Wenn Sie Ihren neuen Office365 Account in Ihrem Unternehmen zur Nutzung durch Ihre Mitarbeiter einrichten möchten, und Ihre bestehenden E-Mails migriert werden sollen, müssen Sie die folgenden Setup-Schritte durchführen.
- Eine eigene Domäne hinzufügen
- Benutzer einzeln hinzufügen
- Benutzer Massenweise hinzufügen
- E-Mail Migration per POP3
- E-Mail Migration per IMAP
- E-Mail Migration per .pst File
- Software auf den Clients installieren
Mit diesen Setup-Schritten beschäftigen wir uns in dieser Artikelserie. Heute geht es in Teil 2 darum, Ihre Benutzer einzeln einzurichten.
Wenn Sie nur wenige Benutzer in Ihrem neuen Office365 Account anlegen müssen, können Sie dieses direkt beim hinzufügen Ihrer Domäne mit erledigen. Lesen Sie dazu den Teil1 dieser Artikelserie.
Sie können Ihre Benutzer genau so auch über die Benutzerverwaltung im Office365 Admin Center anlegen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder das Hinzufügen eines jeden Benutzers einzeln oder über die Funktion zum massenweise hinzufügen von Benutzern. Je nachdem wie viele Benutzer hinzugefügt werden müssen, empfiehlt sich die eine oder andere Methode. Ich empfehle hier, nicht mehr als zehn Benutzer einzeln anzulegen.
Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Office365 Administrator Konto unter https://portal.office.com an und öffnen Sie den Administrationsbereich durch einen Klick auf die Administrator Kachel im Office365 Startmenü in der linken oberen Ecke. Klicken Sie Anschließend im linken Hauptmenü auf Benutzer, und dann in dem sich darunter aufklappenden Menü auf Aktive Benutzer. Klicken Sie anschließend auf das kleine Plus-Symbol über der Liste mit den bereits vorhandenen und aktiven Benutzern, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen.
Es öffnet sich ein neues kleines Fenster, in dem Sie die Benutzerinformationen eingeben müssen. Tragen Sie hier die Daten des Mitarbeiters, so wie Vorname und Name, ein. Der Anzeigename wird dann automatisch ausgefüllt, kann aber von Ihnen jederzeit verändert werden. Wählen Sie bei einen Benutzernamen für diesen neuen Benutzer und wählen Sie die gewünschte Domäne aus (welche sie zuvor in Teil1 hinzugefügt haben). Wenn Sie über mehr als eine Domäne verfügen, vergewissern Sie sich, dass Sie in der Dropdownliste die richtige Domäne für den Benutzer auswählen.
Tipp:
Der Benutzername ist auch gleichzeitig die E-Mail Adresse des Benutzers! Überlegen Sie sich also genau, wie die E-Mail Adressen in Ihrem Unternehmen aufgebaut sein sollen. Dabei ist wichtig, dass alle E-Mail Adressen nach dem gleichen Muster angelegt werden, aber dennoch eindeutig gestaltet sind. Dies erleichtert es Ihres Mitarbeitern, Partnern und Kunden Sie und Ihre Mitarbeiter per E-Mail zu erreichen und transportiert nach außen ein einheitliches Bild. Verwenden Sie zum Beispiel etwas wie Vorname.Nachname@ihreFirma.de oder V.Nachname@IhreFirma.de. Wenn Sie zum Beispiel nur den Vornamen oder nur den Nachnamen verwenden haben Sie ein Problem, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, dessen Vorname bzw. Nachname bereits im Kollegium vorhanden ist.
Standardmäßig generiert Office 365 automatisch ein neues temporäres Kennwort für den neuen Benutzer. Wenn Sie jedoch ein anderes erstes Kennwort für den Benutzer erstellen möchten, wählen Sie Kennwort eingeben aus, und geben Sie dann zwei Mal ein starkes Kennwort ein. Wir empfehlen, dass Sie das Häkchen bei Veranlassen Sie diese Person, bei der nächsten Anmeldung Ihr Kennwort zu ändern setzen. Der neue Benutzer wird dann bei seiner ersten Anmeldung direkt dazu aufgefordert, sein bisheriges, temporäres Passwort, welches Ihnen nach einem Klick auf Erstellen angezeigt und auch per E-Mail zugesendet wird, zu ändern. Dieses Vorgehen erhöht die Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Sie haben auch die Möglichkeit, die Passwortrichtlinien zu ändern und ganz an Ihre Wünsche anzupassen.
Tragen Sie die E-Mail Adressen der Personen ein, an die die neuen Benutzerinformationen (Benutzername und Passwort) gesendet werden sollen. Typischerweise sind das Ihr Administrator und Sie selbst, sofern Sie nicht auch gleichzeitig Administrator sind. Sie haben hier auch die Möglichkeit, eine alternative E-Mail Adresse des neuen Benutzers anzugeben (sofern bekannt), um dem neuen Benutzer seine Login-Daten gleich mitzuteilen. Wählen Sie als letztes die Lizenz aus, welche diesem Benutzer zugeordnet werden soll und klicken auf Erstellen. Anschließend werden Ihnen die Daten des neuen Benutzers angezeigt.
Hinweis:
Beachten Sie, dass noch nacharbeiten notwendig sind. Da Sie die Benutzer lediglich mit Vornamen, Nachnamen und E-Mail Adresse sowie der Lizenz, welche diesem Nutzer zugewiesen werden soll, auf diese Weise anlegen können. Wenn Sie nun die weiteren Informationen wie Position, Abteilung, Telefonnummern und Adresse hinzufügen möchten, können Sie diese anschließend nur manuell hinzufügen. Klicken Sie dazu den gewünschten Mitarbeiter an und wählen auf der rechten Seite den Punkt Bearbeiten. Es öffnet sich ein neues kleines Fenster in welchem Sie nun die fehlenden Informationen zu dem jeweiligen Kollegen ergänzen können.
Schreiben Sie uns! Wenn Sie eine Detailfrage zum Office 365 Setup haben kontaktieren Sie uns einfach.
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