Wie Sie SharePoint Bibliotheken mit Windows 10 öffnen, einfach im Datei-Explorer

Wenn man sehr viel mit Dokumenten arbeitet, muss man sie auch irgendwo sicher und geschützt vor Datenverlust speichern können. Wer Office 365 einsetzt, der sollte die Speicherung seiner Daten und Dateien möglichst auf dem dazugehörenden SharePoint ablegen. Zur besseren Organisation des SharePoints legt man dafür am Besten nach Themen und Bereichen sortierte Bibliotheken an. So hat man z.B. eine Bibliothek für alle buchaltungsrelevanten Themen und weitere z.B. für Marketing und Kundenbelange.  Doch wie legt man die Dateien dann ab und wie greift man später optimal auf sie zu?

 

Öffnen und Speichern über die Anwendung

Da Sie Ihr Office, welches Sie zusammen mit Office 365 erworben haben, mit Ihrem Benutzernamen und Passwort aktivieren müssen, können Sie auf diese Weise Ihr Office auch direkt mit Ihrem persönlichen „OneDrive for Business“ und mit den Websites (SharePoints) Ihres Unternehmens verbinden. So können Sie Dokumente direkt von einer SharePoint Bibliothek öffnen und auch dort speichern. In Word sieht dies dann z.B. wie folgt aus:

 

Speichern in Bibliotheken

 

Dokumente direkt in der SharePoint Bibliothek auswählen

Alternativ können Sie Dateien auch ganz bequem online, über den Webbrowser, im SharePoint öffnen. Gehen Sie dazu auf die gewünschte SharePoint-Website und wählen Sie die gewünschte Bibliothek aus. Blättern so lange in der Bibliothek, bis Sie die gewünschte Datei gefunden haben und klicken Sie diese dann einfach an. Die Datei öffnet sich und Sie können direkt weiterarbeiten.

 

Datenbibliothek mit dem Computer synchronisieren

Sehr viel komfortabler ist jedoch der „OneDrive for Business Sync-Client“. Mit diesem Client haben Sie die Möglichkeit, Ihre gewünschte Bibliothek vollständig auf Ihren Rechner zu synchronisieren. Die Vorgehensweise hierfür haben wir im Artikel  Office 365 OneDrive For Business verwenden – Handling und Synchronisation beschrieben. Diese Vorgehensweise belegt aber immer physikalischen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Der Speicher auf der eigenen Festplatte ist jedoch begrenzt. Auch wenn Festplatten relativ günstig sind, kann der verfügbare Speicherplatz oft mit dem wachsenden Bedarf nicht schnell genug mithalten.

 

Dokumente wie gewohnt direkt aus dem Explorer öffnen

Eine platzsparende Alternative stellen wir Ihnen jetzt vor. Die gewünschten SharePoint-Bibliotheken können Sie auch direkt in Windows einbinden – quasi als Netzlaufwerk. Das geht besonders komfortabel, wenn Sie Windows 10 verwenden und Ihren Computer in die in Office 365 integrierte und kostenlose „Azure Active Directory“ einbinden. Dazu klicken Sie in der Windows 10 Systemeinstellung einfach auf den Punkt Azure Domäne beitreten.

 

joyn Azure AD

 

Weiterhin muss Ihre SharePoint URL als sichere Verbindung in den Internetoptionen hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu die Internetoptionen und klicken auf den Reiter Sicherheit. Danach klicken Sie auf den grünen Haken für „vertrauenswürdige Sites“ und dann auf den Button „Sites“. Fügen Sie jetzt Ihre SharePoint URL im Format https://domäne.sharepoint.com hinzu.

Um nun Zugriff auf die gewünschte Bibliothek aus Ihrem Explorer heraus zu bekommen, öffnen Sie die Bibliothek im Internet Explorer (andere Browser wie Edge, Firefox oder Chrome funktionieren hier nicht) und klicken oben links auf Bibliothek und dann auf „Im Explorer Öffnen“.

 

mit explorer öffnen

 

Es dauert nun ein wenig und es scheint nichts zu passieren. Warten Sie bitte geduldig ab. Es öffnet sich nach einiger Zeit der Explorer und es wird Ihre Bibliothek im Explorer angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, sich diese Bibliothek in die Favoriten oben links zu ziehen. Ab jetzt können Sie direkt auf die Bibliothek aus dem Explorer zugreifen, ohne einen Sync-Client oder einen anderen Umweg. Der einzige Nachteil ist: Sie brauchen immer eine Internetverbindung, um auf dieses „Netzlaufwerk“ zugreifen zu können.