Durch Microsoft Teams ist die Zusammenarbeit einfacher als je zuvor. Teams ergänzt die breite Werkzeugpalette von Microsoft für Unternehmen und Organisationen um einen digitalen Arbeitsplatz, der jegliche Kommunikation im Team, vom Teilen von Dokumenten und Wissen über Termine und Absprachen, bündelt. Doch wie kann der Umgang mit Microsoft Teams vereinfacht werden? Welche Tipps & Tricks gibt es für Teams?
Ob das Teilen von Dokumenten oder der Austausch im Chat. Teams hat viele Funktionen, die bei richtiger Anwendung die Zusammenarbeit stärken und die Arbeitsprozesse vereinfachen.
Im Folgenden erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks für den Umgang mit Microsoft Teams.
1.Microsoft Teams auf allen Endgeräten
Wofür: Mit der mobilen Teams-App können Sie sich verbinden und mit anderen zusammenarbeiten – egal, wo Sie sich befinden. Sie können sich an Unterhaltungen beteiligen, unterwegs an Besprechungen teilnehmen und auf alle Ihre Teams, Kanäle, Dateien usw. zugreifen.
Wie das funktioniert: Die App ist für iOS und Android verfügbar. Neben der Teams Smartphone-App gibt es die Möglichkeit Teams über den PC Online oder als Desktopversion aufzurufen. Einfach downloaden und zusammenarbeiten.
2. Ein Team einrichten
Wofür: Ein Team hilft Kollegen, Partnern und Gästen dabei, effektiv zusammenzuarbeiten.
Wie das funktioniert: Um ein neues Team zu erstellen, oder einem Team beizutreten klicken Sie unten links auf „Einem Team beitreten oder ein Team erstellen.“ Um ein neues Team zu erstellen wählen Sie „Team völlig neu erstellen“. Jetzt können Sie entscheiden, ob ihr Team privat oder öffentlich sein soll. Geben Sie dem Team einen passenden Namen sowie eine Beschreibung. Klicken Sie auf Erstellen, um das Team einzurichten. Anschließend haben Sie
die Möglichkeiten Mitglieder zum Team hinzuzufügen.
3. Team Verwalten
Wofür: In der heutigen Arbeitswelt sind Teams dynamisch. Neue Teammitglieder kommen hinzu, während andere gehen. Ein Team muss regelmäßig bearbeitet und verwaltet werden.
Wie das funktioniert: Über die drei Punkte neben dem Teamnamen kann das Team verwaltet und Kanäle hinzugefügt werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit weitere Mitglieder hinzuzufügen und das Team über einen Link zu teilen. Wenn Sie der Teamadministrator sind, können Sie alle Kanäle und Apps im Team sehen und verwalten.
4. Apps hinzufügen
Wofür: Das Einbinden von Apps und Drittanbieter-Applikationen macht die Zusammenarbeit einfacher und eröffnet viele Möglichkeiten.
Wie das funktioniert: Haben Sie ein Team geöffnet, sehen Sie rechts die Reiter Unterhaltungen, Dateien und Wiki. Klicken sie auf das + um weitere Apps hinzuzufügen. Jetzt haben sie die Möglichkeit Applikationen wie OneNote, Planner oder Ähnliches hinzuzufügen.
5. Tipps Microsoft Teams – Kanal favorisieren
Wofür: Einige Teams oder Kanäle sind wichtiger als andere und sollen regelmäßig beobachtet werden
Wie das funktioniert: Einem Team oder einem Kanal kann über die drei Punkte gefolgt werden. Ab sofort erhalten Sie Updates von Projekten und Themen, die für Sie interessant sind. Folgen Sie einem Kanal, werden Sie über alle Aktualisierungen der Kanalgespräche in eurem Aktivitätsfeed informiert.
6. Aktivitätenstrom sortieren
Wofür: Durch die Filterung nach @erwähnungen können Sie die persönlichen To-Dos von allgemeinen Informationen trennen und sich auf die wichtigsten Gespräche konzentrieren.
