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Einfache Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen

Eine Vielzahl an Tools und Software kosten Zeit und Geld. Dennoch führen kleine und mittlere Unternehmen häufig ihre Vertriebsprozesse mit unterschiedlichen bereits vorhandenen und bekannten Managementtools durch. Klassischerweise finden hier die Tools von Microsoft-Office ihren Einsatz. Viele Unternehmen halten so ihre Verkaufstools getrennt. Getrennte Geschäftsanwendungen bedeuten getrennte Daten und Prozesse, welche wiederum zu Ineffizienzen und verpassten Chancen führen. Die Ausgabe von Verkaufenden nimmt ab, wenn sie zwischen Apps wechseln müssen, nur um Daten anzugeben. Untersuchungen zeigen sogar, dass Mitarbeitende einen signifikanten Anteil ihrer Produktivität einbüßen, wenn sie zwischen Aufgaben wechseln müssen.

Chaos und überflüssiger Verwaltungsaufwand

Es werden Leads und Kunden in Excel-Tabellen verwaltet, mit Wiedervorlagen in Outlook gearbeitet und Angebote aus vorhandenen Angeboten kopiert und für neue angepasst. Informationen innerhalb des Unternehmens werden über Mailverteiler verbreitet und im Outlook von den Mitarbeitenden individuell strukturiert abgelegt. Oftmals sind diese Prozesse individuell gelebt. Fallen Mitarbeitende – zum Beispiel durch Krankheit – aus, so gestaltet es sich schwierig, spontan wichtige Aufgaben zu übernehmen. Anstehende Termine oder zurückliegender Mailverkehr mit potenziellen und aktuellen Kunden sind nicht einsehbar.

Durch diese Arbeitsweise leiten die Vertriebsmitarbeitenden unter Umständen ihre „eigene Wahrheit“ ab, was die Vertriebsleistungen und den Ausblick auf das künftige Geschäft angeht. Eine Auswertung ist unter Umständen nur sehr umständlich für alle verfügbar zu machen, und kann im schlimmsten Fall für unproduktive Diskussionen sorgen.

Die Lösung des Problems

An dieser Stelle unterstützt eine CRM- und Leadmanagement-Software und sorgt für eine deutliche Steigerung der Produktivität. Ziel ist es, den Vertrieb besser und effizienter zu gestalten und das Potenzial vorhandener Kunden und Kundinnen zu erkennen, sowie zu entwickeln.

Die Software unterstützt die Verwaltung der Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden, indem sie den Prozess der sich wiederholenden täglichen Aufgaben vereinfachen. Hierzu zählen den Fortschritt von Leads und Angeboten zu verfolgen, neue Verkaufschancen zu schaffen und Verkaufende an die nächsten zu ergreifenden Aktionen zu erinnern. Vertriebsmitarbeitende können unter dem Strich effizienter und besser organisiert arbeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Software dem Management, den aktuellen Status der Vertriebspipeline besser zu verfolgen und die Leistung des Teams zu messen. Es können bessere Entscheidungen hinsichtlich der Priorisierung von Umsetzungen, der Ressourcenplanung und der Auslastung des Unternehmens getroffen werden.

Bei Bestandskunden ist es auf Basis des getätigten Geschäfts möglich, individuelle Angebote und Ansprachen zu entwickeln und so das Marketing effizient zu gestalten.

Wertvolle Nebeneffekte

Nicht zuletzt steigert die Arbeitsweise mit einer CRM Software die Zufriedenheit der Mitarbeitenden! Die gesamte Anbahnungsphase wird strukturiert und standardisiert, die Bearbeitung erfolgt transparent für das Team und wiederkehrende Aufgaben können mit kleinen Prozessen unterstützt und vereinfacht werden. Die Mitarbeitenden einer Ebene haben das gleiche Verständnis und die gleichen Informationen über Kunden und Kundinnen, Leads und Angebote.

Aus diesen Gründen sollten auch kleine und mittlere Unternehmen unbedingt die Implementierung einer CRM-Software in Betracht ziehen. Mit Dynamics CRM bietet Microsoft eine weitverbreitete und erschwingliche Lösung, welche alle erwähnten Punkte abdeckt.

Bei der Umsetzung und Einführung der Software unterstützen wir von A-Z, so dass Ihre Mitarbeitenden sich im Handumdrehen zurechtfinden. Die standardisierte Software ist nahtlos mit den vorhandenen Office-Tools verzahnt, einfach zu bedienen und wird von uns so angepasst, dass Ihre individuellen Abläufe und Anforderungen Berücksichtigung finden. Dadurch wird sehr schnell eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitenden erreicht.

