Mit Microsoft OneDrive ist es auf einfache Weise möglich, Dateien, Daten, Fotos und Attachments sicher in der Cloud abzulegen, von überall her darauf zuzugreifen und sie mit der Familie, Freunden und den Kollegen zu teilen. An sich ist dies nicht weiter spektakulär, kann dies doch auch fast jeder andere Cloud-Speicher Dienst. In unserem Artikel „Was ist Microsoft OneDrive?“ werde ich euch jedoch erklären, was es konkret mit OneDrive auf sich hat, warum es einerseits ein Dienst ist, aber auch eine Software, wie sich die private OneDrive Version für zu Hause von der Business Variante unterscheidet und wie sich der OneDrive vom SharePoint Online abgrenzt. Schaut ergänzend dazu auch gern in meinen Artikel „Was ist der Microsoft SharePoint Online?“.

Die Geschichte von OneDrive

In etwa um die Jahrtausendwende begann die Entwicklung des Dienstes unter dem Codenamen „Skydrive“. Allerdings wurde dann erst im Jahr 2007 in den USA eine erste Version des Dienstes unter dem klingenden Namen „Windows Live Folders“ vorgestellt. Irgendwie fand der Name bei den potenziellen Kunden nicht so recht den gewünschten Anklang und die Nutzung blieb dementsprechend aus. Microsoft änderte den Namen darauf hin auf den Codenamen zurück und siehe da, die Kunden griffen zu.

Damals war der Dienst zunächst in seinen Ursprüngen ganz klassisch für die private Anwendung gedacht. Der Roll-out in Europa jedoch zog dann etwas Ärger nach sich. Die Firma Sky IP International Limited, welche wiederum zu Sky Limited, dem bekannten Medienkonzern gehört, klagte gegen die Verwendung der Marke Sky im Namen des Dienstes und gewann. Durch den Beschluss des EUGH vom 16.9.2013 in der Rechtssache T-152/12 wird endgültig der Markenname Skydrive für den europäischen Raum der Firma Sky IP International Ltd zugesprochen. Microsoft darf die Marke in Europa nicht mehr verwenden. Somit wurde der Name schließlich am 19.02.2014 auf den uns heute bekannten Namen OneDrive geändert. Die Business-Variante wurde dann zu OneDrive for Business umbenannt.

Was ist OneDrive – Personal?

Wie erwähnt, ist OneDrive ursprünglich als Dienst zur Ablage von Daten in der Cloud konzipiert worden. Nach und nach kamen dann weitere Features hinzu. Für den privaten Gebrauch gibt es unterschiedliche Pläne mit entsprechender Optionsvielfalt.

Dabei gibt es eine kleine Besonderheit: „OneDrive Basic 5GB“ ist bereits im Windows-Betriebssystem, Windows 10 enthalten. Hier bekommt jeder Nutzer 5 Gigabyte Cloudspeicher zur kostenlosen Nutzung. Es gibt einen persönlichen Tresor, mit dem Smartphone können mehrere Seiten von Dokumenten, Quittungen, Visitenkarten und Whiteboards gescannt und gespeichert werden, Word, Excel, PowerPoint sind in der Web-Version bereits enthalten, die PC-Ordnersicherung zum Sichern der wichtigsten System-Ordner ist integriert, Fotos vom Smartphone können automatisch gespeichert werden und noch vieles mehr.

Die Integration in Windows findet sich bereits ab Start eines neuen Rechners im Dateiexplorer. Hier im Bild als „OneDrive – Personal“:

Die kostenpflichtigen OneDrive Pläne beginnen bei günstigen 2 € im Monat als OneDrive Stand-alone mit 100GB, hinzu kommen Microsoft 365 Single und Microsoft 365 Family. Gerade bei Microsoft Family lohnt es sich, die Preise im Auge zu behalten. Hier gibt es oft Angebote, die den Regelpreis für das gesamte Officepaket von 99€ im Jahr deutlich reduzieren. So gibt es dann die Möglichkeit, das Paket mit bis zu 6 Teilnehmer zu nutzen, mit je 1 Terrabyte Speicherplatz pro Person und allen Vorteilen von Office 365 Family.

Was ist OneDrive for Business?

