Wir haben mit Svenja Sellmer, Projektmanagerin für strategische Projekte über die gemeinsame Einführung eines digitalen Arbeitsplatzen bei der WTSH gesprochen. Unser Ziel dieses Projektes war es, die WTSH bei der Konzeption, Umsetzung und erfolgreichen Verankerung neuer Arbeitsformen mit Microsoft Produktivitätslösungen als Wissenspartner zu begleiten.
Über die WTSH
Die WTSH, Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Schleswig-Holstein GmbH, ist eine Gesellschaft des Landes Schleswig-Holstein , der Industrie- und Handelskammern, der Hochschulen und der Handwerkskammern des Landes. Oberstes Ziel der WTSH ist es, die Wirtschaft in Schleswig-Holstein nachhaltig zu fördern, zusätzliche Wertschöpfung sowie Arbeitsplätze zu schaffen. Dabei versteht sich die WTSH als kunden- und dienstleistungsorientierte Wirtschaftsförderungseinrichtung und ist nicht nur ein Beratungs-, sondern vor allem ein Serviceunternehmen. Der Ansatz ist es, gemeinsam mit den Kunden deren Probleme zu lösen. Die Tätigkeit der WTSH erstreckt sich auf ein breites Aufgabenspektrum (Ansiedlung, Innovation, Außenwirtschaft, Cluster und Gründung).
Frau Sellmer, warum haben Sie sich für die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft Office 365 entschieden?
Wie in vielen anderen Unternehmen besteht auch für die WTSH die Notwendigkeit eines digitalen Wandels, um noch besser zusammenzuarbeiten und Kunden weiterhin bestmöglich betreuen zu können. Microsoft Office 365 bietet die richtige Plattform, um eine zentrale Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit stellen zu können.
Digitaler Arbeitsplatz mit Microsoft Office 365
Wieso haben Sie sich gerade jetzt für die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes entschieden?
Auslöser war die Corona-Pandemie, wodurch ein Großteil der WTSH-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von heute auf morgen von Zuhause aus arbeiten musste. Darauf waren wir und unsere derzeitigen Systeme nicht ausreichend vorbereitet. Zwar wurden unmittelbar kurzfristige Lösungen geschaffen, es bestand allerdings der Bedarf nach einem effizienten digitalen Arbeitsplatz, der allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dauerhaft zur Verfügung steht.
Welche Zielsetzung wurde bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes verfolgt?
Zielsetzung war es, einen digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, der sie bestmöglich in ihrer Arbeit unterstützt. Dazu zählten u.a. die folgenden Anforderungen:
- Alle für den digitalen Arbeitsplatz verwendeten Systeme und Tools sind intelligent miteinander verknüpft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf alle Informationen, egal von wo aus sie arbeiten. Alle Funktionen stehen auch im mobilen Zugriff uneingeschränkt zur Verfügung.
- Arbeitsabläufe sind mithilfe des digitalen Arbeitsplatzes einfach und effizient. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) effizient gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten.
- Eine Zusammenarbeit im Team und über Bereichsgrenzen hinweg ist über den digitalen Arbeitsplatz einfach und intuitiv möglich.
- Jede/r Mitarbeiterin/Mitarbeiter kann schnell und einfach Veranstaltungen mithilfe von Videokonferenzen (intern und extern) einrichten und durchführen.
Wie wurden die Mitarbeiter bei dem Wandel mitgenommen?
Der Veränderungsprozess wurde aktiv begleitet durch eine transparente Kommunikation, Schulung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zahlreiche weitere Unterstützungsangebote wie u. a. regelmäßige Sprechstunden.
Dicide: Die Konzeptionierung und Umsetzung wurde mit dem Dicide Adoption und Change Programm, einem zertifizierten Vorgehen für Digitalisierungsprojekte, eingebettet. Hierdurch bieten wir ein strukturiertes Vorgehen für den Veränderungsprozess, der sowohl auf die technische als auch auf die menschliche Seite des Wandels fokussiert ist.
Wie wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befähigt, die neuen Technologien einzusetzen?
Alle WTSH-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in Microsoft 365 sowie den neuen Anwendungen Teams und SharePoint geschult. Dabei haben sie einen Einblick in die Funktionen und Möglichkeiten der Microsoft Office 365 Welt erhalten und wurden dazu befähigt, die neuen Tools zielgerichtet und praktisch einsetzen zu können.
