Veränderungen erfolgreich managen

„Ohne mich!“ – Ein Ausdruck der Unzufriedenheit, der bei der Bekanntgabe einer Modernisierungsmaßnahme vielen Projektverantwortlichen und Führungskräften nicht allzu selten über den Weg läuft. Dabei soll die organisatorische Umstrukturierung, die Neugestaltung der Büroräumlichkeiten oder auch die Umstellung der alten on premise-Systemumwelt in die neue Cloud-Welt doch genau das Gegenteil bewirken und für mehr Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeiter/innen sorgen. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie Veränderungen erfolgreich managen!

Oftmals verfehlen diese Veränderungen am Arbeitsplatz jedoch die vorab definierten Zielsetzungen des Vorhabens aufgrund unzureichender Akzeptanz und fehlenden Verständnisses in den Reihen des Unternehmens oder eines Teilbereiches. Dass der Faktor Mensch auch bei vermeintlich offensichtlichen Vorteilen eines Veränderungsprozesses besonderer Beachtung bedarf, findet auch in der heutigen Zeit, in der Projekte inzwischen an der Tagesordnung stehen und unser tägliches Geschäft bestimmen, zu wenig Berücksichtigung.

Dabei stellt doch gerade dieser Erfolgsfaktor das wichtigste Gut eines Unternehmens dar und ist von so gut wie allen relevanten Entscheidungen direkt oder indirekt betroffen. Wäre es da nicht angebracht, Veränderungsprozesse, Projekte oder sonstige Maßnahmen, die Einfluss auf jeden Einzelnen haben können, mit den Erwartungen und Anforderungen der betroffenen Individuen abzustimmen, um Akzeptanz für die Veränderung und im besten Fall sogar das aktive Bedürfnis nach Veränderung zu schaffen?

Hier kommt unser Ansatz des Adoption and Change Managements ins Spiel, der die menschliche Seite des digitalen Wandels oder einer Modernisierungsmaßnahme in den Fokus rückt und im Rahmen eines Prosci-zertifizierten Vorgehens sowie dem Einsatz geeigneter Tools und Methoden zielgerichteten Einfluss auf den Veränderungsprozess nimmt.

Die Gründe für aktives Change Management

Die Gründe für ein aktives Change Management sind vielfältig, im Kern lassen sich jedoch zwei elementare Ziele ableiten:

  • Change Management erhöht die Wahrscheinlichkeit und unterstützt das Erreichen des Projekterfolgs und der definierten Ziele.
  • Change Management fördert den Aufbau von Veränderungskompetenzen innerhalb der Organisation und sensibilisiert das Unternehmen für zukünftige Veränderungsprozesse.

In vielen Fällen sind den Sponsoren eines Changes die vollumfänglichen Auswirkungen auf die Organisation nicht bewusst. So können beispielsweise Mitarbeiter/innen im Laufe des Prozesses abgehängt werden, die Motivation verlieren und neue Arbeitsformen werden nicht in der gewünschten Weise umgesetzt. Der mit der Veränderung angestrebte Nutzen wird nicht erreicht und eine Verbesserung des Ursprungsstatus bleibt aus. Der bekannte Rattenschwanz ist lang: Zukünftige Veränderungsprojekte treffen im Worst-Case-Szenario von Beginn auf einen aktiven Widerstand in der Organisation und man trifft nicht selten auf Äußerungen wie „Das klappt doch eh wieder nicht!“ oder „Noch so eine unnötige Umstellung!“.

Veränderung braucht einen klaren Plan

Um den gewünschten Soll-Zustand eines Wandels erreichen zu können und daraus den erwarteten Nutzen zu generieren, muss der individuelle Wandel aller betroffenen Personen aktiv gemanagt werden und der Soll-Zustand jedes Individuums erreicht sein.

Die Kernaussage, um die gewünschten Ziele nicht zu gefährden, lautet daher: Veränderung braucht einen klaren Plan und der ist nicht zu unterschätzen!

Um die Rolle des Change Managements in diesem Plan zu verdeutlichen, ist es wichtig, die Unterschiede zu dem klassischen Projektmanagement zu verstehen und diese beiden Grundbausteine eines Veränderungsprozesses einordnen zu können.

