Jeder kennt es: täglich wiederkehrende Aufgaben, die Zeit und Nerven kosten. Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit, indem sie wiederkehrende Arbeitsschritte in Outlook über QuickSteps automatisieren. Egal ob E-Mail, Termine oder Besprechungen. Mit QuickSteps können sie ihren Arbeitsalltag optimieren und Zeit sparen.
Mit nur einem Klick können E-Mails gleichzeitig weitergeleitet, mit einer passenden Vorlage beantwortet, in einen Unterordner verschoben, oder kategorisiert werden.
Wollen Sie zum Beispiel wöchentlich eine E-Mail verschicken, können sie hier ganz einfach einen Schnellschritt erstellen.
So erstellen Sie QuickSteps
Klicken Sie hierfür auf „Neuer QuickStep“ und dann auf „Benutzerdefiniert„.
Jetzt können Sie dem QuickStep einen Namen geben. Zum Beispiel: „Wöchentliches Statusmailing“. Anschließend wählen Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn auf diesen Step geklickt wird.
Beim Versenden einer Nachricht müssen Sie anschließend die gewünschten Mailadressen angeben. Unter „QuickStep bearbeiten“ haben Sie nun auch die Möglichkeit, einen Betreff, eine Kennzeichnung und die Wichtigkeit einzustellen. Außerdem können Sie den Text der Mail verfassen.
QuickSteps bearbeiten
Haben Sie alle wichtigen Felder ausgefüllt, dann können sie den Step entweder Fertigstellen oder weitere Aktionen hinzufügen. Beispielsweise können Sie die Mail automatisch in einen Ordner „Statusmails“ verschieben lassen.
Nach der Fertigstellung finden Sie Ihren neuen selbst erstellten Schnellschritt in der Gruppe „Quick Steps“.
Wenn Sie also das nächste Mal den Statusbericht verschicken wollen, müssen Sie nur den neuen Bericht anhängen und in die bereits vorgefertigte Mail einfügen.
Viel Spaß!
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