Die Signatur unter einer E-Mail liefert dem Empfänger alle wichtigen Kontaktdaten des Absenders wie zum Beispiel die Telefonnummern, die Anschrift und die komplette Firmierung plus der Position. Signaturen können dabei neben reinem Text auch Logos und Links auf beispielsweise Social Media Kanäle des Unternehmens oder der Firmenwebsite enthalten. Damit haben sie auch für das Marketing und die Unternehmenskommunikation eine große Bedeutung. Im geschäftlichen Umfeld werden Signaturen selbstverständlich erwartet und vorgeschrieben. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie ganz einfach eine Outlook Signatur erstellen.

Tipps für die Erstellung einer Outlook Signatur

• Einigen Sie sich auf eine einheitliche Signatur oder lassen Sie eine Signatur von Ihrer Marketingabteilung erstellen.
• Eine ungeordnete Anwendung im Unternehmen, bei der jeder Mitarbeiter selbst seine Signatur erstellt, bewirkt eine uneinheitliche Wahrnehmung des Unternehmens bei den Empfängern. Unterschiedliche Logos und Logogrößen oder Schreibfehler in der Adresse sollten auf jeden Fall vermieden werden. Unternehmensweit einheitliche Vorlagen wirken einfach professionell!
• Farben wirken freundlich und heben die Signatur optisch hervor.
• Nutzen Sie größere Bilder nur für besondere Angebote oder Ankündigungen. Somit fallen diese besser auf.
• Denken Sie auch an die mobile Optimierung der Signatur.

So erstellen Sie eine Outlook Signatur

Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie eine Outlook Signatur erstellen – folgen Sie einfach unserer kurzen Anleitung!

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.

1. Gehen Sie zu  „Einfügen“, klicken Sie dann auf „Signatur“ und anschließend auf „Signaturen…“.

2. Bei dem neuen Fenster klicken Sie auf „Neu“ und vergeben den Namen der Signatur (bestätigen mit „OK“).

3. Die eigentliche Signatur können Sie ganz einfach im Feld „Signatur bearbeiten“ erfassen.

• 4. Im  Bereich „Standardsignaturen“ legen Sie fest, ob und wie Ihre Signatur automatisch einer E-Mail hinzugefügt werden soll:

Dabei gibt es folgende Einstellungen:

a) Für welches E-Mailkonto die Signatur gelten soll (vorausgesetzt, Sie verwenden mehrere E-Mailkonten in Outlook).

b) Welche Signatur bei neuen Nachrichten angefügt werden soll

c) Welche Signatur bei weitegeleiteten oder bei Antworten auf Nachrichten angefügt werden soll

Bild in Outlook Signatur einfügen

Als nächsten zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Logo oder ein Bild in die Signatur einfügen können.

Zunächst gehen Sie wie oben beschrieben Punkt 1 – 3 durch oder wählen Sie eine vorhandene Signatur aus, zu der Sie ein Bild oder Logo hinzufügen möchten.

1. Wählen Sie anschließend eine Bilddatei aus, indem Sie auf das Bild-Symbol klicken

Und wählen Sie die zu verwendende Bilddatei aus:

2. Die Bildgröße können Sie einfach anpassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und dann „Bild…“ à „Größe“ auswählen und unter „Skalieren“ die Größe anpassen (mit „OK“ bestätigen“.

3. Zum Abschluss alle Änderungen mit „OK“ speichern.

Links in die Signatur einfügen

Zum Abschluss beschrieben wir, wie Sie Links in die Signatur einfügen können.

1. Markieren Sie dazu einfach den Text, hinter dem ein Link eingefügt werden soll und wählen Sie das Link-Symbol in der Bearbeitungsleiste aus:

2. Wenn Sie ein Bild, also beispielsweise Ihr Firmenlogo mit einem Link zur Homepage ausstatten wollen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Logo und wählen „Link“ aus:

3. Jetzt geben Sie die Adresse des Links ein (bestätigen wieder mit „OK“)

4. Der Link zu einem Text wird anschließend blau unterlegt angezeigt.

Vorlagen für Signaturen

Tipp: Nutzen Sie die Vorlagen für Mailsignaturen, die Microsoft bereitstellt. Diese können hier im Word-Format runtergeladen werden: Microsoft Vorlagen

Genauso können auch Signaturen in Word vorgeschrieben werden und dann einfach per copy & paste in die Signatur (Schritt 4) eingefügt werden.

Der Vorteil bei der Bearbeitung mit Word ist, dass alle Word-üblichen Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten verwendet werden können.

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