Die häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist das Kollaborationstool der Wahl. Viele Unternehmen arbeiten, kommunizieren und organisieren ihre tägliche Arbeit über Teams.
Um produktiv und motiviert zusammenarbeiten zu können, sollten Sie Regeln aufstellen und wichtige Fehler vermeiden. Das sind die häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams:

 

Die häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams – Allgemeines:

  1.  Es gibt keine im Unternehmen definierten Verhaltensregeln in Microsoft Teams. Um produktiv und motiviert in Microsoft Teams zusammenzuarbeiten, muss ein interner Leitfaden erstellt werden, der alltägliche Verhaltensregeln für die Verwendung von Teams behandelt.
    Wir helfen Ihnen, Ihre Microsoft Teams Netiquette zu definieren. Kontaktieren Sie uns gerne.

 

Kommunikation:

  1. Es ist nicht definiert, wofür Microsoft Teams und wofür E-Mails genutzt werden. Häufig verschwimmen beide Kommunikationsmethoden. Der eine hofft auf schnelle Antwort über den Teams Chat, der andere antwortet nur auf Mails und ist in Teams nicht online. Hier muss eine klare Regel definiert werden, damit gemeinsam kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann.
  2. Häufig wird die Microsoft Teams App auf dem Smartphone installiert. Somit bekommen die Mitarbeiter auch noch im Feierabend, Urlaub oder am Wochenende Meldungen aus Microsoft Teams.
    Hier sollten die Benachrichtigungen eingestellt werden. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, in Microsoft Teams Ruhezeiten einzustellen. Diese können Sie an Ihren Feierabend anpassen. Die  Ruhezeiten können Sie ganz einfach auf dem Smartphone einstellen. Wechseln Sie dazu zu Mehr Schaltfläche "Weitere" in der oberen linken Ecke der Mobil-App > Benachrichtigungen > ruhige Stunden. Wählen Sie dann eine bestimmte Tageszeit aus, zu der Teams Ihre Benachrichtigungen zurückhalten soll, oder wählen Sie ganze Tage aus.
  3. Wird eine wichtige Nachricht im Gruppenchat veröffentlicht, bricht häufig eine Antwortflut aus und wichtige Inhalte gehen verloren. Geben Sie einen “Daumen hoch”, um damit zu sagen “Habe verstanden”, “Klingt gut” oder “Okay”. So sparen Sie sich viele und nervige “Zur Kenntnis genommen”-Antworten. 👍🏽
  4. Einige Kollegen markieren jede zweite Nachricht als wichtig. Damit verliert die Funktion an Wert. Markieren Sie nur Nachrichten mit „!“, wenn Sie wirklich wichtig sind. Dann wird es von allen wahrgenommen und auch als wichtig behandelt.
  5. Achten Sie auf den Verfügbarkeitsstatus Ihrer Kollegen. Die Lampen zeigen an, in welchem Status sich der Kollege befindet. Ärgern Sie sich nicht unnötig. Leuchtet die Lampe Rot, wird der Kollege vorerst nicht erreichbar sein.

 

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Die häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams – Zusammenarbeit in Teams & Kanälen:

  1. Viele Teams-Nutzer verschicken etliche Anhänge über Microsoft Teams. Dies sollte möglichst vermieden werden. Versenden Sie lieber den Link zu dem Dokument.
    Einer der Vorteile von Office 365 ist die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten – nutzen Sie das zu Ihrem Vorteil. Belassen Sie es bei einer zentralen, aktuellen Datenquelle. Dreißig Entwürfe der gleichen Datei, die Ihren Posteingang verstopfen, ist doch so was von 90er!
  2. Es wird häufig vergessen, Dateien zu Synchronisieren. Wenn Sie dies jedoch tun, haben Sie die Möglichkeit, auch offline auf Dokumente aus Ihren Teams & Kanälen zuzugreifen. Also ärgern Sie sich nicht erst, wenn es zu spät ist und synchronisieren Sie alle wichtigen Dateien.
  3. Häufig werden zu viele Teams angelegt. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen und legen Sie nicht für alles neue Teams an. Manchmal reicht auch schon ein weiterer Kanal. Achten Sie darauf, dass die Teams übersichtlich bleiben.
  4. Tipps und Tricks zum Umgang mit Microsoft Teams finden Sie hier.

 

Die häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams – Besprechungen:

  1. Wer kennt es nicht. Man arbeitet aus dem Home Office und der Partner oder die Kinder laufen durch das Kamerabild. Das kann durchaus peinlich sein in wichtigen Videokonferenzen. Verwenden Sie den Weichzeichner oder ein Hintergrundbild, um Ablenkungen durch den Hintergrund zu minimieren. Sie können auch eigene Hintergrundbilder einfügen. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen hier.
  2. Vermeiden Sie Störungen in Vorträgen und gleichzeitiges Sprechen. Nutzen Sie die „Handheben-Funktion“, um sich zu Wort zu melden. Mit einem Klick auf die Hand zeigen Sie an, dass Sie etwas zu sagen haben. Das Symbol wird farblich hervorgehoben.
  3. Viele Meetings und Konferenzen werden ohne Video abgehalten. Dies macht die Meetings häufig träge und unproduktiv. Schalten Sie Ihr Video ein. So werden Besprechungen effektiver und persönlicher.
  4. Es wird ein Vortrag gehalten und ständig sind laute Geräusche, fremde Stimmen oder sogar der Wasserkocher eines Tee kochenden Kollegens zu hören. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen, um Störfaktoren zu minimieren.
  5. 5 Minuten vor der Zeit ist des Deutschen Pünktlichkeit. So ein Sprichwort. Kommen Sie auch in Online-Terminen nicht zu spät. Wählen Sie sich rechtzeitig vor dem Termin in die Telefonkonferenz ein.
  6. Nichts ist störender als das Kauen einer Karotte oder das Schlürfen eines Getränkes. Essen Sie nicht während eines Meetings oder schalten Sie Kamera und Ton aus.

Mehr zum Thema Videokonferenzen in Microsoft Teams finden Sie im folgenden Beitrag. Videkonferenzen mit Microsoft Teams

 

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