In unserem Office 365 Setup – Teil 6 zeigen wir Ihnen die E-Mail Migration per PST File.

Wenn Sie Ihren neuen Office 365 Account in Ihrem Unternehmen zur Nutzung durch Ihre Mitarbeiter einrichten möchten, und Ihre bestehenden E-Mails migriert werden sollen, müssen Sie die folgenden Setup-Schritte durchführen:

1. Eine eigene Domäne hinzufügen
2. Benutzer einzeln hinzufügen
3. Benutzer Massenweise hinzufügen
4. E-Mail Migration per POP3
5. E-Mail Migration per IMAP
6. E-Mail Migration per .pst File
7. Software auf den Clients installieren

Mit diesen Setup-Schritten beschäftigen wir uns in dieser Artikelserie. Heute geht es in Teil 6 darum, Ihre bestehenden E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge per PST File zu migrieren.

Wenn Sie derzeit in Ihrem E-Mail Konto nur E-Mails verwalten und nun zu Office 365 wechseln, sind Sie mit einer einfachen IMAP Migration sehr gut beraten. Häufig ist es aber so, dass Sie in Ihrem Outlook auf Ihrem Computer aber neben den E-Mails auch Ihre Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und manchmal auch noch mehr verwalten und archivieren. Wenn Sie in Ihrer Organisation einen Exchange Server betreiben, kann man alle diese Infos mit einer Exchange zu Exchange Migration zu Office 365 transferieren und dann genau da weitermachen, wo sie zuvor aufgehört haben.

Wenn Sie aber bisher in Ihrer Organisation noch keinen Exchange Server eingesetzt haben und neben Ihren E-Mails auch alle anderen oben genannten Informationen übernehmen möchten, dann ist die Migration per PST File genau die richtige Methode. Dabei gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:

1. Den Upload der Files über das Internet
2. Das Versenden der Files auf einer Festplatte an Microsoft

Das Versenden der Files auf einer Festplatte empfehlen wir nur, wenn Ihre DSL Leitung  eine eher geringe Upload-Geschwindigkeit hat und/oder bei sehr vielen großen Postfächern. Wir konzentrieren uns in unserem Artikel auf den Upload der .PST-Files.

Dazu ein kleines Rechenbeispiel:

Bei einer Uploadrate von 1.000 kbit/s und einer Gesamtgröße aller Postfächer von 100 GB benötigen Sie etwa 10 Tage unterbrechungsfreien Upload. Dabei sollten Sie beachten dass Sie in dieser Zeit weder über Ihre DSL Leistung arbeiten können, noch Änderungen an den Postfächern vorgenommen werden dürfen. Der Grund: Änderungen an den Postfächern während des Uploads wären nach Abschluss in den Office 365 Postfächern nicht vorhanden sind. Es wird nur der Status-Quo bis zum Start des Uploads Übertragen.

Haben Sie dagegen eine Upload-rate von 10.000 kbit/s können Sie für die gleichen Postfächer mit einem Upload von ca. einem Tag rechnen, was durchaus okay ist. Beginnen Sie einen solchen Upload zum Beispiel an einem Freitag Abend nachdem alle Mitarbeiter Feierabend gemacht haben und lassen anschließend die Migration laufen (siehe weiter unten), dann können alle Nutzer am Montagmorgen bereits wieder arbeiten.

E-Mail Migration per PST File: Schritt eins

Als erstes müssen die .PST Files der Postfächer eingesammelt werden. Hierzu sind die folgenden Schritte in jedem Outlook-Postfach Ihrer Benutzer zu erledigen.

In Outlook 20013 und Outlook 2016 finden Sie den Export-Dialog unter Datei –> Öffnen und Exportieren –> Importieren und Exportieren

In Outlook 2010 finden Sie den Dialog unter Datei –> Optionen –> Erweitert –> Export

In Outlook 2007 finden Sie den Dialog unter Datei –> Import / Export

Im folgenden Dialog wählen Sie dann In Datei exportieren –> Outlook-Datendatei (.pst) und stellen Sicher, dass Sie den obersten Pfad Ihres Postfaches ausgewählt haben (in der Regel Ihr Name oder Ihre E-Mail Adresse). zusätzlich haken Sie bitte Unterordner einbeziehen an. Wählen Sie einen Dateipfad und einen eindeutigen Dateinamen (zum Beispiel den Localpart der entsprechenden E-Mail Adresse) und erstellen dann die Datei ohne ein Kennwort zu vergeben.

