem Arbeitsalltag.

Dicide setzt auf Microsoft Power Automate

Derzeit arbeiten wir bei der Dicide an einigen Workflows, die unsere Arbeit erleichtern soll. Neben Prozessen zur automatisierten Rechnungserstellung soll zukünftig auch ein Genehmigungsprozess eingeführt werden, der bei Erstellung einer Rechnung auch den Vorgesetzten benachrichtigt und die Rechnung anschließend an den Kunden schickt.

Ein anderes Projekt ist die Erstellung eines Workflows zur Urlaubsgenehmigung. Hierfür wird ein Formular eingesetzt, das den Namen sowie Start- und Endzeitpunkt des Urlaubs umfasst. Anschließend wird automatisiert berechnet wie viele Urlaubstage benötigt werden und ob der Antragssteller noch entsprechenden Resturlaub hat. Hierbei müssen neben den Wochenenden auch Feiertage einbezogen werden. Ist der Antrag gültig, wird der Vorgesetzte des Mitarbeiters benachrichtigt. Dieser hat nun die Möglichkeit den Antrag anzunehmen oder abzulehnen. Wird der Antrag abgelehnt, erhält der Antragsteller eine E-Mail. Wird der Antrag jedoch angenommen, so wird ein Eintrag in einem geteilten, und für alle Mitarbeiter des Unternehmens einsehbaren Kalender erstellt. Auf diese Weise ist für jeden Mitarbeiter ersichtlich, wann die Kollegen im Urlaub sind. Anschließend wird der übrige Resturlaub des Mitarbeiters entsprechend angepasst und eine Bestätigungsmail versendet.

Dies ist ein Beispiel eines von uns umgesetzten Prozesses in Microsoft Power Automate. In den kommenden Wochen werden wir weitere Beispiele vorstellen. Wenn Sie auch wiederkehrende Aufgaben haben und diese Ihnen lediglich Zeit und Nerven kosten, melden Sie sich gerne bei uns und wir überlegen gemeinsam, ob und wie Ihr Arbeitsalltag vereinfacht werden kann!

Optimieren Sie wiederkehrende Prozesse mit Microsoft Power Automate, damit Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche richten können.

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Manuelle Prozesse führen zu langen kostenintensiven Wartezeiten. Durch die Automatisierung kann dies vermieden und sogar Geld gespart werden.

In dieser Session zeigen wir Ihnen, wie Prozesse, die jedes Unternehmen kennt, vereinfacht und automatisiert werden können. Für die Erstellung und Genehmigung von Urlaubsanträgen oder Rechnungen ist im Jahr 2020 kein Papier mehr nötig. Stattdessen sollten automatisierte Prozesse eingesetzt werden, die schnell und effektiv sind und auch problemlos im Home Office funktionieren.

Durch den Einsatz von Microsoft Flow wird die Produktivität erhöht und somit sogar Zeit und Geld gespart. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

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Die Vorteile von Microsoft Power Automate sind eindeutig. Wir unterstützen Sie bei Ihren Automatisierungen durch Microsoft Power Automate! Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das optimale Lösungspaket für Ihr Unternehmen. Natürlich bieten wir Ihnen auch den anschließenden Support dauerhaft an, falls Sie Fragen oder Schwierigkeiten haben. Sprechen Sie uns einfach an.

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