Die Mitbestimmung der Mitarbeiter gewinnt in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Viele Firmen haben ihre Planung eher nach dem Bottom-up Prinzip ausgerichtet und wollen mit den Mitarbeitern gemeinsam das Unternehmen ausrichten und weiterentwickeln. Allerdings ist es sehr aufwendig von jedem Mitarbeiter die Meinung einzuholen und zu bewerten. Hier ist Microsoft Forms das Tool der Wahl. Wir zeigen Ihnen, wie sie online Umfragen und Quizes erstellen mit Microsoft Forms.
Microsoft Forms gehört zum Microsoft 365 Toolset und steht Ihnen als Lizenzinhaber unter www.portal.office.com bzw. www.forms.office.com zur Verfügung. Die Applikation dient dazu, Umfragen und Quizes zu erstellen, zu versenden und automatisiert zu bewerten. Die erstellten Unterlagen können direkt in Forms gespeichert werden und können dort auch Gruppen aus Microsoft Teams zur Verfügung gestellt werden. Somit ist es auch hier möglich, Dateien gemeinsam zu bearbeiten und auszutauschen.
Neue online Umfragen und Quizes erstellen mit Forms!
Zu Beginn stellt sich die Frage, welchen Zweck die Datei, welche erstellt werden soll, hat. Soll eine Umfrage zur Schaffung eines Meinungsbildes gemacht werden oder soll erlerntes Wissen bei den Mitarbeitern abgefragt werden?
Der Unterschied zwischen dem Formular und dem Quiz besteht vor allem in der Auswertung der Antworten.
Bei dem Formular werden die Antworten ohne Bewertung gesammelt und stehen sowohl als Einzelantwort als auch als durchschnittliche Antwort zur Verfügung. Somit bietet es sich hier neben den Umfragen auch an, Bewertungen durchführen zu lassen.
Das Quiz hingegen hat den Vorteil, dass direkt bei Erstellung der Frage die richtige Antwort mit angegeben werden kann, wodurch die Applikation die Antworten der Befragten automatisiert auswerten kann.
Quiz und Formulare erstellen
Nach der Auswahl, ob es sich um ein Quiz oder ein Formular handelt, gelangt man zur Erstellung der Unterlage. Hier kann das Formular benannt und eine Beschreibung hinzugefügt werden. Außerdem ist Platz für ein Firmenlogo. Die Farbe und das Hintergrundbild kann unter „Design“ angepasst werden. Hier gibt es einige vorkonfigurierte Auswahlmöglichkeiten, es können jedoch auch eigene Farben und Hintergründe eingefügt werden. Anschließend geht es an das Erstellen der Fragen. Hier kann gewählt werden, welcher Antworttyp gewünscht ist.
Hier empfehle ich, alle Möglichkeiten einmal auszuprobieren und je nach Frage die richtige Auswahl zu treffen.
Nach Auswahl des Antworttyps kann die Frage formuliert werden. Hier kann unterstützend ein Untertitel zur weiteren Erklärung oder auch Medien (Bild/ Video) eingefügt werden. Außerdem kann in der unteren Leiste gewählt werden, ob die Beantwortung der Frage erforderlich ist oder nicht sowie die Möglichkeit, mehrere Antworten zuzulassen. Hinter den drei Punkten verstecken sich weitere Möglichkeiten zur Gestaltung der Frage.
Bei der Erstellung eines Quizes kann außerdem die zu erreichende Punktzahl eingetragen werden, was zur automatisierten Auswertung erforderlich ist.
Vor dem Versenden des online Formulares
Wenn das Quiz erstellt wurde, geht es darum, die Einstellungen für die richige Versendung festzulegen. Dazu wählt man oben rechts in der Fensterecke die drei Punkte an und kann unter Einstellungen die Parameter zur Versendung wählen. Hier kann festgelegt werden, wer Antworten darf und wie oft das Antworten pro Person möglich ist (einmalig oder unbegrenzt). Außerdem lässt sich auf Wunsch ein Startdatum und ein Enddatum der Umfrage festlegen sowie weitere Einstellungen treffen.
Diese Einstellungen werden mit der Unterlage gespeichert und können jederzeit verändert werden.
Zur Versendung der Unterlage gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Einen kann die Unterlage zur Zusammenarbeit geteilt werden, zum Anderen kann hier auch das Senden und Sammeln von Antworten angestoßen werden. Einfach den entsprechenden Link kopieren und auf dem Weg der Wahl übermitteln.
Microsoft Forms Ergebnisse auswerten
Die abgegebenen Antworten können in dem Formular unter Antworten eingesehen werden. Hier werden neben den abgegebenen Antworten auch die Durchschnitte errechnet und im Quiz auch erste Auswertungen vorgenommen, die durch den Prüfer noch verändert werden können. Die Mitarbeiter selbst können, wenn der Versender es erlaubt, die Ergebnisse direkt nach Abgabe der Antworten einsehen. Zur weiteren Auswertung können die Ergebnisse auch in einer Exceltabelle ausgegeben werden.
Zudem können die Antworten in diesem Bereich auch zurückgesetzt werden, sodass ein neues, frisches Meinungsbild eingeholt werden kann.
Sie möchten mehr erfahren?
Microsoft Forms bietet viele Möglichkeiten zum Einholen von Meinungsbildern und Wissensständen. Wir unterstützen Sie bei dem Einsatz von Microsoft Forms. Wir analysieren Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das optimale Lösungspaket für Ihr Unternehmen. Natürlich bieten wir Ihnen auch den anschließenden Support dauerhaft an, falls Sie Fragen oder Schwierigkeiten haben. Sprechen Sie uns einfach an.