Auch bei OneDrive for Business gibt es unterschiedliche Pläne. Hier finden sich 2 Stand-alone Pläne und natürlich ist OneDrive auch Bestandteil der Business Pläne von Microsoft 365. Bei den Stand-alone Plänen fehlen zwar die Office Programme und die Vorteile, die sich aus der Nutzung von Office 365 ergeben, aber dennoch bieten die beiden OneDrive for Business Pläne in den Versionen Plan 1 und Plan 2 sehr viele Möglichkeiten. OneDrive for Business Plan 1 kommt mit einem Freivolumen von 1 Terrabyte und bietet viele Funktionen zur Dateifreigabe, zur Zusammenarbeit und zur Steigerung der Produktivität.

Unbegrenzter OneDrive Cloud-Speicher

OneDrive for Business Plan 2 bietet hingegen „unbegrenzten Cloud-Speicher“. Hier sind ein paar Regeln zu beachten: Es müssen mindestens lizenzierte 5 Benutzer sein. Jeder bekommt zunächst 1TB Anfangsvolumen. Admins können diesen Speicher je Nutzer bis auf 5 TB erhöhen. Sollte noch mehr Speicherplatz benötigt werden, muss eine Anfrage an den Microsoft Support gestellt werden. Dieser kann den OneDrive Speicher je Nutzer noch einmal auf bis zu 25 TB erhöhen. Sollte dies immer noch nicht ausreichen, wird den Einzelnutzern weiterer Speicherplatz in Form von SharePoint-Teamsites zur Verfügung gestellt.

Jenseits der beiden One Drive for Business Pläne steigt man dann bereits in Microsoft 365 Business Pläne ein, die, wie weiter oben erwähnt, die ganze Bandbreite der Office 365 Features und Lösungen ermöglichen und die Office 365 Apps enthalten.

Persönlicher Cloudspeicher für eine sicherere geschäftliche Zusammenarbeit

OneDrive for Business bietet dem Nutzer schon einen Ort, um Daten, Dateien und Dokumente abzulegen und von überall aus darauf zuzugreifen. Man kann online Dokumente erstellen, sie bearbeiten, teilen mit Kollegen und vieles mehr. Hervorheben möchte ich dabei die Möglichkeit der Ordnersicherung. Hier handelt es sich um eine OneDrive Funktion, mit der ausgewählte Ordner meines Rechners auf dem OneDrive synchronisiert werden können. Zu den ausgewählten Ordnern gehören der Desktop, der Dokumente- und der Bilder-Ordner. Es hat sich gezeigt, dass die Nutzer eines Windows Systems ganz besonders in diesen Ordnern Dokumente und Dateien ablegen. Dateien auf dem Desktop würden bei Verlust eines Rechners ebenfalls verloren gehen. Sind diese zentralen Ordner eines Windows Systems mit dem OneDrive synchronisiert, können sie auch nach Verlust oder Crash des Rechners auf einfache Weise wiederhergestellt werden.

Sicherheit ist also ein besonderer Aspekt bei der Nutzung des OneDrives. Teilt man Dateien, sind sie auch nur für die Empfänger nutz- oder bearbeitbar. Dies lässt sich wunderbar einfach vor dem Teilen definieren. Weiterhin können auch die Admins des Unternehmens unter der Berücksichtigung besonderer Sicherheitsfeature in Microsoft 365 definieren, in welchem Rahmen etwas geteilt werden darf und was geteilt werden darf. Gegebenenfalls muss man hier spezielle Lizenzen anwenden, wenn die gewünschten Sicherheitsregeln nicht im Umfang der eigenen Microsoft 365 Lizenz enthalten ist.

Organisationen können so vorgeben, ob die Weitergabe oder das Teilen nach extern erlaubt ist, welche Dokumenten-Inhalte freigegeben werden und ob Dokumente nur zur Ansicht geteilt werden dürfen. Es ist sogar möglich, die Bearbeitung oder das Drucken eines Dokumentes bzw. das Speichern einer Datei zu unterbinden. Die Freigabe von Dateien oder auch ganzer Ordner erleichtert jedoch Kollegen oder Projektbeteiligten untereinander die Zusammenarbeit ungemein.

OneDrive-Client und OneDrive-App

Um OneDrive zu benutzen, hat man die Möglichkeit, zum einen per Webbrowser auf onedrive.com zuzugreifen. Auf dem OneDrive-Portal habe ich Zugriff auf alle meine Dateien, Daten und Freigaben. So habe ich Zugriff auf alle Funktionen von OneDrive innerhalb meines Browsers. Es ist möglich, Dateien hochzuladen, zu bearbeiten, neu zu erstellen, zu löschen und diese selbstverständlich zu organisieren und zu teilen.

