Mit Microsoft Teams Planner Aufgaben verwalten

Microsoft Planner erleichtert die Verwaltung von Aufgaben und ermöglicht eine klare Zuweisung von Zuständigkeiten. Die App dient zur Aufgabenverwaltung für Abteilungen und Projekte in der Microsoft Umgebung. Mit Microsoft Teams Planner organisieren Sie Teamarbeit mit einer intuitiven, teamorientierten und visuellen Aufgabenverwaltung. Microsoft Planner fördert die Zusammenarbeit durch die nahtlose Integration in Microsoft Office 365. Pläne können auch mit Microsoft Teams erstellt oder mit Aufgaben in Microsoft Project verknüpft werden. In der Teams App wird Ihnen der Planner unter dem Namen „Task von Planner und To Do“ begegnen, da hier die Apps Planner und To Do (die Aufgabenverwaltung in Outlook) zusammenwachsen.

Die Vorteile von Microsoft Planner

  • Sehr intuitive Bedienung
  • Perfekt integriert in die Microsoft Office Umgebung
  • Einfache Zugriffssteuerung durch die Abhängigkeit zu einer Office 365 Gruppe
  • Fortschritt wird in Dashboards automatisch visualisiert
  • Weitere Auswertungsmöglichkeiten durch einen Export der Aufgaben in eine Excel-Tabelle

Die Nachteile von Microsoft Planner

  • Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben können nicht abgebildet werden (Abhängigkeiten in Projektplänen mit Microsoft-Project)
  • Der Planner kann nicht ohne eine Office 365 Gruppe oder ein Team genutzt werden (Einzelaufgaben über To-Do)

Was sind Use-Cases für einen Einsatz des Planners?

Nach einem Projektstart steht das Projektteam fest und man entscheidet sich, Teams als Kommunikationsplattform für das Projekt zu nutzen.

So sind viele Punkte wie interne und externe Kommunikation, Teilen von Dateien und gemeinsames Kalendermanagement abgedeckt. Möchte man die Aufgabenverteilung direkt auch über Teams abbilden, ist der Planner die beste und einfachste Möglichkeit. Mit wenigen Klicks ist ein Planner erstellt und nun kann das gesamte Team „Buckets“ und Aufgaben erstellen. (Buckets sind Kategorien, die erstellt werden können, um Aufgaben zu strukturieren)

Schnellstart Planner:

Ein Planner kann entweder direkt in Teams oder in der Web-App Planner erstellt werden.

In Teams sucht man hierzu einen Kanal aus und klickt auf das „+“, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen. Im Suchfeld „Task von Planner und To Do“ eingeben ist der schnellste Weg, um dann die App zu finden.

Registerkarte hinzufügen
Registerkarte hinzufügen

Danach muss nur noch ein Name vergeben werden und der Planner ist erstellt.

Tipps:
Das nachträgliche Umbenennen von einem Planner sorgt meistens für Probleme. Bei Rechtschreibfehlern sollten Sie im Fall der Fälle lieber den ganzen Planner neu erstellen.
Lässt sich „Task von Planner und To Do“ beim Durchsuchen nicht finden, ist diese App im Administrationsbereich nicht freigegeben.

Die Web-App lässt sich über Office.com aufrufen. Der schnellste Weg ist hier wieder das Suchfeld. Wenn Sie nach „Planner“ suchen, sollte Ihnen die App vorgeschlagen werden. Der Button „Neuer Plan“ befindet sich dann ganz oben links. Beim Erstellen eines neuen Planners sollten Sie darauf achten, dass dieser nicht ohne eine Office 365 Gruppe existieren kann. Wenn bereits ein Team existiert, kann dieses unter dem Reiter „Zu einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe hinzugefügt werden.

Neuer Plan
Neuer Plan

Tipp:
Wenn keine Gruppe ausgewählt wird, wird diese im Hintergrund erstellt. Der Name ist dann gleich dem des Planners. In den meisten Fällen ist es sinnvoller, zuerst eine Office 365-Gruppe (ein Team) zu erstellen und den Planner diesem zuzuordnen.

Arbeiten mit dem Microsoft Teams Planner:

Wenn der Planner existiert, kann direkt losgearbeitet werden. Die Hauptfunktionen werden im folgenden Video beschreiben:

Dieses Video ansehen auf YouTube.

Tipp:
Der Planner wurde entworfen, um Aufgaben in einem Team oder einem Projekt zu koordinieren. Werden die „Buckets“ und „Labels“ als Team erarbeitet und die Detailtiefe von allen gemeinsam bestimmt, wird der Planner optimal eingesetzt und entspricht perfekt den Anforderungen des Teams.

Auswerten des Microsoft Teams Planners:

Auswertung eines Microsoft Planners

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