Das persönliche Gespräch ist längst fester Bestandteil der Arbeitsprozesse: keine Unternehmenskultur ohne persönliches Gespräch, keine Entscheidung ohne Sitzung, keine Weiterbildung ohne Seminar, kein Projekt ohne Workshop- und Teamarbeit … Die Folge: Das Management verbringt mittlerweile 70 – 80% der Arbeitszeit in kommunikativen Begegnungen – mit steigender Tendenz. Doch viele Meetings sind schlecht organisiert, finden in den falschen Räumen statt und verpuffen ohne spürbaren Fortschritt. Einerseits notwendig, andererseits frustrierend ineffizient werden sie zur puren Zeitverschwendung… Dabei lassen sich Kommunikationsprozesse sehr viel besser steuern, wenn die Zusammenhänge zwischen menschlichen Bedürfnissen, Prozessen und Raum beachtet werden. Die beiden Grundaufgaben der Kommunikation bestehen darin, die soziale Gemeinschaft zu stärken (Corporate Culture) und Veränderungsprozesse (Innovationen) zu initiieren – zwei gegensätzliche Ziele, die ganz unterschiedliche Umgebungen und Methoden erfordern. Entscheidend ist deshalb vor einem Meeting die richtige Fragestellung: Wer soll sich mit wem, wie oft, warum und wozu treffen? Dann erst sollten die dafür passenden Methoden, Räume und Einrichtungskonzepte gewählt werden.

Vernetzen und Entwickeln:
Informelle Kommunikationsprozesse

Nach neueren Untersuchungen entstehen hier die meisten kreativen Ideen, werden Querverbindungen geschaffen und trifft man sich, um die sozialen Kontakte zu pflegen. Was früher als notwendiges Übel angesehen wurde, gilt mittlerweile als Kernthema der Raumplanung für Kommunikation: Erschießungszonen, Empfangsbereiche, Teeküchen,  Pausenbereiche. Sie gilt es so zu gestalten, dass sich die Menschen begegnen können – und möglichst aufhalten wollen. 

• Tipp: Angebote wie schwarze Bretter, Zeitschriftenständer und ein Getränkeautomat in Verbindung mit Stehtischen oder Polstergruppen animieren dazu, sich aufzuhalten und ins Gespräch zu kommen.  

Bewahren und Sichern: Ritualisierte Konferenzformen.

In klassischen Konferenzen bilden sich Hierarchien und Ordnungsmuster ab, werden Spielregeln beschlossen und Weichen gestellt. Sitzordnung und Protokollführung folgen festen Spielregeln und Ritualen. Die geeigneten Stätten dafür sind Besprechungs- und Konferenzräume mit einer repräsentativen Ausstattung. Der zentrale Tisch und eine hochwertige Ausstattung verdeutlichen die eigentliche Aufgabe: Leitplanken zu bieten, die Kontinuität, Zusammenhalt und Sicherheit vermitteln – Themen, die gerade in dynamischen Veränderungsprozessen besonders wichtig sind!

• Tipp: Runde Tischformen erlauben variable Teilnehmerzahlen – und erleichtern auch im übertragenen Sinn „Positionswechsel“. Intelligente Systemtischlösungen und flexible Trennwände eröffnen zusätzliche Spielräume in der Raumnutzung.

Qualifizieren und Bilden: Schulung und Seminar

Heute gehören regelmäßige Schulungen und Seminare zum normalen Unternehmensalltag. Schließlich gilt es, Mitarbeiter möglichst schnell mit neuen Informationen und Techniken vertraut zu machen, um im Wettbewerb zu bestehen. Aufgabe der  Ausstattung ist, den Lernprozess zu fördern. Weil solche Räume von unterschiedlichen Gruppen mit wechselnder Teilnehmerzahl genutzt werden, sollte der Einrichtungs-Charakter neutral und der Raum variabel an Gruppengröße und Methode anzupassen sein. Muss oder darf ich zur Schulung?  Nicht zuletzt symbolisiert die Ausstattungsqualität den Stellenwert des Lernens im Unternehmen und beeinflusst damit ganz wesentlich Engagement und Motivation.