Das, OneDrive ein integrativer Bestandteil von Windows ist und sich im Dateiexplorer integriert, hatte ich bereits oben beschrieben. Der OneDrive Client ist also bereits auf meinem Rechner oder Laptop installiert. Er sorgt dafür, dass die Dateien zwischen meinem Laptop und der Cloud synchronisiert werden und ich jederzeit Zugriff auf die Daten habe.

Zusätzlich gibt es natürlich auch eine mobile OneDrive App. Die mobile OneDrive App gibt es für iOS und für Android. Damit ist auch der Zugriff, wenn man unterwegs ist, auf die Daten jederzeit möglich. Dabei ist es egal, ob ich die App auf dem Smartphone benutze oder auf einem Tablet.

Der OneDrive-Dienst ist also eigentlich eine ganze Menge auf einmal. Er ist nicht nur ein privater Cloud Speicher oder ein Business Cloud Speicher. Unter OneDrive versteht man auch den OneDrive Client im Windows Betriebssystem, aber auch die OneDrive App auf den mobilen Betriebssystemen.

OneDrive und der SharePoint

In meinem Blog-Artikel „Was ist der SharePoint Online?“ hatte ich erwähnt, dass der OneDrive Client auch Dateien und Daten zum SharePoint synchronisiert. Man mag sich fragen, warum ein OneDrive Client, der eigentlich zum OneDrive-Dienst gehört, nun plötzlich auch Dateien und Daten zum SharePoint synchronisieren kann. Die Antwort ist an sich ganz einfach. Im Artikel über den SharePoint hatte ich beschrieben, wie der SharePoint entstanden ist und welche Funktionen er hat. Schaut man sich nun parallel dazu die Entwicklung des OneDrives an und auch seine Funktionalitäten, dann fällt auf, dass sie im Grunde genommen ähnliche Dienste darstellen und gleichermaßen ähnliche Funktionalitäten vorweisen.

OneDrive und SharePoint nutzen letztlich die gleiche technische Basis. Die Funktionalitäten überschneiden sich und somit ist es nur logisch, dass Microsoft diese beiden Dienst-Varianten auf einer technischen Plattform betreibt und nur eine Client-Software zur Verfügung stellt.

Warum sollte man den SharePoint Online parallel zum OneDrive nutzen?

Wenn die beiden Dienste sich doch so sehr gleichen, warum sollte man beide parallel benutzen? Beziehungsweise warum ergibt es auch durchaus Sinn, alle 3 zu benutzen? Den privaten OneDrive, den OneDrive for Business und den SharePoint online?

Der private OneDrive Dienst bietet mir in der kostenlosen Variante bereits 5 Gigabyte Speicherplatz. Dort kann ich zum Beispiel von meinem Smartphone aus alle Fotos, die ich mache, automatisiert sichern lassen. Natürlich können dort auch private Dateien abgelegt werden. Niemand außer mir hat auf diese Dateien Zugriff, solange ich sie nicht mit irgendjemand anderem teile.

Ähnlich verhält es sich mit dem OneDrive vor Business. Dort können persönliche Arbeitsdateien abgelegt werden, z. B. Dokumente an denen man zurzeit arbeitet. Sobald diese Dokumente fertiggestellt sind, können sie entweder aus dem OneDrive for Business heraus mit anderen geteilt werden, oder man verschiebt sie zum SharePoint Online. Dort hat man dann die Möglichkeit, Dateien in entsprechenden Dateibibliotheken abzulegen, damit dann auch Kollegen auf diese Dokumente Zugriff haben. Dabei steuert das von der Administration definierte Berechtigungskonzept die Zugriffe auf unterschiedliche Dokumentenbibliotheken, Dateien, Ordner und Daten. Nicht jeder Mitarbeiter einer Organisation hat damit also immer direkt Zugriff auf alle Dateien, die im SharePoint liegen, ganz im Gegenteil. Zugriffe werden ausschließlich durch eine vorher zu definierende Berechtigungsmatrix festgelegt.

Es ergibt also durchaus Sinn, die 3 Dienste parallel zu benutzen:

• OneDrive Personal – der private Cloudspeicher für private Belange und den automatischen Fotoupload
• OneDrive for Business – der persönliche Cloudspeicher für den Mitarbeiter in einer Organisation
• SharePoint Online – die gemeinsame Austauschplattform in einer Organisation als Intranet, Cloud-Speicher zur gemeinsamen Zusammenarbeit im Unternehmen und für Routineaufgaben und Workflows

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