Wenn Sie heute ein neues Unternehmen gründen, machen Sie sich nicht nur über Ihre Strategien, Produkte und Ziele Gedanken. Es ist unabdingbar, sich genauso über die Büro- und IT-Ausstattung Gedanken zu machen. Nach der Einrichtung des Systems, müssen die Mitarbeiter mit User-Accounts versorgt werden. Bei der Vergabe der Accounts sollten Sie möglichst vorher schon eine Namenskonvention für die Benutzer erstellt haben. Wir erklären Ihnen heute, welche Möglichkeiten es dabei gibt
In den meisten IT-Landschaften ist das Vorgehen ähnlich. Der Benutzername in Office 365 oder kurz UPN (User Prinzipal Name) ist in der Regel auch gleichzeitig die erste E-Mail Adresse des jeweiligen Benutzers. Es ist ratsam, sich rechtzeitig Gedanken über die Namenskonvention der Benutzer in Ihrem Unternehmen zu machen. Dies strahlt nicht nur Professionalität nach außen gegenüber Ihren Kunden und Partnern aus, es erleichtert Ihnen, Mitarbeitern, Kunden und Partnern auch die tägliche Zusammenarbeit.
Überlegen Sie sich vorher ganz genau, wie die E-Mail Adressen und Benutzernamen in Ihrem Unternehmen aufgebaut sein sollen. Ihre Domain, also z.B. www.dicide.de oder www.so-arbeiten-wir-morgen.de, haben Sie sich ja schon gesichert. Es geht jetzt im wesentlichen um den sogenannten Local-Part, also den Teil einer E-Mail Adresse, welcher vor dem @-Zeichen steht.
Es gibt unzählige Möglichkeiten den Local-Part zu gestallten. Die gängigsten Varianten sind wohl Kombinationen aus dem Vor- und Zunamen der Mitarbeiter. Dabei lassen sich Varianten mit Punkt, Bindestrich oder auch ganz ohne Trennzeichen erstellen. Wichtig ist dabei, dass sie nicht nur den Nachnamen oder nur den Vornamen Ihrer Mitarbeiter verwenden. So vermeiden Sie, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen und diese ähnliche oder gar die gleichen Namen haben, dass der Benutzername bereits in Gebrauch ist. Oft entsteht schnell ein Wildwuchs. Das erschwert dann die Zusammenarbeit, geht aber auch zu Lasten der Einheitlichkeit.
Wir schlagen bei unseren Kunden – sofern noch keine bestehende Struktur verfügbar ist – die folgenden Möglichkeiten vor:
- Vorname.Nachname@ihreFirma.de
- Vorname-Nachname@IhreFirma.de
- VornameNachname@IhreFirma.de
- V.Nachname@IhreFirma.de
- V-Nachname@IhreFirma.de
- VNachname@IhreFirma.de
Bei der Einrichtung von Funktionspostfächer, also freigegebenen Postfächer auf die mehrere Mitarbeiter zugleich Zugriff haben müssen, ist es ratsam, diese gemäß Ihrer Funktion zu benennen. Beispielsweise wie folgt:
- Info@IhreFirma.de
- Buchhaltung@IhreFirma.de
- Personal@IhreFirma.de
- Support@Ihrefirma.de
- Rechnung@Ihrefirma.de
Auch wenn ich mich hier wiederhole: Eines ist dabei aus meiner Sicht ganz besonders wichtig: alle E-Mail Adressen sollten immer nach dem gleichen Muster angelegt werden. Es erleichtert einfach die Zusammenarbeit. Wenn ich den Namen einer Person kenne und die Namenskonvention, dann kann ich mir so auch schnell selbst, ohne in alten Mails zu forschen, die Mail-Adresse meines Kontakts zusammenstellen. Letztlich wirkt ihr Unternehmen allein durch diese kleine Maßnahme nach außen wesentlich professioneller.
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