Microsoft Teams ermöglicht die Zusammenarbeit auf neuem Niveau. Egal wann, wie und wo gearbeitet werden möchte. Es können Besprechungen, Schulungen und Workshops über Teams organisiert werden. Hierfür ist es manchmal von Nöten, in unterschiedlichen Kleingruppen zu arbeiten. Ich zeige Ihnen heute, wie Sie Breakout Sessions in Microsoft Teams planen und durchführen können.

Update Oktober, 2020. Microsoft Teams Breakout Rooms

Was sind Breakout Sessions in Microsoft Teams?

Wer kennt es nicht, man nimmt an einer Schulung teil und es steht eine Gruppenarbeit an. Es heißt, dass Gruppe A bitte in der einen und Gruppe B in der anderen Ecke des Raumes arbeiten soll. Doch wie funktioniert die Aufteilung jetzt online? Ganz einfach: Mit Breakout Sessions oder sogenannten Breakout Rooms. Eine Breakout Session beschreibt die virtuelle Einteilung einer großen Gruppe in Kleingruppen zur Bearbeitung eines bestimmten Themas. Das heißt, während einer Teams Besprechung kann durch eine Breakout Session die Gruppe aufgeteilt und nach Beendigung der Aufgabe wieder zusammengeführt werden. Danach können die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam besprochen werden.

Eine Breakout Session mit Teams Kanälen erstellen

Um eine Breakout Session in Teams zu erstellen, müssen wir mit den Teams Kanälen arbeiten. Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle Teilnehmer in das Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Sie können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin & her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden. Am besten erstellen Sie eine Gruppeneinteilung mit allen wichtigen Infos, die für alle im Team zugänglich sind. Über den Chat können Sie die ganze Zeit mit allen Teilnehmern in Kontakt bleiben.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

Eine Breakout Session über verschiedene Termine erstellen

Vorab sei gesagt: Ich würde Ihnen ganz klar die Breakout Session über die Teams Kanäle empfehlen. Die Handhabung ist einfacher und es kann in den Kanälen toll zusammengearbeitet werden. Um eine Breakout Session über verschiedene Termine zu planen, erstellen Sie vorab verschiedene Teams Besprechungen. Erstellen Sie so viele Besprechungen, wie Sie Gruppen einteilen möchten. Sie können einen Teams Termin erstellen, in dem Sie sich gemeinsam für die wichtigsten Absprachen treffen. Für die einzelnen Gruppenarbeiten erstellen Sie dann weitere Teams-Besprechungen.

Dann nutzen Sie am besten ein gemeinsames Notizbuch, um den Ablauf und alle wichtigen Informationen mit den Teilnehmern zu teilen. Dies können Sie zum Beispiel über OneNote erstellen. Nutzen Sie das OneNote, um alle Teilnehmer über die verschiedenen Meetingräume zu informieren. Es sollte einfach sein, alle URLs zu den jeweiligen Veranstaltungen rauszufinden. Sie können hier jetzt jeder einzelnen Breakout Session Informationen wie zum Beispiel: Aufgaben, zeitliche Abläufe etc. hinzufügen. Die Teilnehmer können jetzt entweder selbst entscheiden, in welche Session sie gehen möchten, oder Sie geben den Raum vor. Zum Beispiel Teilnehmer A geht bitte in Gruppe A. Den Link zum Raum findet jeder Teilnehmer in dem von Ihnen erstellten OneNote. Den Link zum

OneNote mit allen Informationen sollten Sie in der Einladungsmail direkt mit einfügen. Dann können sich alle Teilnehmer vorab informieren.

Die Moderation der Breakout Sessions in Microsoft Teams

Als Moderator sollten Sie den genauer Plan sowohl im Meeting selbst, als auch im Chat genaustens beschreiben, sodass die Teilnehmer überall die Möglichkeit haben, sich die nötigen Infos zu holen. Sie können sich als Organisator der Besprechung schon im Voraus in alle Besprechungen einwählen. Es kann an vier Besprechungen gleichzeitig teilgenommen werden. In drei von diesen Besprechungen/Breakout-Sessions werden Sie in der Warteschleife sein. Somit können Sie ganz einfach zwischen den vier Räumen wechseln. Hierzu beenden Sie nicht das Gespräch. Sie können über die Schaltfläche (oben links) zwischen den Terminen wechseln.

Am Ende können Sie die Besprechung über den Auflegebutton beenden. Somit werden alle Teilnehmer informiert, dass keine weiteren Sitzungen mehr stattfinden. Sie können sich jetzt alle wieder gemeinsam in der Hauptbesprechung treffen und die Ergebnisse besprechen.

Update von Microsoft im Herbst erwartet

Microsoft verkündete, dass es bereit im Herbst möglich sein soll, virtuelle Gruppenräume einzurichten. Es soll Teilnehmern einfacher gemacht werden, in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten und dann leichter in die größere Gruppe zurückgerufen zu werden.

Was soll das Update ermöglichen?

• Der Moderator wird die Möglichkeit haben, die Teilnehmer in verschiedene Räume zuzuordnen oder eine zufällige Aufteilung zu organisieren.
• Es wird die Möglichkeit geben, die Räume wechseln zu können.
• Es soll für jede Breakout-Gruppe einen Meeting-Leader geben, der die Gruppenarbeit aufzeichnen kann.

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