• Tipp: Die laufenden Kosten der Bewirtschaftung (Auf-, Um- und Abbauen von Tischanlagen und Bestuhlungen) übersteigen schnell die Beschaffungskosten. Gewichtseinsparungen, werkzeugfreie Montage, integrierte Verbindungsbeschläge, kompakte Lagermöglichkeiten und hohe Qualität bei Gestell- und Tischoberflächen zahlen sich deshalb schon nach kurzer Zeit aus.

Beteiligen und Verändern: Dynamische Konferenzformen

Besonders wichtig sind heute die Methoden für kreative Kommunikationsprozesse. Bei Workshops, Diskussionsrunden und Moderationen geht es um Innovationen und Veränderungsprozesse. Egal ob Scram oder Design-Thinking: Gefragt sind hier flexible und dynamische Umgebungen mit Möbeln, die wie Werkzeuge nach Bedarf von den Teilnehmern selbst konfiguriert und genutzt werden. Die physiologische Aktivierung sorgt auch für mentale Beteiligung, sie verkürzt die Warm-Up-Zeiten und mobilisiert die Potenziale der TeilnehmerInnen. 

• Tipp: Werden hier hochwertige und repräsentative Falttische, Schreibpulte, Flipcharts und Pinnwände eingesetzt, dann lassen sich die Räumlichkeiten auch für Schulungen und Seminar und sogar für Konferenzen nutzen. Die verdichtete Raumnutzung und Einsparungen bei der Bewirtschaftung (nur eine Person für Raumvorbereitung und kein Lagerraum notwendig!) bieten interessante ökonomische Vorteile.

Innovationen: Stehungen die neue Art der Meetings

In der Kommunikationsförderung stecken die zentralen Potenziale für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Es lohnt sich, kreativ und unkonventionell über Verbesserungen nachzudenken. Ein erster, ganz pragmatischer Schritt, ist die Umwandlung vieler Sitzungen in „Stehungen“. Es ist erstaunlich, wie sich die Meetingzeit verkürzt und wie hoch die Beteiligung der Teilnehmer ist, wenn an einem großen Stehtisch diskutiert wird, anstatt an einer Konferenzanlage Positionen zu behaupten und Themen „auszusitzen“…

Innovationen erleben!

Besuchen Sie uns inmitten des Wissenschaftsparks Kiel. Hier erleben Sie auf etwa 400 m² neue Arbeitsformen von morgen anfassbar, praktisch und professionell begleitet. Unser umfangreiches Workshop-­ und Schulungsprogramm hilft Ihnen, den Arbeitsplatz der Zukunft zu verstehen. Wir bieten Ihnen mit der modern workplace factory einen Ort zum Netzwerken, Wissensaustausch, Ideen entwickeln und für Ihre Veranstaltungen.

Zusammen gestalten wir Ihren Arbeitsplatz der Zukunft. Lernen Sie uns und den Arbeitsplatz von morgen kennen. Kontaktieren Sie uns jetzt.

www.mwf.kiel.de

Der Autor – Das Büro 4.0 bewegt

Burkhard Remmers, Jahrgang 1960, studierte Germanistik und Geschichte an der Universität Augsburg. 1988 folgte der Quereinstieg in die Büromöbel-Industrie. Nach seinem Eintritt beim vielfach preisgekrönten Büromöbelhersteller Wilkhahn in 1995 übernahm er dort verschiedene Leitungsfunktionen in den Bereichen Kommunikation und Unternehmensentwicklung. Das Unternehmen wurde bereits 1992 mit dem Deutschen Marketingpreis ausgezeichnet. Zudem erhielt es für zahlreiche, wegweisende Produktentwicklungen hochrangige internationale Designpreise, unter anderem auch den Bundespreis Ecodesign. Für die ganzheitliche, sozial-ökologische Ausrichtung wurde es 1996 mit dem Deutschen Umweltpreis der Deutschen Bundesstiftung Umwelt ausgezeichnet. Als Leiter Internationale Kommunikation verantwortet Remmers heute die interne und externe Öffentlichkeitsarbeit. Er ist Autor zahlreicher internationaler Fachpublikationen, Buchbeiträge und Vorträge zu Architektur, Ergonomie und Design im Kontext nachhaltiger Office-Konzepte. Burkhard Remmers ist Gründungsmitglied des Architekturbild e.V.  und im Deutschen Werkbund Nord e.V