Teams Breakout Rooms einrichten

Microsoft Teams Breakout Rooms sind seit Donnerstag, 10.12.2020 generell in Microsoft Teams verfügbar. Breakout Räume ermöglichen es Organisatoren, ein Meeting in Untergruppen aufzuteilen, um Diskussionen und Brainstorming-Sitzungen zu erleichtern. Auch für online Schulungen und Weiterbildungen ist es ein tolles Feature, das Microsoft Teams jetzt noch wertvoller für Wissenschaft und Wirtschaft macht. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie Microsoft Teams Breakout Rooms einrichten können.

 

Microsoft Teams Breakout Rooms aktivieren

Um die Option „Nebenräume“ innerhalb Ihrer Besprechungen anzuzeigen, müssen Sie die neue Besprechungserfahrung für Teams einschalten:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie „Einstellungen“ aus
  3. Aktivieren Sie die Option „Neue Meeting-Erfahrung einschalten“ in den allgemeinen Einstellungen.
  4. Starten Sie Ihren Teams-Client neu.
  5. Zusätzlich können Sie über einen Klick auf Ihr Profilbild „nach Updates suchen“. Führen Sie dies ebenfalls durch, sollten die Teams Breakout Rooms nicht zur Verfügung stehen. Es kann sein, dass Teams Sie nach dem Suchen von Updates fragt, ob Sie den Teams-Client neu starten möchten. Führen Sie dies unbedingt durch.

 

Wo finde ich die Microsoft Teams Breakout Rooms

Wichtig: Die Funktion der Teams Breakout Rooms steht Ihnen nur als Organisator eines Meetings zur Verfügung. Sind Sie lediglich Teilnehmer, können Sie die Funktion nicht sehen.
Haben Sie also einen neuen Termin organisiert, sehen Sie ein neues Symbol in Ihrer Konsole.

Microsoft Teams Breakout Rooms

Die Breakout Rooms können derzeit nur über die Microsoft Teams Desktop Version organisiert werden. Die Teilnehmer können einem Breakout Raum über Desktop, Web oder Mobile beitreten.

 

 

Microsoft Teams Breakout Rooms einrichten

  1. Erstellen Sie als erstes einen neuen Termin, in den Sie alle gewünschten Teilnehmer einladen. Es ist egal, ob Sie diesen Termin in Teams oder Outlook erstellen. Sie können den Termin ebenfalls in einem Chat oder Kanal einrichten.
  2. Starten Sie den Termin und klicken Sie in den Steuerelementen auf das neue Symbol für die Rückzugsräume. Sie können dem Raum vorab beitreten und die benötigten/gewünschten Breakout Rooms einrichten. Auch wenn Sie den Termin vorher noch mal schließen, bleiben die Einstellungen erhalten. Microsoft plant bereits ein Update, indem Sie auch die Gäste/Teilnehmer schon vorab zu ihren Räumen zuweisen können. Momentan geht dies nur, sobald die Teilnehmer dem Termin beigetreten sind.

 

Microsoft Teams Breakout Rooms einstellen

 

Teams Breakout Rooms einrichten

 

Es öffnet sich ein Einstellungsfeld. Wählen Sie hier nun aus, wie viele Räume Sie für Ihren Termin erstellen möchten und geben Sie an, wie Sie die Teilnehmer zu den Räumen zuweisen möchten. Dies kann automatisch oder manuell geschehen.

Sie können bis zu 50 verschiedene Räume einrichten.

Beim Einrichten der Räume können Sie diesen passende Namen zuweisen. Möchten Sie den Namen im Nachhinein ändern, klicken Sie auf die Punkte neben dem Raum und wählen Sie „Raum umbenennen“.

 

Menü Räume

 

Um den Raum zu aktivieren müssen Sie über „Weitere Optionen“ den Breakout Room öffnen. Sie können auch alle Räume gleichzeitig über die Schaltfläche „Alle Räume öffnen“ starten. Achtung! Sie können erst die erstellten Räume öffnen, wenn Sie die Zuweisung auf automatisch gestellt haben oder erste Teilnehmer zu den Räumen zugeteilt haben. Ein Raum kann nicht ohne Teilnehmer geöffnet werden. Ist ein Raum geöffnet, erscheint ein grünes „geöffnet“ neben dem Raum.

 

Raum geöffnet

 

Als Besprechungsorganisator/Referent können Sie jederzeit in die einzelnen Besprechungsräume wechseln. Dies tun Sie auch über die Menüpunkte neben den einzelnen Räumen „Raum betreten“.

Nach dem Start von Rückzugsräumen können Sie Benachrichtigungen mit Echtzeitupdates oder Meldungen an alle erstellten Räume senden. Dies können Sie tun, indem Sie auf die drei Punkte neben der Überschrift Gruppenräume klicken. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, eine Ankündigung zu machen. Diese Nachricht landet dann automatisch in dem Chat des jeweiligen Raumes.

