Digitalisierung erfolgreich gestalten, Gelingensbedingungen

Die Digitalisierung schreitet stetig und unaufhaltsam voran und wird die Arbeitswelt stark verändern. Die digitale Transformation verändert den Unternehmensalltag bereits in vielen Bereichen und bringt viele Umbrüche mit sich, die sich vor allem in digitalen Prozessen zeigen, aber auch einem enormen Einfluss auf die Unternehmenskultur und die Kommunikation haben.

Um den digitalen Wandel gelingend zu gestalten, genügt es nicht sich nur den technischen Herausforderungen zu stellen. Vielmehr müssen Unternehmen Ihre vollständige Organisation überdenken. Das betrifft die Auswirkungen auf die Struktur der Unternehmen, die Kommunikation, die Anforderungen an die Mitarbeiter selbst, als auch die Entwicklung der Arbeitsplätze (z.B. Home-Office -> Akzeptanz). Das Unternehmen muss sich fragen, ob die Aufgaben- und Rollenverteilung innerhalb des Unternehmens noch dafür geeignet ist, die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern.

Weiterbildung und gezielte Mitarbeiterentwicklung sind deshalb heute in den Unternehmen wichtiger denn je. Darüber hinaus sind Unternehmen, die sich jetzt der digitalen Transformation stellen, attraktiv für potenzielle Mitarbeiter. Zukünftige Leistungsträger wollen an Zukunftsthemen arbeiten, und die sind heute oftmals digital. Dazu zählt auch eine moderne Kultur, die selbstverantwortliches Arbeiten fördert, hierarchische Führungsstrukturen müssen hinterfragt werden und wie die Arbeitgeberattraktivität gesteigert werden kann. Wenn eine Firma das nicht bieten kann, fällt sie schnell zurück und wird weniger neue Mitarbeiter werben können. Dieses ist im Kontext des demographischen Wandels und der Fachkräftesicherung besonders zu berücksichtigen.

Dimensionen der Digitalen Transformation

  • Strategie
    • Hinterfragung, ob die verfolgte Unternehmensstrategie noch zeitgemäß ist:
    • z.B. veränderte Kundenanforderungen
  • Organisation
    • Neue Technologien, neue (Kunden-)Anforderungen und eine neue Strategie führen dazu
    • dass sich auch die Unternehmensorganisation verändern muss.

Empfehlung: die IT-Abteilung sollte in zwei Verantwortungsbereiche unterteilt werden:

  1. Die Begleitung und Unterstützung aller Bereiche für die digitale Transformation.
  2. Das Sicherstellen, dass der IT-Basisbetrieb funktioniert.

Rolle der IT

Die Geschäftsführung übernimmt in der digitalen Transformation die verantwortungsvollste Aufgabe, denn sie muss als Unterstützer und Impulsgeber beratend zur Seite stehen. Die Geschäftsführung muss mit der Führungsebene und der IT-Abteilung eine ganzheitliche IT-Strategie entwickeln. Dabei muss die IT-Kompetenz in der Führungsebene und in den Abteilungen ausgebaut werden.

Haltung der Mitarbeiter

Damit die digitale Transformation gelingen kann, braucht es eine bestimmte Haltung der Mitarbeiter gegenüber einer Veränderung. Dazu gehören:

  • Offenheit
  • Flexibilität
  • Verstehbarkeit
  • Handhabbarkeit
  • Sinnhaftigkeit

Kohärenzgefühl nach Antonovsky

  • Die Fähigkeit, die Zusammenhänge des Lebens zu verstehen – das Gefühl der Verstehbarkeit.
  • Die Überzeugung, das eigene Leben gestalten zu können – das Gefühl der Handhabbarkeit.
  • Der Glaube an den Sinn des Lebens – das Gefühl der Sinnhaftigkeit.

Im Transfer bedeutet das für Unternehmen: alle Mitarbeiter müssen verstehen wofür die Digitale Transformation steht, wie sie mit den Veränderungen im Alltag umgehen können und vor allem muss der Sinn der digitalen Transformation und die Ziele Unternehmensführung verstanden werden. Es muss für jeden Mitarbeiter wahrnehmbar sein, welchen Anteil er im Gesamtsystem hat; eine stimmige Verbundenheit im sozialen System.