Nehmen wir einmal an, sowohl das Projektmanagement als auch das Change Management bilden jeweils ein Rad eines Zweirads. Das Projektmanagement-Rad dreht sich in den meisten Fällen inzwischen recht reibungslos, die Fähigkeiten für ein professionelles Projektmanagement sind in vielen Unternehmen in den Bereichen ausreichend vorhanden und vielfach erprobt. Jetzt kommen Sie, wenn Sie es richtig anstellen, selbstverständlich auch mit nur einem gut funktionierenden Rad an das gewünschte Ziel. Dieses Unterfangen wird Sie in der Regel jedoch deutlich länger beschäftigen und einiges mehr an Kraft und Ressourcen kosten, als das das zweite Rad mit in den Prozess einzubinden. Hier können natürlich mehrere Gründe ausschlaggebend sein, weshalb das zweite Rad nicht berücksichtigt wurde: Unter Umständen fehlen die notwendigen Ressourcen, Skills oder das relevante Wissen, um dieses Change Management-Rad einsatzfähig zu machen.

Diese Gründe sind legitim und nachvollziehbar, denn Adoption and Change Management erfordert viel Einsatz und methodisches Wissen, um erfolgreich eingebunden werden zu können. Aber es lohnt sich! Erfahrungsgemäß werden die anvisierten Projektziele in nur 15 % der Fälle erreicht oder übertroffen, wenn kein aktives Change Management betrieben wird. Wird das zweite Rad mit hoher Effektivität einbezogen, sind es mit 93 % aller Fälle deutlich mehr erfolgreiche Projekte.

Projektziel erreichen
Anteil der Studienteilnehmer, die mit Change Management die Projektziele erreicht oder sogar übertroffen haben.

Veränderungen erfolgreich managen mit der menschlichen Seite des Wandels

Während das Projektmanagement unter anderem auf Prozesse wie die Initiierung eines Projektes, regelmäßiges Reporting und Controlling oder detaillierte Projektplanung konzentriert ist und hierfür auf bekannte Tools und Methoden wie beispielsweise die Projekt Charta, Business Cases oder Kanban Boards zurückgreift, setzt das Change Management einen hiervon zunächst losgelösten Fokus. Es geht darum, Veränderungsprozesse auf der menschlichen Seite des Wandels vorzubereiten, zu managen und zu verankern. Hierfür lassen sich zertifizierte Methoden und Tools wie beispielsweise eine Sponsoren-Roadmap, ein Kommunikationsplan oder Trainingskonzepte zielgerichtet und auf das Unternehmen angepasst einbinden, um das Gesamtbild und die Ziele der Organisation mit den Bedürfnissen der einzelnen Individuen in Einklang zu bringen.

Man könnte also auch von einem organisatorischen Rad und einem menschlichen Rad sprechen, die sich beide möglichst reibungslos drehen sollten, um schnellstmöglich und ohne Umwege das angestrebte Ziel erreichen zu können.

Dabei ist es selbstverständlich wichtig, dass beide Räder in der Zusammenarbeit jederzeit eng miteinander verzahnt sind und Ihre Funktionen und Aufgaben aufeinander abgestimmt werden. Nur, wenn sich beide Räder gemeinsam im gleichen Rhythmus drehen, erfolgt der optimale Output und die angestrebten Ziele und Erwartungen können erfüllt werden.

Diese Unterscheidung zwischen Projekt- und Change Management ist elementar wichtig, um die Notwendigkeit des Change Managements herauszustellen und zu verstehen, warum dieser Ansatz eine grundlegende Rolle in der Zielerreichung von Modernisierungsmaßnahmen und der Verankerung von Veränderungsakzeptanz und -kompetenzen in Unternehmen spielt.

Fehlende Akzeptanz für einen Wandel innerhalb des Unternehmens kann weitreichende Auswirkungen haben, über die sich der Sponsor eines Veränderungsprozesses im Klaren sein muss. Liefert der ursprünglich angestrebte Nutzen nach Abschluss eines Projektes nicht den erwarteten Output und rentieren sich die Kosten und Aufwendungen für das Vorhaben im Nachgang nicht, Ziele werden nicht erreicht und im schlimmsten Fall wurde unvorteilhaft und ohne Mehrwert investiert.

Ziel dieses Beitrages war es, die Hauptgründe und Zielsetzungen des Adoption and Change Ansatzes aufzuzeigen und für die Notwendigkeit des Einsatzes eines Change Managements zu sensibilisieren. In diesem Rahmen ist es wichtig, eine Abgrenzung zu dem klassischen Projektmanagement vornehmen zu können und die enge Verzahnung dieser beiden Stränge hervorzuheben.

Sprechen Sie uns gerne jederzeit an, um weitere Infos über das Thema zu erhalten – wir würden uns freuen, Ihnen das Thema näher zu bringen!

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