Remote- und hybride Arbeit ist für viele auf der ganzen Welt zur neuen Norm geworden, da die alltägliche Zusammenarbeit immer häufiger virtuell abgewickelt wird. Wie ist es hier möglich, geschützt zusammenzuarbeiten? In unserem Beitrag geben wir Ihnen die besten Tipps für sichere online Meetings in Microsoft Teams.
Sichere online Meetings durch das Teams Admin Center
Im Admin Center für Microsoft Teams können Administratoren zentral für alle Anwender und Meetings Sicherheitseinstellungen definieren. Das Teams Admin Center wird über die Seite admin.teams.microsoft.com erreicht.
Steuern Sie, wer an Ihren Microsoft Teams-Meetings direkt teilnehmen und präsentieren kann
Besprechungsorganisatoren können die Teilnehmereinstellungen für eine bestimmte Besprechung über die Webseite mit den Besprechungsoptionen ändern. Gehen Sie in Teams zu Ihrem Kalender, wählen Sie ein Meeting aus und wählen Sie dann Meeting-Optionen. Von hier aus können Sie Einstellungen festlegen, z. B. wer zum Meeting zugelassen werden muss und wer die Lobby umgehen kann, um direkt am Meeting teilzunehmen.
Außerdem können Sie entscheiden, welche Teilnehmer mit der Moderatorenrolle teilnehmen können, um Inhalte zu präsentieren, und wer als Standard-Teilnehmer teilnehmen soll.
Sichere online Meetings: Minimieren Sie Störungen
Um absichtliche oder versehentliche Unterbrechungen von Meetings zu vermeiden, haben Sie als Meeting-Organisator die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer oder alle stumm zu schalten. Wenn ein Teilnehmer zufällig sein Mikrofon nicht stummgeschaltet hat, während er abwesend war, können Sie diesen Teilnehmer einfach über den Teilnehmerbereich stummschalten. Bei großen Meetings, die von bestimmten Sprechern geleitet werden, wie z. B. einer Town Hall oder einem Vortrag, stellt die Möglichkeit, alle Teilnehmer stumm zu schalten, sicher, dass Ihre Moderatoren nicht versehentlich unterbrochen werden.
Klicken Sie hierfür einfach auf die drei Punkte neben der Person oder wählen Sie „Alle stummschalten“.
Bestimmen Sie, wer in Ihrem Teams-Meeting Inhalte präsentieren oder seinen Bildschirm freigeben darf
Als Organisator des Meetings können Sie festlegen, wer innerhalb des Meetings Inhalte präsentieren oder seinen Bildschirm freigeben darf. Vor dem Start des Meetings haben wir bereits oben beschrieben, wie Sie dies über die Meeting-Optionen erreichen können. Sobald Ihr Meeting begonnen hat, können Sie über den Teilnehmerbereich einen Teilnehmer auswählen, um festzulegen, ob dieser die Rolle des Moderators hat oder ein Standardteilnehmer ist. Dies kann besonders dann nützlich sein, wenn Sie externe Teilnehmer an Ihrer Besprechung teilnehmen lassen, die möglicherweise nur vorübergehend die Moderatorenrolle benötigen.
Beenden Sie Ihr Teams-Meeting für alle Anwesenden auf einmal
Als Organisator eines Meetings muss das Meeting manchmal nach Ihrem Ermessen beendet werden, ohne dass die Teilnehmer bleiben dürfen. Das Beenden einer Besprechung für alle Teilnehmer ist oft bei großen Besprechungen, wie z. B. einer Vorlesung oder einem Webinarkurs, anwendbar, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht in der Besprechung verbleiben. Wenn eine Besprechung beendet ist, klicken Sie nicht auf „Verlassen“, sondern auf das daneben befindliche Dropdown-Menü und dann auf „Besprechung beenden“. Sie können auch darauf zugreifen, indem Sie in Ihre Besprechungssteuerung gehen, auf „Weitere Optionen“ (…) klicken und „Besprechung beenden“ auswählen. Dadurch wird das Meeting für alle Teilnehmer beendet und geschlossen.
Erstellen Sie einen privaten Kanal
Manchmal müssen Sie sensible Informationen innerhalb eines Teams nur für bestimmte Teammitglieder freigeben, z. B. Projektdetails oder strategische Planungen, die nicht den Schutz eines ganzen Teams erfordern. Anstatt ein neues Team zu erstellen, können Sie einen privaten Kanal innerhalb eines bestehenden Teams erstellen, der nur für bestimmte Mitglieder zugänglich ist. Dies ist eine großartige Möglichkeit, eine Sicherheitsebene zum Schutz sensibler Geschäftsinformationen bereitzustellen, ohne ein neues Team zu erstellen.
Um einen privaten Kanal zu erstellen, gehen Sie zum Team und wählen Sie weitere Optionen (…) und wählen Sie Kanal hinzufügen. Nachdem Sie einen Namen und eine Beschreibung eingegeben haben, wählen Sie unter Datenschutz den Dropdown-Pfeil, um festzulegen, dass der Kanal privat ist – nur für eine bestimmte Gruppe von Personen innerhalb des Teams zugänglich. Nach der Erstellung können Sie weitere private Kanalbesitzer und bis zu 250 Mitglieder hinzufügen. Zur Erinnerung: Es ist immer ratsam, mit Ihrer Organisation oder IT-Abteilung zu klären, wie sensible Geschäftsinformationen gespeichert werden sollen.
Tipps für sichere online Meetings in Microsoft Teams: Helfen Sie, sensible Daten in Teams zu schützen
Microsoft Teams unterstützt Datenschutzrichtlinien, um zu verhindern, dass sensible Informationen versehentlich oder unabsichtlich geteilt werden. Bei der Zusammenarbeit in einem Teams 1:1-Chat oder Kanal-Chat wird eine Nachricht möglicherweise als blockiert zurückgegeben, wenn diese Nachricht Informationen enthält, die der Richtlinie für sensible Informationen Ihres Unternehmens entsprechen.
Wenn Ihre Nachricht blockiert wird, sehen Sie in der blockierten Nachricht möglicherweise einen klickbaren Link mit der Aufschrift „Was kann ich tun?“ Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird ein hilfreicher, von Ihrer Organisation erstellter Richtlinien-Tipp angezeigt, der Ihnen erklärt, warum der Inhalt dieser Nachricht als geschäftskritisch angesehen wird. Richtlinien-Tipps sollen dem Absender helfen zu verstehen, warum bestimmte Inhalte als geschäftskritisch angesehen werden oder nicht weitergegeben werden sollten.
Wir hoffen unsere Tipps für sichere online Meetings in Microsoft Teams haben Ihnen weitergeholfen.
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