Durch Microsoft Teams können Online-Videokonferenzen auf einem neuen Niveau durchgeführt werden. Es können Videobesprechungen, Team-Meetings oder große Live-Events geplant und veranstaltet werden. Um ein großes Publikum anzusprechen, nutzen Sie am besten die Funktion Microsoft Teams Live-Events.

Die Vorteile von Microsoft Teams Live Events

• Ein normales Teams Meeting ist auf maximal 250 Teilnehmerinnen und Teilnehmer begrenzt. Ein Live-Event in Microsoft Teams kann mit max. 10.000 Teilnehmern durchgeführt werden.
• Die maximale Dauer eines Live-Events beträgt vier Stunden. Pro Tenant können 15 Live-Events gleichzeitig übertragen werden.
• Ein Microsoft Teams Live-Event kann nur aus Teams oder aus dem Video-Sharing-Dienst Stream geplant werden. Eine Planung aus dem Outlook-Kalender heraus ist nicht möglich.
• Ein großer und wichtiger Unterschied zwischen Microsoft Teams Besprechungen und Live-Events ist, dass in einem Live-Event die Gäste nicht die Möglichkeit haben, ihr Video oder Audio zu übertragen. Bei Besprechungen lebt ein Termin davon, dass sich viele Teilnehmer miteinander unterhalten und online zusammenarbeiten. Microsoft Teams Live-Events dienen der Präsentation von Inhalten, nicht dem Austausch.
• Bei Microsoft Teams Live-Events gibt es die Möglichkeit, mehrere Referenten in einen Livestream einzubinden. Egal wo sie sich befinden. Es können maximal zehn Referenten oder Produzenten Inhalte freigeben. Am besten ist es bereits vorab Zuständigkeiten und Rollen für das Live-Event zu klären. Definieren Sie einen Moderator, der die Begrüßung, die Vorstellung der Sprecher sowie den Ablauf moderiert.  Die Referenten sollten sich auf die Präsentation ihrer Inhalte konzentrieren können. Am besten nimmt noch eine weitere Person aus Ihrem Team teil, um den Chat zu beobachten und Fragen frühzeitig zu beantworten. 

Die Voraussetzungen

Um ein Microsoft Teams Live-Event zu starten, benötigen Sie mindestens eine E1, E3, E5 oder A3, A5 Lizenz. Bei klassischen Videokonferenzen ist eine normale Teams Lizenz ausreichend. Für Live-Events ist eine erweiterte Lizenz nötig.

Um ein Live-Event zu erstellen, brauchen Sie zusätzlich die Rechte von Ihrem Administrator zur Erstellung von Liveereignissen. Außerdem ist die volle Teammitgliedschaft in der Organisation erforderlich.

Erstellen Sie ein Live-Event und laden Sie Referenten und Gäste zu Ihrer Veranstaltung ein. Bitte beachten Sie, dass der direkte Zugang über die Teams Besprechung lediglich für Produzenten und Referenten vorgesehen ist. Ihr Publikum tritt dem Liveereignis über den separaten Teilnehmerlink bei.

So erstellen Sie ein Microsoft Teams Live-Event

Das Microsoft Teams Live-Event können Sie ganz einfach aus Ihrem Teams Kalender heraus erstellen. Wählen Sie hierfür „Neue Besprechung“ und wählen Sie das „Liveereignis“ aus. 

Nun haben Sie die Möglichkeit, dem Event einen Titel zu geben und das Datum sowie die Uhrzeit festzulegen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die beteiligten Kollegen und Referenten einzuladen.

• Organisator– Erstellt das Event und konfiguriert die Optionen
• Produzent – Startet und stoppt das Live Event, kann die Inhalte steuern
• Referent – Kann Inhalte teilen und sprechen
• Zuschauer – Kann zusehen und zuhören, kann über Q&A im Chat Fragen stellen 

Klicken Sie anschließend auf „Weiter“. Nun können Sie die Zielgruppe des Events bestimmen. Entscheiden Sie sich zwischen „Personen und Gruppen“, „Organisationsweit“ und „Öffentlich“.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen zu Ihrer Übertragung zu setzen. Sie können entscheiden, ob die Untertitel aktiviert sein sollen, Fragen und Antworten zulassen und festlegen, wem die Aufzeichnung des Events im Anschluss zur Verfügung gestellt werden soll. Sobald das Event gestartet wurde, können Sie die Einstellungen zur FAQ nicht mehr anpassen.

Klicken Sie abschließend auf „Planen“. Nun ist das Event eingeplant und ein „Teilnehmerlink“ wurde erstellt. 

Liveergebnis vorbereiten 

Wählen Sie im Kalender das Live-Event aus und klicken Sie auf „teilnehmen“. Nun öffnet sich die Live-Ansicht für Produzenten. Als Produzent hat man die Möglichkeit, entweder Bildschirminhalte oder Video-Inhalte von sich selbst bzw. einem Referenten des Events zu teilen. Da Produzenten für das Übertragen der Inhalte verantwortlich sind, verfügen sie über eine andere Ansicht als Referenten oder Teilnehmer. 

Als Referent können Sie nun alle anderen Referenten sehen, Ihren Bildschirm teilen und eingehende Fragen der Teilnehmer lesen und veröffentlichen. Außerdem können Sie Ankündigungen machen und die Steuerung anfordern.

Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Warteschlange für Inhalte, die Sie teilen möchten. Auf der rechten Seite sehen Sie das Liveereignis und Ihre derzeitige Präsentation.

Unten rechts im Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit, ein Video, ein Fenster oder eine Präsentation auszuwählen, die Sie teilen möchten. Diese Inhalte können Sie dann ganz einfach in die Warteschlange ziehen. 

Der Button „Live schalten“ verfärbt sich gelb und Sie können das Event jetzt starten. Bevor die Live-Übertragung beginnt, fragt Teams Sie ein letztes Mal, ob Sie das Liveergebnis jetzt wirklich starten möchten. Klicken Sie auf „weiter“ und beginnen Sie das Event. Sind Sie fertig, denken Sie daran, das Liveereignis nach erfolgter Übertragung zu beenden.

Beachten Sie, dass ein Liveereignis danach nicht wieder gestartet werden kann! Sie sollten also für Testzwecke ein anderen/neuen Termin erstellen. 

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