SharePoint Online fördert die Zusammenarbeit in Unternehmen und mit Externen. Es können Dateien und Informationen gespeichert, freigeben und zusammen verwaltet werden. In unserem Artikel „Was ist eigentlich der Microsoft SharePoint Online?“ erzählen wir euch, wie der SharePoint entstanden ist, welche Vorteile er bietet und wie Sie Microsoft SharePoint für sich nutzen können.
Die Entwicklung von SharePoint Online
Die Entwicklung vom SharePoint startete bereits 1996 unter Jeff Teper. Damals sollte sein Team die Themen „Suche, Dokumente, Office und Web“ in einer Lösung zusammenführen. In der Entwicklungsphase wurden die beiden Vorläuferprodukte „Office Server“ und „Tahoe“ unter dem Codenamen Tahoe zusammengefasst. Tahoe hat sich heute zum bekannten SharePoint Server, bzw. zum SharePoint Online unter Microsoft 365 weiterentwickelt.
Was ist der SharePoint?
Aber was genau bedeutet es nun, wenn man „Suche, Dokumente, Office und Web“ auf einer Plattform zusammenführt. Was ist das Ziel dieses System und was erreiche ich damit?
Der SharePoint nutzt Web- und Netzwerktechniken zur Erstellung von Websites im unternehmensinternen Einsatz und ist somit ein wenig auch Content-Management-System (CMS). Weiterhin dient er zum sicheren Speichern, Strukturieren, Verwalten und Freigeben bzw. zum Zugriff auf Dokumente und ist somit auch Dokumenten- und Dateiverwaltung ergänzt um ein Berechtigungssystem. Der Zugriff auf Dateien und Dokumente kann dabei von nahezu allen Geräte-Arten erfolgen. Von allen Geräten, die sich per Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge usw.) über das Internet oder Netzwerk auf den SharePoint verbinden können und die auf die einzelnen Bereiche im System eine Freigabe haben.
Selbstverständlich bietet der SharePoint als System auch eine umfangreiche Suchfunktion, die es heute in den aktuellen Versionen sogar ermöglicht, nicht nur nach Dateien oder Dokumenten selbst zu suchen, sondern auch nach Inhalten innerhalb von Dokumenten, sprich nach einzelnen Wörtern, Ausdrücken oder ganzen Passagen.
Welche Vorteile bietet der SharePoint?
Was bietet so eine Plattform nun den Mitarbeiter*Innen einer Organisation. Mit dem SharePoint Online können Sie Inhalte im Web erstellen, speichern und freigeben, ganz egal, wo Sie gerade sind. Sie können Intranet-Websites, Seiten, Dokumentbibliotheken und Listen erstellen, um Informationen in Ihrem Unternehmen gemeinsam zu nutzen.
Sie können anschließend sogenannte Webparts wie Text, Bilder und Dokumente hinzufügen, um Ihre Inhalte zu formatieren und anzupassen. Sie können wichtige visuelle Elemente, News und Updates in einem modernen Layout auf Kommunikationswebsites darstellen, oder Sie verbinden hier alle geeigneten Personen für ein Projekt über Teamwebsites.
Hier kommt dann ein uns schon bekanntes Tool aus dem Hause Microsoft hinzu, welches die Möglichkeiten des SharePoint noch einmal deutlich erweitert. In Verbindung mit Microsoft Teams, das den SharePoint als technische Basis nutzt, ergeben sich noch wieder umfangreichere Möglichkeiten. Aber um diese und um Teams soll es hier zunächst nicht gehen.
Im SharePoint entdecken, folgen und suchen Sie Websites, Dateien und Personen, und können z. B. so Ihre täglichen Routineaufgaben mit Workflows, Formularen, Listen und Bibliotheken verwalten.
Der OneDrive-Client synchronisiert dabei Ihre Dateien mit der Cloud, und speichert sie dort, damit jeder mit Ihnen sicher zusammenarbeiten kann. So wird auch das Freigeben einzelner Dateien, Ordner oder Dokument-Bibliotheken zum Kinderspiel.
Für eine Website-basierte Kollaborationsplattform ist SharePoint Online leicht zu pflegen und die Grundlagen sind für Anwender leicht zu verstehen. SharePoint Online ist zudem nahezu uneingeschränkt anpassbar und hoch skalierbar. Ebenso lässt es sich durch eine Reihe sinnvoller Drittanbieter-Lösungen um Spezialfunktionen erweitern. So ergeben sich viele verschiedene Wege, wie Unternehmen die Plattform zur Realisierung erhöhter Produktivität nutzen können.
Wie geht es weiter mit dem SharePoint?
Auf dem Weg zum „Modern Workplace“ war schon vor Jahren die SharePoint-Idee ein ganz wesentlicher Baustein. Heute sehen wir, wie Microsoft diesen Weg immer weiter intensiviert und auf Basis bereits bestehender Lösungen immer wieder Weiterentwicklungen auflegt, um dieses Ziel – den optimalen Modern Workplace – zu erreichen. Dabei wird stets auch auf etablierte Systeme aufgesetzt.
Der klassische SharePoint On-Premise-Server wird uns sicher noch einige Jahre weiter erhalten bleiben – zumindest wird dies seitens Microsoft immer wieder bestätigt. Doch zeigt sich auch, dass SharePoint Innovationen heute zunächst im SharePoint online umgesetzt werden. Dies liegt daran, dass die modernen Webtechniken einen größeren Spielraum bieten als die doch eher eingeschränkten Möglichkeiten der On-Premise-Server. Auch ist die Integration von SharePoint Online in Microsoft 365 natürlich damit wesentlich flexibler und tiefer, sodass in der Online Variante deutlich mehr Potenzial steckt. Zudem muss man hier nicht selbst den kostenintensiven Server betreiben und administrieren.
Sie möchten mehr erfahren?
SharePoint Online ist Teil der Microsoft 365 Cloud-Lösung. Wenn Sie mehr erfahren möchten unterstützen wir Sie gern auf dem Weg zum Modern Workplace! Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung. Sprechen Sie uns einfach an.