Bedürfnisse des Unternehmens ins Zentrum stellen

Eine kleine Geschichte:
Ein kleiner Junge steht vor einem sehr großen Bücherregal und kommt an die oberen Kinderbücher nicht heran. Da kann die Frage aufkommen: Wie können wir dem
Jungen helfen? – Eine Leiter holen? Die Bücher nach unten räumen?
Dieses sind Fragen, die ich in meinen Seminaren Teilnehmer stelle.

Dabei ist die Lösung ganz einfach: warum fragen wird den Jungen nicht, wo überhaupt sein Problem liegt? Und welche Lösungsideen er hat?

Oft überlegen Beraterfirmen, was ihre Kunden brauchen könnten. Aufgrund der Überlegungen wird ein Produkt entwickelt, dieses wird dann präsentiert; der Kunde kann selten konkret damit etwas anfangen. Es fehlt ein kundenzentriertes Produkt oder Angebot. Dieses bedeutet:

  • Nah am Kunden entwickeln (kennen der Unternehmens-, Organisationsstruktur und Kundenschnittstellen)
  • dessen Wünsche und Bedürfnisse besser kennenlernen
  • Geschäftsmodelle und Funktionen entwickeln, die diese Bedürfnisse exakt bedienen.

Hemmnisse bei der Digitalisierung
In den Unternehmen gibt es Befürworter und Verweigerer. Viele Unternehmen in Deutschland geben an, dass die digitale Transformation durch interne Widerständen ausgebremst oder verlangsam wird. Gründe können hier sein:

  • Mitarbeiter halten an den Strukturen, Prozessen und Hierarchien fest und stemmen sich gegen Veränderungen
  • Zeitmangel
  • Fehlende Erfahrung bei nutzerzentriertem Vorgehen
  • Verunsicherung bei den Mitarbeitern
  • Kaum Veränderungsbereitschaft

Mögliche Lösungen
Der Aufbau einer eigenen Abteilung/Projektgruppe für die digitale Transformation. Diese Abteilung schaut auf die Bedürfnisse der Geschäftsführung und Mitarbeiter, auf eine ganzheitliche IT-Strategie, die neuen (Kunden-)Anforderungen, die Unternehmenskultur und die Kommunikation.
Durch die Gründung einer eigenen Abteilung/Projektgruppe, die in einem „geschützten Raum“ arbeiten kann, können die genannten Hemmnisse und Widerstände genau betrachtet werden, es können neue Denk- und Arbeitsweisen geplant und Ideen entwickelt werden. Digitale Transformation ist dabei ein sukzessiver Prozess, Weiterbildungen sind bei der digitalen Transformation wichtig, damit ein digitaler Wandel gelingen kann. Der Veränderungsprozess muss verstanden werden, und nur Mitarbeiter die den Sinn und die Handhabbarkeit verstehen, unterstützen den Prozess im Unternehmen. Der digitale Wandel kann nicht von heute auf morgen gelingen.

Es ist sinnvoll eine externe Beratung zur Unterstützung heranzuziehen und zwar aus zwei Perspektiven:

Kultur:
Prozessentwicklung, Kommunikation, Change, Personalentwicklung, Team- und Führungskräfteentwicklung, Verstehbarkeit, Handhabbarkeit, Sinnhaftigkeit.
(Fokus Mensch)

Technik:
Betriebliche Abläufe digitalisieren, Umsetzung von digitalen Unternehmensstrategien, Mobilisierung von Geschäftsprozessen, Einsatz und Implementierung neuester Technologien bis zum dauerhaften Service und Training für die Mitarbeiter.
(Fokus Technik).

Unser Gastautor

Victor Rochow

Victor Rochow, Jahrgang 1968, lebt auf Gut Birkenmoor. Als Inhaber der Firma Stark@Job verfügt Victor Rochow mit mehr als 20 Jahren Erfahrung zum Thema Prozessentwicklung, er ist Berater und Coach für Sozialkompetenz und Kommunikation. Er ist Experte in den Bereichen Prozessberatung, Umgang mit Kulturwandel, Prävention, Beratung und Coaching und der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmensstrategien. Victor Rochow studierte Ingenieurswissenschaften in Kiel, Pädagogik an der BU in Flensburg, ist ausgebildeter Konfliktmanagement-Coach und als Beirat im Netzwerk Schule/ Wirtschaft des Unternehmensverbandes Kiel e.V. tätig.
In seiner Freizeit macht Victor viel Sport und reist gerne und beschäftigt sich mit unterschiedlichen Kulturen.
Kontakt: www.starkatjob.de, info@starkatjob.de

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