Zu den Aufgaben eines Marketing- und Vertriebsmitarbeitenden zählt die Identifikation potentieller Neukunden und die Einschätzung von Abschluss-Wahrscheinlichkeiten. Diese Tätigkeiten werden in Microsoft Dynamics unter dem Begriff „Leadmanagement“ zusammengefasst. Das System unterstützt den Akquiseprozess hervorragend: Von der ersten Kontaktaufnahme, über die Lead-Qualifikation zur Verkaufschance, dem Angebot, bis zur Angebotsauswertung und Rechnungsstellung.
Neukunden generieren und Bestandskunden halten
Mit Microsoft Dynamics CRM können sogenannte “Leads“ (potentielle Kunden) im System erfasst werden. Hierbei kann es sich um Neukunden handeln, oder um neue Geschäfte als Cross- und Upselling bei Bestandskunden.
Das “Lead Formular“ enthält Informationen zu potentiellen Kunden. Hierunter finden sich Kontakt- und Unternehmensinformationen, Angaben zur Lead-Quelle (Netzwerk, Partner, Homepage, Messe, Kampagne, eigene Akquise, etc.), sowie Kriterien, anhand dessen die Wertigkeit des Kontaktes und des Unternehmens als potentieller Kunde gemessen werden kann. Dies können etwa das Budget und die für den Interessenten relevanten Produkte sein.
Die Informationen des „Lead Formular“ können auch genutzt werden, um über „Selektionen“ die Leads Ansprache-Kampagnen zu steuern. Beispielsweise können die Felder der definierten „Themen“ als Drop-Down-Menü definiert werden, um diese „Selektierbar“ zu machen.
Im „Logbuch“ wichtige Informationen notieren
Zusätzlich enthält das „Lead Formular“ eine Übersicht mit jeglichen Interaktionen zwischen Mitarbeitenden und dem potentiellen Kunden, das sogenannte „Logbuch“. Jeder Mitarbeitende kann innerhalb des „Lead Formular“ sowohl dokumentieren, als auch sehen, wer mit welchem Medium (z.B. Telefon, E-Mail, Termin) aus welchem Grund (z.B. Information über Produkte) diesen potentiellen Kunden kontaktiert hat. Es sind zudem Notizen möglich, welche von Mitarbeitenden erstellt werden können, mit Angaben zu den Präferenzen des interessierten Kunden. Auch Besuchsberichte und Protokolle können in diesem Bereich hinterlegt werden.
Zudem können Posts, welche von Kunden oder Mitarbeitenden in den sozialen Netzwerken erstellt wurden, dokumentiert werden. Darüber hinaus erhält das „Lead Formular“ Informationen zu Stakeholdern und Wettbewerbern, die ebenfalls um die Gunst dieses Kontaktes oder Unternehmen werben.
Die Reaktion des „Leads“ auf das Angebot entscheidet über den letzten Prozessschritt. Hier wird der Qualifikationsprozess geschlossen und es besteht nun die Möglichkeit, den Kontakt zu qualifizieren, disqualifizieren oder zu löschen. Letzteres ist jedoch nicht empfehlenswert, da die Daten zu dem „Lead“ verloren gehen. Liegt eine Überzeugung vor, dass der potentielle Kunde an den Produkten oder den Dienstleistungen des Unternehmens interessiert ist, gilt es diesen zu qualifizieren. Durch die Qualifizierung des „Leads“ wird automatisch das „Verkaufschance“ Formular geöffnet und die Entitäten „Kontakt“ und „Firma“ erstellt. Ob diese Verkaufschance zum Erwerb von Produkten führt, entscheidet sich in einem weiteren Validierungsprozess. Lehnt der Interessent das Angebot ab und zeigt kein weiteres Interesse, wird im CRM entsprechend die „Qualifizierung aufheben“ Funktion gewählt. Somit ist der „Lead“ nicht mehr im Funnel und es werden keine weiteren Ressourcen investiert.
Automatische Übernahme von wichtigen Informationen
Mit Microsoft Dynamics können E-Mails zu „Leads“ konvertiert werden, wodurch die in der E-Mail enthaltenen Informationen zum Kontakt automatisch in das „Lead Formular“ übertragen werden. Somit wird einem das mühsame Eintippen der Kontaktinformationen erspart. Auch E-Mails zu bestehenden Kontakten können bequem per Knopfdruck in Outlook zum „Logbuch“ hinzugefügt werden.
Zusammenfassend tragen alle oben genannten Funktionen dazu bei, den Qualifizierungsprozess effizienter zu gestalten, indem den Mitarbeitenden alle, für die Qualifizierung notwendigen, Informationen in einer benutzerfreundlichen Übersicht zur Verfügung gestellt werden.
Hier können Sie mehr zu den weitern Eigenschaften von Microsoft Dynamics lesen.
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