Microsoft Teams Breakout Rooms

Im August habe ich ihnen gezeigt, wie Sie mit der Hilfe von Teams-Kanälen und -Terminen eine Breakout Session planen und durchführen können. Zu dieser Zeit gab es noch kein richtiges Feature in Microsoft Teams, dass wie in Zoom, oder in anderen bekannten Collaborations-Tools das einfache arbeiten in Kleingruppen ermöglicht. Doch jetzt ist es soweit. Microsoft hat den Roll-out des Updates für Virtuelle Breakout Rooms in Teams gestartet. Ich erzähle Ihnen heute, wie die Microsoft Teams Breakout Rooms aussehen und was sie erwartet.

 

Breakout rooms

Microsoft Teams Breakout Rooms ermöglichen es den Organisatoren, große Meeting-Gruppen in kleinere Sessions aufzuteilen. Dies ermöglicht nicht nur konzentriertere Diskussionen, es ermöglich Gruppenarbeiten auf neuem Niveau. Auch für online Schulungen und Weiterbildungen ist es ein tolles Feature, das Microsoft Teams jetzt noch wertvoller für Wissenschaft und Wirtschaft macht.

 

Microsoft Teams Breakout Rooms einrichten

Microsoft hat verkündet, dass die Fertigstellung des Updates für Ende November geplant ist. Das heißt, in nur wenigen Wochen wird das Update für Sie alle zur Verfügung stehen.

Wenn das Update bei Ihnen zur Verfügung steht, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen, um die Breakout-Rooms einzurichten:

  1. Stellen Sie als Administrator sicher, dass Benutzer private Besprechungen mit den folgenden Einstellungen planen können:
    1. Privates Treffen erlauben = ein
    2. Jetzt Treffen in privater Besprechung erlauben = ein
    3. Kanal-Besprechungsplanung zulassen = ein
    4. Treffen jetzt in Kanälen erlauben = ein
  2. Um die Option „Nebenräume“ innerhalb Ihrer Besprechungen anzuzeigen, müssen Sie die neue Besprechungserfahrung für Teams einschalten, indem Sie
    1. Klicken auf Ihr Profilbild innerhalb der Teams
    2. Auswahl der Einstellungen
    3. Aktivieren Sie die Option „Neue Meeting-Erfahrung einschalten“ in den Allgemeinen Einstellungen.
    4. Starten Sie Ihren Team-Client neu.
    5. Sie können überprüfen, ob die Einstellung korrekt eingerichtet ist, indem Sie eine Sitzung starten und sicherstellen, dass die Sitzung in einem eigenen Fenster geöffnet wird.

      Neue Besprechungserfahrungen aktivieren

  3. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer, einschließlich des Organisators der Besprechung, die neueste Version von Teams verwenden. Wenn Sie über Android oder iOS Mobile oder Tablet teilnehmen, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer in ihren App Store gehen und das neueste Update herunterladen.
  4. Nehmen Sie als Organisator eines Meetings an einem geplanten Meeting teil. Sobald Sie in der Besprechung sind, sollten Sie neben der Handsteuerung für das Heben der Hand die Breakout Room-Option sehen.
    1. Sie müssen ein Besprechungsorganisator sein, um diese Option sehen zu können. Besprechungsteilnehmer und Moderatoren sehen die Option „Nebenräume“ nicht.

Microsoft Teams Breakout Rooms

Die Möglichkeiten in den Breakout Rooms

Um Breakout Rooms in Microsoft Teams zu erstellen, müssen Sie der Organisator der Besprechung sein. Somit haben Sie die Möglichkeit, die unterschiedlichen Räume zu verwalten und frei zwischen den unterschiedlichen Räumen zu wechseln. Es können bis zu 50 Nebenräume während einer aktiven Besprechung eingerichtet werden.

Sie können Nebenräume einrichten, nachdem Sie der Besprechung als Organisator beigetreten sind. Sie können Räume zu Beginn massenweise anlegen oder Räume manuell hinzufügen oder entfernen.

Die Breakout rooms können ganz einfach hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. Jeder Raum kann einen Namen Ihrer Wahl erhalten.

Um Benutzer einem Nebenraum zuzuweisen, klicken Sie auf Teilnehmer zuweisen (wie in der Abbildung gezeigt) und wählen Sie dann mit den Kontrollkästchen die Namen aller Benutzer aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zuweisen und wählen Sie den Raum aus, um ihn manuell Benutzern zuzuweisen.

Zu diesem Zeitpunkt werden die Nebenräume für die Besprechungsteilnehmer geschlossen, und der Organisator muss auf die Schaltfläche Räume starten klicken, um sie zur Diskussion zu öffnen. Klicken Sie abschließend auf Räume schließen, um alle Teilnehmer wieder in die größere Gruppe aufzunehmen, wenn der Breakout abgeschlossen ist. Dadurch werden alle Besprechungsteilnehmer darüber informiert, dass sie aufgefordert werden, die Nebenräume zu verlassen.

Als Organisator haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer von einem Raum in einen andren Raum zu versetzen.  Dies kann automatisch passieren oder per Bestätigung durch den Teilnehmer.

 

Microsoft Teams Breakout Rooms einstellungen

Bild: https://www.onmsft.com/news/microsoft-teams-breakout-rooms-feature-rolling-out-in-preview

 

Während des Arbeitens in Microsoft Teams Breakout Rooms

Haben Sie eine Nachricht, die an alle Teilnehmer gesendet werden soll, können Sie die Nachricht direkt im Chat in jedem Raum anzeigen lassen. Dies ist praktisch für Ankündigungen oder Aufgabenstellungen. Haben die Teilnehmer also nur noch 5 Minuten in Ihren Kleingruppen, können Sie es direkt in allen Gruppen über den Chat verkünden.

Chats, Dateien und Aufzeichnungen, die in den einzelnen Räumen entstehen, werden gespeichert und der Organisator hat durchgehend Zugrffl auf alle Inhalte der Breakout Rooms.

Die Teilnahme an den Microsoft Teams Breakout Rooms ist über Web, Desktop, iOS, IPads, Android und Tablets möglich.

Wenn Sie eine große Gruppe in kleine Gruppen aufteilen, werden die Teilnehmer den Breakout Rooms als Moderatoren beitreten. Somit haben alle Teilnehmer die Möglichkeit frei zu präsentieren, das Whiteboard zu nutzen und optimal zusammenzuarbeiten. Die Teilnehmer können keine weiteren Personen zum Besprechungs-Chat hinzufügen, keine Besprechungsdetails kopieren, andere Personen zur Besprechung anstupsen oder „Call me back“ verwenden.

Die Besprechungsteilnehmer können nicht allein zur Hauptbesprechung oder zwischen den Räumen zurückspringen. Sie müssen darauf warten, dass der Organisator der Besprechung sie zurück zur Hauptbesprechung zieht.

Mit diesem neuen Update fügt Microsoft ein Feature hinzu, dass vielen Usern gefehlt hat. Wir freuen uns schon sehr auf unser erstes Online-Meeting mit verschiedenen Breakout-Sessions.

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