Wie das funktioniert: Über die Glocke oben links haben Sie alle Aktivitäten im Blick. Um den Feed nach Ihren Wünschen zu sortieren, klicken Sie auf den Filter. Die Aktivitäten können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
7. Microsoft Teams Nachrichten editieren
Wofür: Unter Chat haben Sie die Möglichkeit mit Ihren Kollegen, Partnern und Gästen zu kommunizieren. Formatieren Sie Ihre Nachricht ganz nach ihren Wünschen, um dem Inhalt mehr Ausdruck zu verleihen.
Wie das funktioniert: Im Textfeld können Sie eine Nachricht verfassen. Über das A haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht zu formatieren. Sie können Wörter fetten, kursiv schreiben und einfärben.
8. Wichtigkeit der Nachricht markieren
Wofür: Damit der Empfänger direkt erkennt, dass der Inhalt wichtig ist und schnell bearbeitet werden sollte.
Wie funktioniert das: Über das Ausrufezeichen können Sie der Nachricht eine hohe Priorität hinzufügen. Somit sieht der Empfänger direkt, dass der Inhalt wichtig ist und schnell bearbeitet werden sollte.
9. Empfangene Nachrichten bearbeiten
Wofür: Empfangene Nachrichten können als ungelesen markiert werden. Wenn Sie eine Nachricht als ungelesen markieren, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückkommen und sie bearbeiten. Texte in andere Sprache können über den Einsatz von KI übersetzt werden. Das überwindet Sprachbarrieren und erlaubt Ihnen das Arbeiten mit Menschen aus der ganzen Welt.
Wie das funktioniert: Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Nachricht, die Sie bearbeiten wollen. Wählen sie anschließend aus den drei Vorschlägen aus.
10. GIF im Chat hinzufügen
Wofür: Um Gefühle, Stimmungen, Erfolge und Neckereien zum Ausdruck zu bringen. Können Sie GIF‘s verwenden.
Wie das funktioniert: Klicken Sie auf Gif und wählen Sie das für Sie passende Meme aus.
11. Sticker hinzufügen
Wofür: Neben Smileys und Giphies können Sticker hinzugefügt werden, um das Gespräch persönlicher und authentischer zu gestalten.
Wie das funktioniert: Klicken Sie auf das Sticker Symbol und Wählen Sie das passende Bild aus. Dem Sticker kann im Textfeld ein eigener Text hinzugefügt werden.
12. Nachrichten speichern
Wofür: Um Informationen zu sammeln.
Wie das funktioniert: Über das Lesezeichen neben einer empfangenen Nachricht können Sie eine Nachricht oder einen Anhang zum späteren lesen, speichern oder häufig verwendete Informationen sammeln/finden. Über den Daumen nach oben können Sie eine Nachricht mit gefällt mir markieren. Das zeigt an, dass Sie eine Nachricht gelesen haben, ohne direkt darauf antworten zu müssen.
13. Tipps Microsoft Teams Anrufe
Wofür: Die Anruffunktionalität im Chat ermöglicht die schnelle und direkte Kontaktaufnahme mit Ihren Kollegen.
Wie das funktioniert: Über den Telefonhörer im rechten Bildschirmrand können Telefonanrufe getätigt werden. Durch das Klicken auf das Videosymbol wird ein Videoanruf gestartet. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Bildschirm mit Teammitgliedern zu teilen. Klicken Sie einfach auf das Bildschirmsymbol und präsentieren und besprechen Sie Ihre Arbeit.
14. Durch Befehle schneller zusammenarbeiten
Wofür: Um die Navigationsgeschwindigkeit zu erhöhen.
Wie das funktioniert: Durch das Schreiben eines / in der Suchmaske, können Kurzbefehle gegeben werden. Sie können ganz einfach /nichtstören aktivieren, um keine Popups und andere Mitteilungen zu erhalten. Sie können direkt zu einem Team oder Kanal navigieren oder anrufe tätigen.
15. Erwähnungen
Wofür: Durch @erwähnungen können kurze Nachrichten an bestimmte Personen gesendet werden.
Wie das funktioniert: Geben Sie in einem Chat oder einer Kanalunterhaltung „@“ gefolgt von dem Namen und der E-Mail-Adresse Ihrer Teamkollegen ein und wählen Sie sie aus. Die Teamkollegen erhalten in Ihrem Aktivitätsfeed eine Benachrichtigung über die Unterhaltung.
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