Notizen und Visitenkarten scannen mit OfficeLens für Office 365

Sicher kennen Sie diese Situationen: Sie sitzen in einem Workshop und haben mit Ihrem Team oder einem Kunden intensiv an Ihren Themen gearbeitet. Dabei haben Sie viele Informationen, Anregungen,  Zeichnungen und ToDos auf Flipcharts erfasst. Der Termin ist noch nicht ganz zu Ende und die ersten Kollegen machen sich schon fast auf den Heimweg. Doch die Notizen sind noch nicht dokumentiert.

In der Regel nimmt sich nun ein Mitstreiter mit Handy oder Digitalkamera den Notizen an und fotografiert die Charts. Nach dem Termin sollten die Charts dann in einem Workshop-Protokoll erfasst und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Der auserkorene Protokollant verschiebt seinen Auftrag wieder und wieder. Bis das Protokoll dann allen tatsächlich zur Verfügung steht, vergehen nicht nur Tage, sondern  oftmals Wochen. Das muss nicht sein!

 

Wir leben in einer digitalen Zeit. Wir haben Tablets, Smartphones, Kameras und Laptops – wir haben heute schon Möglichkeiten es besser zu machen, wir müssen sie nur nutzen. Darum stellen wir Ihnen heute die Smartphone-App „Office-Lens“ (Office-Lens für iOS / Office-Lens für Android / Office-Lens für Windows Mobile) vor. Mit Office-Lens haben Sie die Möglichkeit bereits während des Meetings nicht nur alle Charts und Aufzeichnungen zu dokumentieren, Sie können diese sogar allen Teilnehmern aus Ihrer Organisation direkt bereitstellen.

Office-Lens arbeitet direkt mit OneNote, der Online-Notiz-Anwendung von Microsofts Office 365, zusammen. Wenn Sie in Ihrer Organisation schon Office 365 einsetzen, haben Sie OneNote bereits kennengelernt.

Mit Office Lens fotografieren Sie nun Ihre Charts. Office Lens kann dabei sogar die Charts ordentlich ausrichten, wenn die Fotografie beispielsweise nicht genau auf das Objekt selbst ausgerichtet war. Dies sehen Sie in den folgenden Videos:

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Office Lens kann aber inzwischen noch mehr. Es verbindet sich nicht nur mitIhrem Office 365 Account und so mit OneNote, Sie können jetzt sogar mit allen Smartphone-Plattformen  Visitenkarten Ihrer Kontakte scannen und direkt verarbeiten:

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Sie scannen eine Visitenkarte im Visitenkarten-Modus der App, Office Lens erkennt die Daten der Visitenkarte, wie name, Adresse, Telefonnummer und Mailadresse, und speichert diese dann für Sie im OneNote. Der Speicherort wird beim ersten Fotografieren einer Visitenkarte in Ihrem Standardnotizbuch unter Kontakte angelegt.

Besonderer Vorteil bei der Nutzung der App in Verbindung mit Office365 und OneNote ist, dass die Visitenkarte im OneNote direkt auch als VCF-Datei angelegt wird. Dies ist das allgemeine Visitenkarten-Format, welche Sie direkt in Outlook weiterverwenden können. So speichern Sie einfach und schnell einen neuen Kontakt in Outlook, ohne sich die Mühe der händischen Eingabe machen zu müssen.

OfficeLens und OneNote sind das perfekte Pärchen, das Ihnen ihre tägliche Arbeit erleichtert. Haben Sie selbst bereits Erfahrungen mit OfficeLens oder OneNote gemacht? Schreiben Sie uns in den Kommentaren doch einfach, wie Sie die Tools nutzen, oder was Ihnen besonders aufgefallen ist.

 

Bildquelle: Screenshot Youtube Video

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