Der Einsatz von Cloud-Basierten Standard-Büroanwendungen – wie zum Beispiel Office 365 – bietet für Unternehmen in der Praxis eine Vielzahl von Vorteilen. Der dazu notwendige Wechsel der Software ist mittlerweile problemlos möglich.
Viele Unternehmen haben dies erkannt und bieten Ihren Mitarbeitern dadurch eine moderne Arbeitsumgebung. Damit erfolgt der Zugriff auf wichtige Dokumente, Informationen und Mails für die Mitarbeiter bequem, flexibel und mobil. Sofort nach der Umstellung sind die Mitarbeiter in der Lage, sicher (und besser) miteinander zu kommunizieren und haben jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Dateien.
Dennoch schrecken Unternehmen oder Unternehmer vor dem Einsatz zurück. Dabei spielen aus meiner Erfahrung verschiedene Vorbehalte eine Rolle: die Auslagerung von Daten und Prozessen wird zum Beispiel als unsicher empfunden, der (vermeintlich hohe) technische Aufwand wird gescheut oder es scheitert schlicht an der Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Dadurch lassen Unternehmen mehr oder weniger unbewusst oder geduldet „fremde Technik“ für den Einsatz durch ihre Mitarbeiter zu. Denn für die Mitarbeiter ist die private Cloudnutzung aus ihrem Alltag nicht mehr wegzudenken und sie adaptieren diese Arbeitsweise – gezielt oder unbewusst – auch für den Job. Schließlich sind sie es aus ihrem privaten Umfeld ja bereits gewohnt, jederzeit und überall zu kommunizieren und Dateien mittels Clouddiensten zu tauschen oder zu sichern. Das schlägt sich dann leider auch darin nieder, dass diese vertraute „Arbeitsweise“ in die Arbeitswelt übernommen wird. Die private Cloudnutzung in Unternehmen ist also vielerorten bereits im Einsatz – und dies meist, ohne dass der Chef oder Unternehmer selbst davon weiß!
Es geht für Unternehmen nicht mehr um die Frage: Cloudnutzung – ja oder nein? Sondern um die Entscheidung zwischen sicheren und unsicheren Lösungen!
Spätestens hier muss der Unternehmer genau überlegen, ob seine sensiblen Unternehmensdaten etwa in der Dropbox gut aufgehoben sind und ob es sinnvoll ist, Terminabsprachen und Unternehmenskommunikation über Google-Mail und WhatsApp zuzulassen. Hier müssen unbedingt datenschutzrechtliche Bedenken und Lizensierungsthematiken sensibel betrachtet werden – so untersagt zum Beispiel Dropbox den nicht lizensierten – also kostenfreien – Einsatz im Firmenumfeld für sein kostenloses Privatkunden-Produkt. Mit der rechtlichen Thematik „WhatsApp zur Kundenkommunikation“ beschäftig sich zum Beispiel dieser Artikel.
Um auch rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen ist es daher notwendig, den Mitarbeitern Alternativen zu Dropbox & Co. zur Verfügung zu stellen. Nur so behalten Unternehmen die Kontrolle über Ihre Daten und verhindern den unbefugten Zugriff – nicht nur durch den sprichwörtlichen Hacker sondern auch durch beispielsweise ausgeschiedene Mitarbeiter, denen der Zugriff auf Unternehmensdaten sicher verwehrt werden kann.
Auch um die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern, können sich Unternehmen vom Image des Blockierers befreien. Die Mitarbeiter fühlen sich in einem modernen Arbeitsumfeld wohler, die Umsetzung oder Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle ist mit dieser Arbeitsweise zum Beispiel einfacher möglich und die Kommunikation mit dem Mitarbeiter und untereinander wird effizienter und macht einfach mehr Spaß.
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