 

Einstellungen für die Räume

 

Ankündigung machen

 

Sie können einen Breakout Room löschen, indem Sie über die drei Punkte neben dem Raum „Raum löschen“ auswählen.

 

Teilnehmer zu Breakout Rooms zuteilen

Um die Teilnehmer manuell den jeweiligen Räumen zuzuweisen, klicken Sie auf „Teilnehmer zuweisen“. Klicken Sie nun auf die Teilnehmer und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Klicken Sie nun auf „Weitere Optionen“ und wählen dann einen Raum aus Ihrer Liste aus. Wiederholen Sie die Zuweisung, bis alle Gäste einem Breakout Room zugewiesen sind.

 

Zuweisen Raum

 

Wollen Sie zwischen den Breakout Sessions einen Teilnehmer verschieben, oder will ein Teilnehmer den Raum wechseln, muss der Raum vorerst geschlossen werden. Derzeit können Sie Teilnehmer nur dann verschieben, wenn die Rückzugsräume geschlossen sind.

Die Breakout Rooms sind standardmäßig so eingestellt, dass Ihre Kursteilnehmer automatisch in geöffnete Räume verschoben werden.  Über die weiteren Optionen können Sie in den Raumeinstellungen „Einstellungen für die Räume“ das Kontrollkästchen für „Personen automatisch in geöffnete Räume verschieben“ deaktivieren. Nun erhalten die Kursteilnehmer eine Nachricht mit der Frage, ob sie einem Rückzugsraum beitreten möchten, bevor sie verschoben werden. Sie müssen „Raum beitreten“ aktiv auswählen, bevor sie in den Raum verschoben werden können.

 

Einstellungen für die Räume

 

Microsoft Teams Breakout Room öffnen

Haben Sie die Teilnehmer erfolgreich zugewiesen, können Sie die Räume nun öffnen. Sobald ein Raum geöffnet wurde, bekommen die Teilnehmer eine Mitteilung, dass sie verschoben werden. Dies passiert dann je nach Einstellung entweder automatisch oder durch Zustimmung. Durch den Button „Raum betreten“ kann der Teilnehmer sofort in den neuen Besprechungsraum wechseln.

 

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Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, über die Schaltfläche „zurück“ in den Hauptraum zu wechseln.

Der Organisator hat die Möglichkeit, über die Funktion „Teilnahme anfordern“, Teilnehmer in den Hauptraum zurückzuholen.

Um die Gruppenarbeiten zu beenden, sollte der Organisator die Gruppenräume aktiv schließen. Somit kommen alle Teilnehmer automatisch in den Hauptraum zurück.

Die Gruppenräume können immer wieder für weitere Aufgaben geöffnet werden.

Am Ende sollten Sie die Veranstaltung über die Schaltfläche aktiv beenden. Verlassen Sie das Event nicht nur. Sonst verlassen Sie lediglich das Meeting, aber der Termin läuft weiter und die Teilnehmer können auch noch alleine in Ihrem Termin bleiben.

 

Besprechung beenden

 

Speichern von Dateien, Aufzeichnungen und Notizen aus Breakout Rooms

Alle Teilnehmer können nach dem Schließen der Räume auf die erstellten Materialien (Chat, Dateien…) zugreifen. Zusätzliche Dateien können nicht mehr hinzugefügt werden. Der Chat kann nach der Schließung des Raumes auch nicht mehr verwendet werden.

Alle Dateien, die in einem Gruppenraum/Nebenraum entstehen, können in der Hauptbesprechung freigegeben werden, sobald alle wieder zusammen sind, und sind anschließend im Besprechungs-Chat verfügbar.

 

Möglichkeiten in Breakout Rooms

Teilnehmer:

Da es sich bei Breakout-Räumen um Teams-Meetings handelt, sind alle gängigen Teams Funktionen verfügbar. Die Teilnehmer können in ihrem Raum ein Thema diskutieren, während sie sich in einem virtuellen Café im Together-Modus befinden. Oder die Teilnehmer können das Microsoft Whiteboard heranziehen und ihre Ideen skizzieren. Das gilt auch für die Sicherheitsfunktionen, die dazu beitragen, Ihre Teams-Meetings zu einem sicheren Ort zu machen.

Jeder Rückzugsraum verfügt über einen eigenen Chat. Sie und die Kursteilnehmer können darauf über Ihre Chatliste sowie über den Chat Schaltfläche "Chat öffnen" im Rückzugsraum zugreifen, ganz wie in normalen Besprechungen.

Organisatoren:

Der Organisator kann in jeden Besprechungsraum wechseln und hat automatisch Zugang zu allen Chats, Dateien und weiteren Inhalten.

 

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