In der Arbeitswelt von heute ist es ganz normal, dass Mitarbeiter auch vermehrt von unterwegs arbeiten. Dabei sind dies nicht ausschließlich nur Außendienstmitarbeiter, Monteure oder freie Mitarbeiter. Die Möglichkeiten der digitalen Arbeitswelt stehen jedem offen, so dass auch jederzeit und von überall gearbeitet werden kann. Zumindest theoretisch. Denn in Deutschland sind noch 75% der Chefs gegen die Aufhebung der Präsenzpflicht im Unternehmen, so schreibt die BITKOM in einer Studie.

Die Niederlande sind uns da um einiges voraus: Dort haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass sie ihre Arbeit von zu Hause erledigen können – etwa wenn die Kinder überraschend krank sind, oder Angehörige gepflegt werden. Anders als hierzulande müssen Arbeitgeber eine Ablehnung begründen.

Damit man jedoch von zu Hause oder unterwegs sinnvoll arbeiten kann, bedarf es einiger Voraussetzungen. Wir treffen bei unseren Kunden sehr häufig auf veraltete IT-Strukturen. Oft hören wir, dass Mitarbeiter der Unternehmen Ihre Daten, bevor sie raus zum Kunden fahren oder im Homeoffice arbeiten, auf den Laptop kopieren oder auf einem USB-Stick mitnehmen. Es gibt zwar teilweise VPN-Zugänge ins Firmennetzwerk, diese funktionieren häufig jedoch nicht richtig oder der Mitarbeiter hat seine Zugangsdaten für diese nicht zur Hand. Leider wird es auch immer öfter zur Regel, dass die Mitarbeiter Unternehmensdaten auf privat genutzte Cloud-Dienste, wie Dropbox, Box oder Open-Cloud verschieben, damit sie von überall an die Unternehmensdaten herankommen.

Wollen Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten in privat genutzten Clouds ablegen?

Auf den ersten Blick ist dies eine geschickte Lösung. Zumindest aus Sicht des Mitarbeiters. Als Unternehmer sollten sich dabei jedoch die Haare sträuben. Es geht nicht um die Frage Cloud-Nutzung – ja oder nein? Es geht um die Entscheidung zwischen sicheren Lösungen und unsicheren Lösungen. Mehr dazu haben wir im Artikel Private Cloudnutzung in Unternehmen – Aufgepasst! erläutert.

Zugang zu Unternehmensdaten – aber sicher!

Dank schneller und bezahlbarer Internetverbindungen, Cloud-basierten Office- und Teamwork-Lösungen und anwenderfreundlichen Applikationen für Web- und Videokonferenzen sind Arbeitsplätze nicht an einen Ort gekoppelt: Wo immer ein Computer verfügbar ist, können Arbeitnehmer theoretisch ihre Büroaufgaben erledigen. Wichtig ist eine einfach zu bedienende, sichere und flexible IT-Landschaft. Als Unternehmer ist Ihnen sicher wichtig, dass Sie steuern können, wer, wann auf welche Daten Zugriff hat. Ein ordentliches Rechte- und Device-Management ist hierfür die richtige Lösung.

Office 365 bringt als zentrale Unternehmenslösung neben den gängigen Standardprodukten Word, Excel und Powerpoint zusätzlich in den unterschiedlichen Paketen bereits entsprechende Steuerungs-Dienste mit. So können Sie als Unternehmer sicher sein, dass Ihre Dokumente nicht in falsche Hände geraten.

Der Mitarbeiter nutzt Sharepoint-Online und OneDrive for Business, um auf Unternehmensdaten und persönliche Arbeitsdokumente zuzugreifen. Dies gelingt  überall dort, wo ein PC/Laptop und eine Internetverbindung zur Verfügung stehen. Der Nutzer benötigt nur seine Zugangsdaten – Benutzername und Passwort. Ein komplizierte VPN-Verbindung und eine Einwahl ins Unternehmensnetzwerk sind nicht mehr notwendig.

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