Wenn man sehr viel mit Dokumenten arbeitet, muss man sie auch irgendwo sicher und geschützt vor Datenverlust speichern können. Wer Office 365 einsetzt, der sollte die Speicherung seiner Daten und Dateien möglichst auf dem dazugehörenden SharePoint ablegen. Zur besseren Organisation des SharePoints legt man dafür am Besten nach Themen und Bereichen sortierte Bibliotheken an. So hat man z.B. eine Bibliothek für alle buchaltungsrelevanten Themen und weitere z.B. für Marketing und Kundenbelange. Doch wie legt man die Dateien dann ab und wie greift man später optimal auf sie zu? Wie zeigen Ihnen, wie Sie SharePoint Bibliotheken mit Windows 10 öffnen.
Öffnen und Speichern über die Anwendung
Da Sie Ihr Office, welches Sie zusammen mit Office 365 erworben haben, mit Ihrem Benutzernamen und Passwort aktivieren müssen, können Sie auf diese Weise Ihr Office auch direkt mit Ihrem persönlichen „OneDrive for Business“ und mit den Websites (SharePoints) Ihres Unternehmens verbinden. So können Sie Dokumente direkt von einer SharePoint Bibliothek öffnen und auch dort speichern. In Word sieht dies dann z.B. wie folgt aus:
Dokumente direkt in der SharePoint Bibliothek auswählen
Alternativ können Sie Dateien auch ganz bequem online, über den Webbrowser, im SharePoint öffnen. Gehen Sie dazu auf die gewünschte SharePoint-Website und wählen Sie die gewünschte Bibliothek aus. Blättern so lange in der Bibliothek, bis Sie die gewünschte Datei gefunden haben und klicken Sie diese dann einfach an. Die Datei öffnet sich und Sie können direkt weiterarbeiten.
Datenbibliothek mit dem Computer synchronisieren
Sehr viel komfortabler ist jedoch der „OneDrive for Business Sync-Client“. Mit diesem Client haben Sie die Möglichkeit, Ihre gewünschte Bibliothek vollständig auf Ihren Rechner zu synchronisieren. Die Vorgehensweise hierfür haben wir im Artikel Office 365 OneDrive for Business verwenden – Handling und Synchronisation beschrieben. Diese Vorgehensweise belegt aber immer physikalischen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Der Speicher auf der eigenen Festplatte ist jedoch begrenzt. Auch wenn Festplatten relativ günstig sind, kann der verfügbare Speicherplatz oft mit dem wachsenden Bedarf nicht schnell genug mithalten.
SharePoint Bibliotheken mit Windows 10 wie gewohnt direkt aus dem Explorer öffnen
Eine platzsparende Alternative stellen wir Ihnen jetzt vor. Die gewünschten SharePoint-Bibliotheken können Sie auch direkt in Windows einbinden – quasi als Netzlaufwerk. Das geht besonders komfortabel, wenn Sie Windows 10 verwenden und Ihren Computer in die in Office 365 integrierte und kostenlose „Azure Active Directory“ einbinden. Dazu klicken Sie in der Windows 10 Systemeinstellung einfach auf den Punkt Azure Domäne beitreten.
Weiterhin muss Ihre SharePoint URL als sichere Verbindung in den Internetoptionen hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu die Internetoptionen und klicken auf den Reiter Sicherheit. Danach klicken Sie auf den grünen Haken für „vertrauenswürdige Sites“ und dann auf den Button „Sites“. Fügen Sie jetzt Ihre SharePoint URL im Format https://domäne.sharepoint.com hinzu.
Um nun Zugriff auf die gewünschte Bibliothek aus Ihrem Explorer heraus zu bekommen, öffnen Sie die Bibliothek im Internet Explorer (andere Browser wie Edge, Firefox oder Chrome funktionieren hier nicht) und klicken oben links auf Bibliothek und dann auf „Im Explorer Öffnen“.
Es dauert nun ein wenig und es scheint nichts zu passieren. Warten Sie bitte geduldig ab. Es öffnet sich nach einiger Zeit der Explorer und es wird Ihre Bibliothek im Explorer angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, sich diese Bibliothek in die Favoriten oben links zu ziehen. Ab jetzt können Sie direkt auf die Bibliothek aus dem Explorer zugreifen, ohne einen Sync-Client oder einen anderen Umweg. Der einzige Nachteil ist: Sie brauchen immer eine Internetverbindung, um auf dieses „Netzlaufwerk“ zugreifen zu können.
Wir beraten und schulen Microsoft Office 365
Wenn Sie mehr über Microsoft Office 365 erfahren möchten, Beratung oder Schulung benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an. Lernen Sie mit uns, wie Sie Ihre spezifischen Aufgaben mit Microsoft Office produktiver lösen und sich den Arbeitsalltag vereinfachen.
