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Microsoft Teams ermöglicht die Zusammenarbeit über die Organisationsgrenzen hinweg. Sie möchten mit Partnern, Lieferanten, Herstellen oder anderen Stakeholdern an einem Projekt arbeiten? Durch Microsoft Teams können Sie auch mit externen und Gästen in einer gemeinsamen Oberfläche zusammenarbeiten. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie in Microsoft Teams externe Kontakte einladen können.

Externe kontakte in Microsoft Teams

Es ist möglich, externe Kontakte über einen Gastzugriff zu Ihren Teams, Dateien, Kanälen, Chats und weiteren Ressourcen Zugriff zu gewähren.

Ein Gast verfügt über kein Microsoft-Konto in Ihrer Organisation. Sie können als Team-Administrator steuern, welche Funktionen der Gast erhalten soll.

Externe Kontakte einladen

Der Gastzugang in Teams ist standardmäßig für Sie deaktiviert. Sie müssen mithilfe der Azure Organizational Relationships-Einstellungen die Gastzugriffe steuern. Loggen Sie sich bei Microsoft Azure unter wwww.portal.azure.com ein. Klicken Sie auf Azure Active Directory. Wählen Sie im Bereich Übersicht die „externen Identitäten“ aus. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, im „Bereich Organisations Identitäten“ die Einstellungen für externe Zusammenarbeit zu bearbeiten. Um Gäste einladen zu können, müssen die Punkte Administratoren, Benutzter und Mitglieder können Gäste einladen aktiviert werden.
Wenn Sie also nicht die Möglichkeit haben, einen Gast hinzuzufügen, lassen Sie sich die Rechte von Ihrem Administrator freischalten.

Externe in Microsoft Teams hinzufügen
Externe in Microsoft Teams hinzufügen
  1. Haben Sie alle nötigen Rechte, können Sie externe Kontakte zu ihren Teams einladen. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Team, in das Sie den Gast einladen möchten. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein. Jeder mit einem geschäftlichen oder persönlichen E-Mail-Konto, z. B. Outlook, Gmail oder andere, kann Ihrem Team als Gast beitreten. Über die Funktion Gastinformation bearbeiten können Sie den Anzeigennamen verändern.
  2. Nun empfängt der Externe eine E-Mail mit allen Informationen darüber, was Ihn als Mitglied erwartet.
  3. Der Gast kann nun die Einladung akzeptieren. Hat er bereits ein Microsoft-Konto, kann er sich direkt authentifizieren. Hat er keine Lizenz, wird ihm ein Passcode gesendet, um die Identität zu überprüfen.
    Nach erfolgreicher Überprüfung hat der Gast die Möglichkeit, in den eingeladenen Teams und Kanäle mitzuarbeiten.
Externe Gäste Microsoft Teams
Externe Gäste Microsoft Teams

Gäste haben in Microsoft die Bezeichnung (Gast) im Namen. Außerdem wird durch ein Symbol und einen Hinweis am oberen Rand jedes Team darauf hingewiesen, dass ein Gast teilnimmt.

Externe Gäste in Teams verwalten

Sie haben die Möglichkeit, den Gästezugriff in Teams zu verwalten und einzustellen. Gehen Sie über die drei Punkte in den Bereich Team verwalten. Unter dem Reiter Einstellungen können Sie nun die Gastberechtigungen verwalten.

Verwalten von externen in Teams
Verwalten von externen in Teams

Funktionen von externen in Teams

Gäste haben eingeschränkte Funktionen in Microsoft Teams. Einen Vergleich mit den Funktionen von Mitgliedern aus Ihrer Organisation sehen sie hier:

Funktion für externe in Microsoft Teams
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Hannah Schmitt

Hannah Schmitt

Jahrgang 1992, gebürtige Kielerin, begeisterte Sportlerin. Hannah ist der kreative Kopf des Teams. Durch ihr Studium im Bereich Medien- und Eventmanagement ist sie im Marketing zu Hause. Hannah kümmert sich um die Außendarstellung der Dicide: von der Konzeptionierung von Marketingmaßnahmen über die Umsetzung bis hin zur Auswertung. Neben dem kreativen Gestalten steht die Öffentlichkeitsarbeit im Fokus. Social-Media-Management und die Erstellung von Bild- und Videomaterial sind ebenfalls Schwerpunkte ihrer Arbeit. Nebenberuflich ist sie Pressesprecherin der TUS-Holtenau Huskies, einem Inlinehockey-Verein aus Kiel, in dem sie selbst Spielerin ist. Kontaktieren Sie Hannah Schmitt auf Xing oder LinkedIn.

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