Wie hat uns Dicide als Partner bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes geholfen?
Dicide hat die Einführung von MS 365 ganzheitlich begleitet. Dabei wurde nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die organisatorische Implementierung der neuen Tools betreut. Das heißt, dass besonders die menschliche Seite dieses Veränderungsprozesses berücksichtigt wurde.
Dicide: Gestartet wurde das Projekt mit der Ist-Aufnahme und der Analyse der IT. In diesem Baustein sichten und analysieren wir die Strukturen u. a. von Exchange- und Fileserver. Außerdem bewerten wir den Arbeitsplatz bzgl. eingesetzter Software/Applikationen im Detail und erarbeiten Notwendigkeiten für die anstehende Modernisierung und Aktivitäten für Microsoft 365 inkl. Teams. Diese Tätigkeit bildet die Grundlage für das Vorgehen der technischen Seite der Umsetzung. Anschließend werden die Geschäftsprozesse und Arbeitsorganisationen der Mitarbeitenden analysiert. Die Analyse der Art und Weise, wie die Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit verrichten, kann einen massiven Einfluss auf die Produktivität und Motivation haben. Diese Tätigkeit bildet die Grundlage für das Vorgehen der menschlichen Seite der Umsetzung.
Nach Abschluss der Analysen wird das Projekt-Vorgehensmodell unter Einbindung von Adoption & Changemanagement für Microsoft 365 definiert. In der Umsetzungsphase geht es darum, die aus der Konzeptionsphase erarbeiteten Ergebnisse, das auf der Grundlage inhaltlich und zeitlich abgestimmte Vorgehenskonzept sowie die abgeleiteten und im Aufwand bewerteten Arbeitspakete in einen konkreten Umsetzungsplan zu überführen. Zeitnah zu der technischen Einführung finden Schulungen und Trainings der Mitarbeiter/Innen statt, um einen optimalen Übergang von der alten in die neue Welt zu ermöglichen. Das Ziel ist die Befähigung zur Nutzung der neuen Tools und Anwendungen, um diese effizient und zielgerichtet einsetzen zu können.
Welche konkreten Vorteile und Verbesserungen haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach der Realisierung bereits erfahren und was wird noch kommen?
Durch die Unterstützung in der Konzeption, Umsetzung und erfolgreichen Verankerung der neuen Arbeitsformen mit Microsoft Produktivitätslösungen sowie der Begleitung der Dicide als Wissenspartner wurde der moderne und digitale Arbeitsplatz bei der WTSH eingeführt und in die Arbeitsabläufe integriert.
Mithilfe der neuen digitalen Arbeitswelt kann die Kommunikation und Kollaboration sowohl innerhalb der WTSH als auch in der Zusammenarbeit mit Externen künftig flexibler, direkter und effizienter stattfinden. Zusätzlich wird die Arbeit und der Umgang mit Dokumenten im Rahmen des Dateimanagements zentralisiert und vereinfacht und ermöglicht das Reduzieren von Komplexität.
Wie hat sich die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen verbessert?
Die Möglichkeiten von Microsoft 365 (u.a. Videokonferenzen, Chat, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten) machen es innerhalb der WTSH und auch mit Kunden einfacher ortsunabhängig zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Wie geht es weiter? Welche nächsten Schritte sind geplant?
Microsoft 365 bildet die Basis für die weitere Digitalisierung der WTSH. Nun geht es darum, die Möglichkeiten von MS 365 weiter auszuschöpfen und die neuen Tools zu nutzen, um neue Arbeitsprozesse zu etablieren.
Ist der Veränderungsprozess abgeschlossen?
Digitalisierung ist ein großer Veränderungsprozess, der mit der Einführung von Microsoft Office 365 angestoßen wurde und noch längst nicht abgeschlossen ist. Daher wird das Thema Digitalisierung in der WTSH weiter vorangetrieben.
„Mithilfe von Microsoft 365 konnte ein digitaler Arbeitsplatz in der WTSH eingeführt werden. Damit stehen nun allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der WTSH digitale Werkzeuge zur Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung. Dicide hat die technische Umsetzung und die organisatorische Implementierung über mehrere Monate intensiv betreut. Vielen Dank an Dicide, dass ihr uns mit euer Kompetenz und Erfahrung so professionell auf diesem Weg begleitet habt!“
— Svenja Sellmer, WTSH
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