Sammeln Sie auf diese Weise alle .PST Files der einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ein und speichern Sie diese in einem Ordner auf Ihrem Rechner oder auf einem verfügbaren Netzwerkspeicher. Beachten Sie dabei, dass ab dem Zeitpunkt der Erstellung des PST Files in dem Postfach nicht mehr gearbeitet werden sollte, da spätere Änderungen nicht in das neue Postfach übertragen werden (s.o.).

Schritt zwei

Nun sollen die Dateien in Ihren Office 365 Tennant hochgeladen werden. Dazu benötigen Sie zunächst das Microsoft Azure AZCopy Tool. Laden sie dieses herunter und installieren Sie es auf dem PC oder Laptop, von dem Sie den Upload ausführen möchten. Öffnen Sie dann das Admin Center Ihres Office 365 Accounts und wählen aus dem linken Menü den Punkt Importieren aus. Klicken Sie auf das kleine Schlüssel-Symbol ( ), um den Sicherheitsschlüssel und Ihre URL für den Upload abzurufen. Speichern Sie sich beides in einer kleinen Notiz.

Der Upload der Files erfolgt nun im Azure AzCopy Tool (öffnen Sie das Tool per Rechtsklick und als Administrator ausführen) mit dem folgendem Befehl:

AzCopy.exe /Source:[Der Pfad zu Ihren PST Dateien auf Ihrem Computer oder Ihrem Netzwekpfad] /Dest:[Die oben abgerufene URL für den upload]\pst /Destkey:[der oben abgerufene Sicherheitsschlüssel]

Schritt drei

Zunächst benötigen Sie die notwendigen Rechte für einen Import von Postfächern. Loggen Sie sich dazu mit Ihrem Administratorkonto unter https://outlook.office365.com/ecp ein und klicken im Dashboard auf Administratorrollen. Klicken Sie dann auf das kleine Plus-Symbol () und geben einen Namen und eine Beschreibung für diese neue Rolle ein. Wählen Sie unter Rollen mit dem kleinen Plus-Symbol () die Rolle Mailbox Import Export aus, fügen Sie sich selbst (Das Administratorkonto, mit welchem Sie den Import durchführen möchten) als Mitglied dieser Rolle hinzu und speichern Sie diese neue Administratorrolle ab.

E-Mail Migration per PST File: Schritt vier

Der letzte Schritt ist der Import der hochgeladenen .PST Files in die Zielpostfächer. Vorausgesetzt wird hier natürlich, dass Sie alle zu importierenden Postfächer bereits in Office 365 angelegt haben und der Upload der PST Files vollständig abgeschlossen ist. Erstellen sie zunächst ein PST-Mapping File als .CSV-Datei. Beachten Sie dabei unseren Kurztipp zum erstellen von CSV Dateien. Sie können sich hier eine Beispieldatei herunterladen. Füllen Sie die Datei vollständig mit den Informationen der Benutzer.

Die Spalten A, B und F füllen Sie genau so wie in der Grafik gezeigt. In Spalte C steht der Name der jeweiligen .PST Datei und in Spalte D das Zielpostfach. In Spalte E geben Sie an, ob es sich um ein Postfach (False) oder um ein Archiv (True) handelt. Wenn Sie Archive verwenden möchten, so müssen Sie diese zuvor gebucht und angelegt haben. Die Spalten G bis I bleiben bis auf die Überschriften leer. Speichern Sie diese Datei anschließend als .CSV-Datei auf Ihrem Computer ab.

Wechseln Sie nun in Ihr Office 365 Admin Center und wählen dort den Punkt Importieren. Klicken Sie auf das kleine  Symbol um den Import anzulegen. Wählen Sie dort den Punkt über das Netzwerk hochladen aus. Aktivieren Sie beide Checkboxen, vergeben Sie einen Namen für diesen Migrationsbatch und laden Sie Ihre .PST Zuordnungsdatei hoch. Mit einem Klick auf Fertigstellen starten Sie die Migration der .PST-Files in die entsprechenden Postfächer.

Sie können den Status der Migration anschließend jederzeit in Ihrem Office 365 Admin Center unter dem Punkt Importieren einsehen.

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