Bereits viele Gesundheitsämter sind überlastet. Die Nachverfolgung von Corona-Infizierten wird immer schwerer und zeitintensiver. Viele Unternehmen sind seit der Krise verpflichtet, Anwesenheitslisten zu führen und auf Aufforderung dem Gesundheitsamt vorzulegen. Das Problem ist nur, dass die Erfassung der Besucherdaten meist händisch und auf Papier erfolgt. Es ist ein enormer Arbeits- und Verwaltungsaufwand, der die tägliche Arbeit stört. Mit Microsoft Power Automate, gibt es die Möglichkeit, die Corona Kontaktnachverfolgung mittels Workflow zu automatisieren. Wir zeigen Ihnen heute, wie das funktionieren kann.
Die Erfassung der Besucherdaten
Die Erhebung der Besucherdaten braucht immer einen Grund. Der Zweck der Datenerfassung ist in diesem Fall die Nachvollziehbarkeit von Kontakten in Zeiten der Pandemie Covid-19. Hierzu zählen Daten wie: Vorname, Nachname, Adresse & Kontaktdaten sowie terminliche Angaben. Die meisten Bundesländer sehen die Vernichtung der personenbezogenen Daten nach einem Monat vor.
Da nirgendwo von einer Unterschrift durch die Besucher die Rede ist, haben alle Unternehmen die Möglichkeit, die Daten auf elektronischem Wege zu erheben. Um der Papierflut bzw. Zettelwirtschaft Herr zu werden, können Sie die Corona Kontaktnachverfolgung mittels Workflow digitalisieren und automatisieren und somit auch die Akzeptanz bei der Eingabe durch Ihre Mitarbeiter zu erhöhen.
Corona Kontaktnachverfolgung mittels Microsoft Powerautomate Workflow
Microsoft Power Automate ist ein Tool zur Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen. Bis November 2019 war das Tool als Microsoft Flow bekannt. Es wird genutzt, um einfache oder komplexe Geschäftsprozesse des Alltags automatisiert abzubilden und den Nutzern das Leben zu erleichtern. Gemeinsam mit Power Apps und Power BI bilden diese Werkzeuge die Microsoft Power Plattform.
Um die Corona Kontaktnachverfolgung zu starten, muss der Mitarbeiter einen Fragebogen ausfüllen. Dieser „Fragebogen zur Dokumentation von Kundenkontakten“ (CoVid-19) ist in Microsoft Forms gebaut. Microsoft Forms ist eine Micosoft 365 Applikation, die dazu dient, Umfragen und Quizes zu erstellen, zu versenden und automatisiert zu bewerten. Der besagte Fragebogen enthält Fragen zu den Kontaktdaten sowie den terminlichen Angaben. Der Fragebogen kann je nach Bedarf und Anforderungen angepasst werden.
Sind alle wichtigen Fragen ausgefüllt, kann der Anwender den Fragebogen absenden. Alle eingegeben Daten werden nun automatisch in Excel in einer Tabelle erfasst und dargestellt. Die Corona Kontaktnachverfolgung mittels Workflow ist vollendet. In nur wenigen Sekunden ist der Eintrag gesetzt und alle wichtigen Daten sind erfasst. Nach vier Wochen werden alle getätigten Einträge automatisch gelöscht und die Aufbewahrungspflichten werden so termingerecht eingehalten.
Datenschutzrechtliche Vorgaben die ihm Rahmen der DSGVO eingehalten werden müssen können durch den Workflow unterstützt werden.
Die Vorteile von Corona Kontaktnachverfolgung mittels Workflow
- Produktivitätssteigerung durch Zeiteinsparung mit automatisierten Workflows
- Der cloudbasierte Dienst verhindert Datenverluste
- Niedrigere Fehlerquote durch Automation
- Es kann zu jeder Zeit eine aktuelle Liste zum Gesundheitsamt digital versendet werden.
- Alle Daten befinden sich an einem Ort. Egal wann, wo, oder von wem der Eintrag getätigt wurde.
- Der Workflow kann durch Rechtesteuerung verwaltet werden.
Sie möchten mehr erfahren?
Die Vorteile von Corona Kontaktnachverfolgung mittels Workflow sind eindeutig. Wir unterstützen Sie bei Ihren Automatisierungen durch Microsoft Power Automate! Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das optimale Lösungspaket für Ihr Unternehmen.Sprechen Sie uns einfach an.
