Einfache Terminbuchungen und -planung mit MS Bookings

Mit der Office-App Microsoft Bookings stellt Microsoft ein Online-Terminplanungstool bereit, welches neben einer vereinfachten Terminvereinbarung für Ihre Kunden und Mitarbeiter zusätzlich zum Teil automatisierte Arbeitsschritte im Buchungsprozess mit sich bringt.

Darüber hinaus können sich weitere Vorteile in der Nutzung ergeben, indem die Funktionalitäten für alternative Anwendungsfälle adaptiert werden können. So ist beispielsweise auch die interne Buchung innerhalb eines Unternehmens für Ressourcen wie Besprechungsräume oder Firmenwagen ein denkbarer Ansatz.

Um einen Eindruck über die Funktionalitäten und den Mehrwert des Tools zu erhalten, gibt es im Folgenden zunächst einen kurzen Einblick in die zentralen Inhalte und Funktionen.

Warum Microsoft Bookings?

Wie man es von einem Buchungstool erwartet, bietet Bookings die Möglichkeit, rund um die Uhr einen Einblick in den Kalender zu erhalten und somit jederzeit Buchungen vorzunehmen, zu ändern, Termine zu verschieben oder bereits gebuchte Zeiträume wieder zu stornieren. Für Ihre Kunden ist dies problemlos über einen Webbrowser möglich.

Die jeweiligen Bestätigungen und wenn gewünscht auch Erinnerungen eines Termins werden automatisch über das Tool versendet. Sofern durch eine Terminbuchung auch eine Ressource, wie beispielsweise ein Mitarbeiter, gebunden wird, wird auch diese automatisch benachrichtigt. Zusätzlich bietet Bookings die Möglichkeit, eine Microsoft-Teams Besprechung erstellen zu lassen und an den Termin zu hängen sowie den Link zur Besprechung an die Beteiligten zu senden. Hier können Sie sich dementsprechend mitunter lästigen organisatorischen Aufwand sparen und automatisieren lassen.

Des Weiteren werden gebuchte Zeiträume sowie die eingeplanten Termine mit dem jeweiligen Outlook-Kalender und Microsoft Teams synchronisiert, um Fehlplanungen aufgrund unterschiedlicher Kalenderquellen zu vermeiden.

Microsoft Bookings lässt sich ohne große Umstände auch als mobile App sowohl auf iOs- als auch auf Android-Geräten nutzen und bringt somit noch mehr Flexibilität mit sich.

Enthalten ist die Microsoft-App Bookings in den Lizenzpaketen Business Standard & Premium, Education sowie Enterprise. Ihre Kunden benötigen selbst keine offizielle Microsoftlizenz, um Terminbuchungen vorzunehmen, sondern können jederzeit über einen Webbrowser auf das Buchungstool zugreifen.

Auch Microsoft Bookings lässt sich wie viele andere Apps aus dem Baukasten von Microsoft Office 365 in das eigene MS Teams über das Hinzufügen einer Registerkarte integrieren. Hierdurch hat man auch dieses Tool in seine tägliche Kollaborationsplattform eingespannt und einen schnellen Zugriff gewährleistet.

Intuitive Erstellung und Nutzung

Auf eine detaillierte Beschreibung bzw. Anleitung, wie Sie Ihren eigenen Kalender erstellen, wird an dieser Stelle verzichtet, da sich bei der Erstellung eines Online-Buchungskalenders mit Hilfe von Microsoft Bookings sehr intuitiv durch die Masken gearbeitet werden kann. Unternehmensinformationen, wie beispielsweise Öffnungszeiten lassen sich simpel erfassen, die einzelnen Leistungsbausteine, die Sie Ihren Kunden zur Buchung bereitstellen möchten, können im gewünschten Detailgrad erfasst und beschrieben werden (hier dürfen selbstverständlich auch die Buchungsrichtlinien nicht fehlen) und Ressourcen können hinzugefügt werden. Die Online-Buchungsseite, die Ihre Kunden dann nutzen, kann ebenfalls angepasst werden.

Bookings bietet mit einer Art Kundenkontaktbuch die Möglichkeit, die Buchungsdaten der Kunden jederzeit einzusehen, um beispielsweise Sonderwünsche bei Buchungen berücksichtigen zu können. In dieser Funktionalität können Eintragungen manuell ergänzt werden, um Kundenprofile zu spezifizieren und weitere Details zu erfassen.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Microsoft Bookings eine einfache Lösung für die Erstellung eines Online-Buchungstools bietet, welches Sie flexibel in Ihre bestehende Microsoft Umgebung integrieren können und welches organisatorischen Pflegeaufwand von Terminen mit Hilfe teilautomatisierter Prozessschritte deutlich reduzieren kann. Die Einsatzmöglichkeiten in der internen Nutzung (Raumbuchungen, Firmenwagenbuchungen etc.) lassen sich vermutlich weit ausdehnen – probieren Sie es aus!

Sie möchten mehr erfahren?

Microsoft Bookings ist ein Teil der Microsoft 365 Cloud-Lösung. Wenn Sie mehr erfahren möchten, unterstützen wir Sie gern auf dem Weg zum Modern Workplace! Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung. Sprechen Sie uns einfach an.

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