Die wichtigsten Eckpunkte von Microsoft Dynamics CRM

  • Investitionsarme Implementierung. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, muss keine Hardware, wie etwa ein Server, angeschafft werden.
  • Microsoft Dynamics CRM ist komplett hardwareunabhängig – vorhandene Laptops oder PCs können weiter verwendet werden.
  • Das System ist betriebssystemunabhängig und kann sowohl auf Windows- als auch auf MacOS-Computern genutzt werden.
  • Selbstverständlich ist die mobile Nutzung möglich: Apps für Android und iOS stehen zur Verfügung. Der Zugang kann auch auf jedem mobilen Device über den Internet-Browser erfolgen.
  • Es besteht eine Anbindung an Outlook, damit Mails, Termine und Aufgaben direkt mit dem CRM verknüpft werden können.
  • Eine zentrale Dateiablage auf dem SharePoint ermöglicht die strukturierte Hinterlegung von Dokumenten für Kunden und Kundinnen, Angebot und Lead.
  • Die Menüstruktur und die Eingabemasken werden, angelehnt an den Standard, auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst, so dass Daten genau so erfasst werden, wie es Ihr Geschäft erfordert.
  • Vorlagen, zum Beispiel für Angebote und Mails, sorgen für einen hohen Standardisierungsgrad.
  • Das System unterstützt Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen und kann automatisierte Prozesse ausführen, wie etwa den Versand von Erinnerungsmails.
  • Auf Wunsch ist die Anbindung an ein Newslettertool möglich, um das Marketing zu professionalisieren.

Mehr Informationen zu Microsoft Dynamics CRM finden Sie hier.

Einbindung weiterer Microsoft Produkte

Nicht unerwähnt lassen möchten wir die Möglichkeiten, die sich durch die Kombination mit weiteren Microsoft-Produkten ergeben. Neben der erwähnten Einbindung der bekannten Office-Tools, ist es mit Hilfe von „Power Automate“ möglich, Workflows zu erstellen und mit Hilfe der Business Intelligence-Software „PowerBI“ Auswertungen und grafische Dashboards bereitzustellen, welche nahtlos in der CRM-Umgebung dargestellt werden können. So erhalten sie eine übersichtliche Ansicht, die alle KPIs Ihrer Vertriebsmitarbeitenden misst und verfolgt, einen visuellen Überblick über Ihre aktuelle Geschäftsleistung und eine Prognose Ihrer zukünftigen Ergebnisse erstellt.

Auch Datenquellen außerhalb des CRM können angebunden werden, wie etwa aus einem Enterprise Resource Planning-System (ERS), von einer Website oder aus einer Excel-Tabelle, und mit vorhandenen Daten kombiniert werden. Die Kombination von Daten und Prozessen über Apps hinweg schafft einen Mehrwert, der mit den Anwendungen einzeln – oder mit jedem anderen Vertriebsautomatisierungstool auf dem Markt – nicht zu finden ist. Verbesserte Produktivität, erleichterte Leadpipeline, engerer Aufbau von Beziehungen und effektiveres Vertriebsmanagement fördern den Verkäufererfolg durch Fokussierung der Vertriebsaktivitäten, Verkürzung der Verkaufszyklen und Wachstum des Geschäfts.

Unsere Handlungsaufforderung

Helfen sie Ihren Mitarbeitenden Leads intelligent zu segmentieren und Aufgaben leichter zu priorisieren, um sich auf erfolgsversprechende Leads und Aufgaben zu konzentrieren. Finden Sie heraus, wie Sie Ihr Kundenmanagement verbessern können, und kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches und kostenfreies Beratungsgespräch!

Martin Ihde

Martin Ihde

Jahrgang 1970, geboren und aufgewachsen in Berlin. Martin lebt und arbeitet seit 2008 in Schleswig-Holstein. Der Schwerpunkt seiner Arbeit liegt im Produktmanagement und der Projektleitung. Auch nach über 20 Jahren Erfahrung in der IT- und Telekommunikationsbranche ist er neugierig geblieben und interessiert sich für neue Ideen und Lösungen. Privat hält ihn seine Familie mit zwei Töchtern auf Trab. Martin kocht gerne thailändisch, interessiert sich für Gegenwartsliteratur, hört viel Musik (gerne auf Vinyl) und fährt bei Wind und Wetter mit dem Fahrrad. Kontaktieren Sie Martin Ihde auf Xing oder LinkedIn.

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